Практична робота № 5

Завдання             Використовуючи формули, розрахувати: 1) середню тривалість будь-якої операції; 2) коефіцієнт використання робочого дня; 3) коефіцієнт витрат робочого часу з вини працівника; 4) коефіцієнт витрат робочого часу, який не залежить від працівника; 5) коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення витрат часу.          Вихідні дані задати самостійно і проаналізувати отримані результати. Формули для розрахунку: 1) СП = тривалість всіх операцій / кількість операцій 2) Кірдей = (ПЗ + ОВ + ОМ + АЛЕ) (у хв.) / Тривалість робочого дня (в хв.) 3) КЗВІН = (ПР-НО) (у хв.) / Тривалість робочого дня (в хв.) 4) КЗНВ = ПН (в хв.) / Тривалість робочого дня (в хв.) 5) КП = (ПР-НО + ПН) / ОВ Умовні позначення:

Позначення	Розшифровка
СП	середня тривалість будь-якої операції
КИРД	коефіцієнт використання робочого дня
ПЗ	подгот.-заключний час
ОВ	оперативний час
ОМ	час обслуговування робочого місця
НО	нормативний час на відпочинок
КЗВИН	коефіцієнт витрат робочого часу з вини працівника
ПР	перерву, яка встановлює собі працівник
КЗНВ	коефіцієнт витрат робочого часу, який не залежить від працівника
ПН	витрати робочого часу, які не залежать від працівника
КП	коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення витрат часу.

Організація праці менеджера

Індивідуальна робота

Тема: Методика і техніка проведення інвентаризації часу

Перший крок – попереднє складання інвентарного опису всіх видів діяльності, які Ви виконуєте як керівник (або Ваш керівник, якщо Ви не працюєте на посаді керівник). До видів діяльності відноситься все те, чим займається керівник на протязі робочого дня: бесіди, обговорення різних проблем, задач, питань: обмірковування і прийняття рішень; телефонні розмови; проведення або участь у нарадах; обхід ділянок роботи підлеглих; перевірка виконання завдань, доручень; обговорення результатів тощо; фіксуються також різні перешкоди, які відволікають від с прав.

Після складання попереднього опису видів діяльності з метою усвідомлення їх проводиться інвентаризація часу (фотографія робочого часу). Термін „інвентаризація часу” точніше відображає суть проблеми, ніж фотографія робочого часу. Тому будемо використовувати цю термінологію.

Інвентаризація проводиться з допомогою формулярів 1 і 2.

Формуляр 1

Види діяльності та аналіз результатів інвентаризації

№ п\п	Вид діяльності	Поточний час, момент часу	Тривалість	А	Б	В	Г
1	2	3	4	5	6	7	8
1.
2.
…	…	…	…	…	…	…	…

В графі 2 (формуляра 1) Ви записуєте послідовно всі види діяльності, занять керівника на протязі дня.

Якщо Ви проводите інвентаризацію свого робочого часу, то будь ласка, будьте самокритичним і чесним, навіть якщо у Вас виникає враження, що результати приведуть до розчарування. Іноді „самокорегування” інвентаризації робочого часу може привести до помилкової думки.

В графі 3 фіксується поточний час, тобто момент закінчення попереднього виду діяльності і початку наступного.

Реєстрацію моменту часу в графі 3 проводити негайно після закінчення виду діяльності. Уникайте більш пізніх записів напам’ять (інакше буде загублена найбільша користь від Вашої інвентаризації).

Після проведення інвентаризації робочого часу за декілька робочих днів (3 – 5 днів) Ви приступаєте до аналізу результатів інвентаризації.

Для цього спочатку в графі 4 визначаєте тривалість кожного виду діяльності шляхом віднімання із поточного часу (моменту) закінчення виду діяльності поточного часу (моменту) початку його.

Потім заповнюєте графи А, Б, В і Г :

1. Дайте оцінку кожному виду діяльності (виконаній роботі) за таким критерієм: „Так” або „Ні”.

А – чи була робота необхідною (або чи була ця робота обов’язковою) ?

Б – чи були виправдані фактичні витрати часу, чи були вони в розумних межах?

В – чи було виконання роботи доцільним, раціональним способом, методом або прийомом?

Г – чи було свідомо, заздалегідь визначено, в який час проводити цю роботу?

Після того, як проведена оцінка кожного виду діяльності за критеріями „Так” чи „Ні”, приступаєте до сумування тривалості тих робіт, по яких Ви дали відповідь „Ні”. Така оцінка дається кожному виду діяльності (роботи) у всіх чотирьох графах - А, Б, В і Г.

2. Потрібно визначити тривалість по графі 4 за кожний робочий день, а потім по всіх робочих днях ∑ТРД. Очевидно, що якщо робочий день 8 годин, тобто 480 хвилин, і Ви проводите інвентаризацію за три робочих дні, то ∑ТРД = 480 * 3 = 1440 хвилин.

