Тема 12. Документи, їх функції та різновиди

Усі документи по відображеним в них видам діяльності розподіляються на дві великі групи. Перша – це документи по загальним і адміністративним питанням, питанням загального керівництва підприємством (організацією) та його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати робітники усіх підрозділів підприємства. Друга група – документи по функціям управління. Такі документи складають робітники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збиту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікують по найменуванням: службові листи, накази, протоколи, акти, докладні записки, договори тощо.

Оформлення усіх цих документів уніфіковано, але по змісту вони можуть бути зовсім різними:

• по змісту складання: внутрішні (документи, складені робітниками даного підприємства) і зовнішні (документи, які отримані від інших підприємств, організацій та від приватних осіб);

• по змісту: прості (присвячені одному питанню) і складні (які охоплюють кілька питань);

• по формі: індивідуальні, коли зміст кожного документу має свої особливості (наприклад, докладні записки), трафаретні, коли частина документа надрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, які створені для групи однорідних підприємств. Як правило, усі типові і трафаретні документи друкуються типографським способом або на розмножувальних апаратах;

• по строку виконання: термінові, які вимагають виконання в визначний термін, і не термінові, для котрих строк виконання не встановлено;

• по походженню: службові, які зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, які стосуються конкретної особи та з’являються особистими;

• по виду оформлення: оригінали, копії, виписки, дублікати;

• по засобам фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи тощо.

Оригінал – це підписаний та правильно оформлений екземпляр документу, складений у перший раз. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригінала (з відміткою „копія”), засвідчене в установчому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, які потребують особового посвідчення, в обов’язковому порядку ставиться підпис керівника і печатка.

Іноді для роботи потрібна не копія з оригінала документа, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов’язково треба вказати з якого документу вона зроблена. Вірність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право у випадку втрати власником оригінала документа видати йому відповідний дублікат (з відміткою „дублікат”), який має однакову юридичну силу з оригіналом.

Тема 13. Вимоги до складання та оформлення документів, реквізити та бланки

Документи складаються з окремих елементів, котрі прийнято називати реквізитами. Сукупність реквізитів документа відображає його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він потрібен бути складений у відповідній формі, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх слушна (юридична) сила, так як вони служать свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.

Документ має юридичну силу при наявності реквізитів, обов’язкових для даного виду документів. Наприклад, обов’язкові реквізити для листа – найменування організації, поштова адреса, заголовок к тексту, дата, індекс, текст, підписи, прізвище виконавця і номер його телефону.

У процесі підготовки і оформлення документа, состав реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, коли того потребує призначення документа, його обробка тощо.

Документи оформлюються на бланках двох видів: бланку службового листа і загальному бланку для усіх інших документів. Ці бланки мають установлений комплекс постійних реквізитів з поздовжнім або кутовим розташуванням. Виготовляються вони на папері форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.

Бланки документів повинні мати поля:

• ліве – 20 мм,

• верхнє – не менше 10 мм,

• праве і нижнє – не менше 8 мм.

Бланки організацій виготовляються двох видів:

• бланк для листів;

• загальний бланк – для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього, можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:

• постанови та розпорядження;

• наказу та розпорядження керівника організації;

• протоколу засідання та витягу з нього;

• порядку денного засідання колегіального органу;

• доручення керівника та його заступника;

• листи структурного підрозділу.

Документи, складені від імені двох або більше організацій, оформляються без бланка.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.