3. Потрібно визначити тривалість робіт, за яких Ви дали відповідь „Ні” по кожній графі А, Б, В і Г роздільно, тобто

∑ А_Н, ∑ Б_Н, ∑ В_Н і ∑ Г_Н ,

де індекс „н” означає відповідь „Ні”.

Всі розрахунки виконати для всіх робочих днів.

4. Провести розрахунки за такими співвідношеннями:

І_Ан = ∑А_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Бн = ∑ Б_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Вн = ∑ В_Н / ∑ТРД * 100%;

І_Гн = ∑ Г_Н / ∑ТРД * 100%.

Якщо І_Ан ≥ 10%, тобто якщо виявиться, більше ніж на 10% Ваша діяльність була необов’язковою, то це означає, що у Вас (керівника) є проблеми з передорученням діл (делегуванням) і с встановленням пріоритетів. Інакше кажучи, керівник виконує роботи, які могли бути передоручені (делеговані) підлеглим.

Якщо І_Бн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків витрата часу була надто велика (більше розумних меж), то Ви (керівник) повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація робіт, самодисципліна тощо).

Якщо І_Вн ≥ 10%, тобто якщо у більш ніж 10% випадків само виконання було недоцільним, то це означає, що Вам (керівнику) слід приділити увагу плануванню і організації своїх робіт, само раціоналізації.

Якщо І_Гн ≥ 10%, тобто якщо у більше ніж 10% випадків момент виконання роботи був визначений спонтанно (тобто заздалегідь не був встановленим, а був випадковим), то у Вас (керівника) є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи тощо).

Наступним етапом аналізу є визначення факторів, які відволікають Вас (керівника) і причини „перешкод”. Цей аналіз проводиться з допомогою формуляра 2.

Формуляр 2

Листок „щоденних перешкод”

№ п/п	Перешкоди, інтервал часу, тобто момент часу початку і момент часу закінченні роботи	Тривалість (хвилин)	Телефонна розмова чи відвідувач	Хто?	Помітки, причини перешкод
1	2	3	4	5	6
1.
2.
3.
…	…	…	…	…	…

В цей формуляр заносяться всі перешкоди або перерви в роботі, які гальмують або порушують трудовий процес, який був запланований і здійснювався планомірно: телефонні розмови, незаявлені відвідувачі, час, витрачений на очікування тощо

Слід фіксувати все те, що відволікає від справ:

Н – начальник;

К_О – колега;

П – підлеглий;

С – секретар;

К_Л – клієнт, або працівник із підрозділу, який одержує Ваш напівфабрикат;

П_ОС – постачальник, або працівник із підрозділу, який поставляє Вам напівфабрикат;

С_ім – сім’я;

І_Н – інше.

При заповненні формуляра пам’ятайте про те, що записувати потрібно не тільки зовнішні перешкоди, але і ті випадки, коли Ви самі (керівник сам) порушуєте хід свого трудового процесу.

При обробці формуляра щодо аналізу перешкод доцільно використовувати такі питання:

• які „перешкоди” при Вашій оцінці були найбільш дорогими (тобто відняли найбільше часу)?;

• які телефонні дзвінки виявилися непотрібними?;

• які відвідування були непотрібними?;

• які телефонні розмови могли би бути більш короткими або ефективними?;

• хто найбільш часто і без користі відволікав Вас від справ?;

• які термінові заходи Ви можете здійснити, щоб спонукати відповідного працівника (співробітника) заходити до Вас не п’ять, а один раз на день з „блоком” питань?

Після аналізу видів діяльності і витрат часу та продуктивного його використання потрібно приступити до заключного етапу контрольної роботи: до складання плану одного робочого дня.

Складання плану робочого дня

Складання плану робочого дня передбачає включення п’яти стадій:

1. Складання списку завдань, робіт на наступний робочий день.

2. Оцінка ( встановлення) тривалості кожної роботи.

3. Резервування часу (у співвідношенні 60 : 40).

4. Визначення пріоритетів.

5. Контроль (облік незробленого).

Перша стадія: складання завдань (список справ, робіт на завтрашній день). Запишіть поки в будь-якому порядку все те, що Ви бажаєте або повинні зробити на наступний день. В план дня включаються:

• завдання із списку справ тижневого або місячного плану ( якщо такий план є);

• невиконане напередодні;

• справи, які додаються;

• справи, які виникають періодично,

Наприклад, такими завданнями можуть бути:

• проведення наради;

• письмова робота, ділові листи, диктування;

• вивчення змісту, сутності зроблених підлеглими пропозицій;

• вивчення причин зриву запланованого обсягу випуску виробів;

• делегування (передоручення) справ;

• телефонні (ділові) розмови;

• інше.

Друга стадія: оцінка тривалості виконання робіт, завдань. Проставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, просумуйте і визначте орієнтовно загальний час.(Припустимо, сумарний час складає 10 годин). За наявністю досвіду, Вам неважко буде встановлювати приблизний час, необхідний для виконання окремих завдань.

Третя стадія: резервування часу. При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% Вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите із 8-годинного робочого дня. То це складе 0,6 * 8 = 4,8 години, тобто приблизно 5 годин часу на конкретно вказані справи. Останні 3 години – резервний час.

Четверта стадія: прийняття рішень за пріоритетами, скороченнями та передорученнями. Мета цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань до 5 годин. Для цього потрібно:

• встановити однозначні пріоритети для своїх справ за трьома категоріями: А,Б,В:

• категорія А – важливіші задачі. На них припадає приблизно 15% кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Разом з тим власна значущість цих справ, завдань (тобто вкладання у досягнення мети) складає 65%;

• категорія Б – важливі задачі. На них припадає в середньому 20% значущості завдань і справ керівника;

• категорія В - менш важливі і несуттєві задачі. Вони складають в середньому 65% загальної кількості задач. Власна значущість цих задач – 15% в загальній значущості всіх справ (яка приймається за 100%).

Тепер можна скласти денний план (на наступний день), використовуючи наступний формуляр 3.

Формуляр 3

Денний план

№ п/п	Завдання	Пріоритети	Тривалість (годин)	Передоручення
1	2	3	4	5
1.
2.
…	…	…	…	…

Першими заносяться у денний план завдання категорії А (по зменшенню тривалості). Потім завдання категорії Б і, нарешті, завдання категорії В.

Потім такий порядок:

Перш за все - сумування тривалості всіх робіт. Припустимо, загальна тривалість складає 19 годин. А Ви виділили на основі принципу резервування часу 5 годин. Тобто, необхідно Вам прийняти рішення щодо передоручення одних справ, перенесення на наступний (інший) день других (інших) справ, можливо виключенню третіх. Справи, які передоручені із визначенням осіб, записуються в графі 5. Завдання, які передоручаються, не обов’язково виключаються із графи 2. Вони можуть бути залишені, якщо Ви передоручаєте частину завдань, а за собою залишаєте частину завдань і часу. Наприклад, було передбачено як одне із завдань складання ділового листа, на яке попередньо відводили 1,5 години. Ви передоручаєте це завдання одному із підлеглих і залишаєте тільки 0,5 години на читання підготовленого проекту листа і корегування.

Після всіх передоручень, корегувань переписується денний план в новий формуляр (начисто), і план готовий.

В кінці дня залишається лише провести контроль: що не встигли виконати і що із всього цього переноситься на наступний день.

Література

1. Воронкова В.Г. та інші. Філософія управління персоналом: Монографія. Запоріжжя: Вид.ЗДІА, 2005.-472с.

2. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. - М.: ИНФРА-М, 1999.

3. Балабанова Л.В. Організація праці менеджера : [Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл.] / Л.В.Балабанова, О.В.Сардак.— К.: Вид. дім «Професіонал», 2004. — 303 с

4. Виноградський М.Д. Організація праці менеджера : [Навч. посіб. для студ. екон. вузів] / Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М.; Київ. екон. ін-т менедж. — К.: Кондор, 2002. — 516 с.

5. Данюк В.М. Організація праці менеджера : Навч. посіб. / Київ. нац. екон. ун-т ім. В.Гетьмана; [Редкол.: В.Я.Кардаш (голова) та ін.] — К., 2006. — 272 с

6. Мурашко М. Менеджмент персоналу: Навчально-практичний посібник/ Микола Мурашко,. - 2-ге вид., стереотип.. - К.: Знання, 2006. - 311 с.

7. Савельєва В. Управління персоналом: Навчальний посібник/ Валерія Савельєва, Олексій Єськов.- К.: Професіонал, 2005. - 335 с.

8. Скібіцька Л. І. Менеджмент: Навчальний посібник для вищих навч. закладів/ Л. І. Скібіцька, О. М. Скібіцький; Мін-во освіти і науки України. - К.: Центр навчальної літератури, 2007. - 415 с.

9. Ушенко Н.В. Організація праці менеджера : Практикум: [Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл.] — Донецьк: Юго-Восток, 2004. — 170 с.

10. Методичні вказівки з дисципліни «Організація праці менеджера» для студентів напряму 0502 «Менеджмент організацій» за спеціальністю: 6.050201 «Менеджмент організацій» денної та заочної форм навчання./ Укл.: Калініченко Л.Ю., ст. викладач кафедри Економічна кібернетика - Запоріжжя: ЗДІА, 2007. 47 с.