Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, разрабатываемых предприятием по вопросам документационного обеспечения управления (делопроизводства)*(200)

1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются: стратегия. политика и ответственность в области управления документами;

требования к управлению документами;

состав нормативной базы в области управления документами;

порядок проектирования и внедрения документных систем;

процессы и процедуры управления документами;

правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

порядок приема документов и дел в архив компании;

правила комплектования, фондирования документов и дел;

порядок организации научно-справочного аппарата фонда;

порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

порядок обеспечения сохранности документов и дел;

порядок уничтожения документов и дел;

порядок передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах, в котором описываются:

порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

списки печатей и штампов, используемых предприятием.

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера, включающая:

перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

перечень документальных носителей коммерческой тайны;

описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну (иные сведения конфиденциального характера);

описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

6. Должностные инструкции сотрудников службы (отдела) ДОУ (делопроизводства).

Рогожин М.Ю.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). - М.: Стандартинформ, 2007.

*(2) Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" понимается также организация или учреждение.

*(3) Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).

*(4) В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.

*(5) В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.

*(6) В рамках системы корпоративного делопроизводства.

*(7) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.

При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.

*(8) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

*(9) Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.

*(10) Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.

*(11) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

*(12) В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

*(13) От 22 октября 2004 г. N 98-ФЗ.

*(14) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. N 1182.

*(15) В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.

*(16) В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т.п.

*(17) См. в этой связи, например Федеральный закон "О коммерческой тайне" и Федеральный закон "О персональных данных".

*(18) Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

*(19) Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т.п., см. далее.

*(20) В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.

*(21) При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).

*(22) М.: Главархив, 1991. Положения ГСДОУ сохраняют свою силу в части, не противоречащей законодательным, иным нормативным правовым актам РФ.

*(23) На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников - например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить: а) по совместительству - на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками; б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора; в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).

*(24) См. в этой связи Методические рекомендации "Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации". - М.: ВНИИДАД, 2007.

*(25) При наличии последних в составе службы ДОУ - например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.

*(26) Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).

*(27) Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. N 72.

*(28) М.: ВНИИДАД, 2004.

*(29) См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37.

*(30) Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.

*(31) Утверждена вышеуказанным постановлением.

*(32) Если предусмотрено согласование проекта.

*(33) При наличии приложений.

*(34) См. в этой связи, например, положение об архивном отделе органа местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 76.

*(35) В ряде источников - технологии (работ).

*(36) См.: Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.). См. также: Методические рекомендации ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. Необходимо иметь в виду, что данные рекомендации определяют требования к разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

*(37) Если предусмотрено согласование проекта.

*(38) При наличии приложений.

*(39) Утверждено постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754. Необходимо иметь в виду, что данное положение регламентирует электронный документооборот, организуемый федеральными органами власти в рамках соответствующих информационных систем.

*(40) При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.

*(41) Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.

*(42) В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения о внеплановых мероприятиях (видах работ и т.п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.

*(43) К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.

*(44) Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.

*(45) См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 "Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике" от 28 мая 2003 г.

*(46) В соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений.

*(47) В соответствии с действующими гигиеническими нормативами.

*(48) При одновременном выделении в воздух офисного помещения вредных веществ, тепла и влаги количество приточного воздуха рассчитывается с учетом влияния всех неблагоприятных факторов.

*(49) Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов производимых на них работ.

*(50) См.: Приложение 4 к СанПиН 2.2.2.1332-03.

*(51) Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с ЭПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети.

*(52) При периметральном расположении ПК линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к сидящему за столом работнику.

*(53) При устройстве отраженного освещения допускается применение металлогалогенных ламп.

*(54) Для уменьшения влияния электростатического поля, образующегося при работе копировально-множительного оборудования, относительная влажность воздуха в помещении поддерживается на уровне верхней границы величин оптимального диапазона (55-60%).

*(55) Расположение рабочего места в пределах помещения должно, кроме того, обеспечивать надлежащее выполнение операций по его обслуживанию, ремонту и уборке.

*(56) На рабочем месте, где работа производится сидя, должны быть установлены удобные стулья.

*(57) При выполнении работ стоя.

*(58) Работы с мелкими деталями (изделиями), а также упаковочные работы следует производить на отведенных для этой цели и соответствующим образом оборудованных рабочих столах (магнитные "ловушки" для упавших деталей, резаки для бумаги (пленки), шпагата, липкой ленты и т.п.).

*(59) Поверхность сиденья должна иметь закругленный передний край.

*(60) Исключение составляют копировально-множительная техника настольного типа, которая может располагаться на специально отведенных для них столах (тумбах) вблизи рабочего места, оборудованного ПК.

*(61) Из расчета обеспечения работы одной смены.

*(62) Малые предприятия, индивидуальные предприниматели, как правило, разрабатывают сводную номенклатуру дел, минуя первый этап.

*(63) И документов - в составе соответствующих дел.

*(64) Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т.п.

*(65) Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.

*(66) В части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.

*(67) За исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые.

*(68) Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.

*(69) Например: "Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии".

*(70) Например: "Переписка с органами местного самоуправления".

*(71) Например: "Переписка по вопросам повышения квалификации работников - руководителей подразделений и их заместителей".

*(72) Например: "Переписка с ОАО "Фасет" по вопросам НИОКР".

*(73) Например: "Материалы заседаний аттестационной комиссии".

*(74) Например: "Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Ленинского района Московской области".

*(75) Например: "Ежегодные планы командировок и деловых поездок работников ОАО "Аверс".

*(76) Например: "Распоряжения по вопросам документационного обеспечения управления предприятием".

*(77) Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: "Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год", а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, к примеру, так: "Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за 1-е полугодие 2010 года".

*(78) Электронные базы данных (ЭБД), применяемые подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов (ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями (см. далее).

*(79) Как правило, присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке (начиная с дел, открывающих номенклатуру дел подразделения).

*(80) Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера - в количестве до 20 процентов от количества фактически заводимых дел.

*(81) Графа 3 номенклатуры дел ("Количество дел (единиц хранения)") при разработке ее проекта также оставляется незаполненной, см. далее.

*(82) За исключением случаев, когда архив является подразделением в составе службы ДОУ. По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.

*(83) Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая службу ДОУ. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в составе дел), о включении новых дел и т.п.

*(84) Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.

*(85) По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.

*(86) Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.

*(87) С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.

*(88) С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.

*(89) В котором организуется временное хранение дел (см. далее).

*(90) Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в состав Табеля форм и Альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.

*(91) Посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, а также распорядительных и нормативно-методических актов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.

*(92) В том числе о подразделении (должностном лице) - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).

*(93) Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

*(94) Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

*(95) Электронные документы (ЭД), образующиеся в деятельности предприятия, участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.

*(96) Все операции по обработке входящих документов производятся в помещении группы деловой корреспонденции службы ДОУ.

*(97) Традиционных документов, относящихся к заказной корреспонденции, - под роспись с простановкой оттиска штампа отдела делопроизводства "Принято 00 месяца 0000 года" в соответствующем уведомлении.

*(98) Ошибочно адресованные документы сразу же возвращаются на почту для последующей пересылки к месту назначения.

*(99) Заполняется в зависимости от характера обнаруженных повреждений.

*(100) Исходящий номер указывается непосредственно после отправки.

*(101) Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по указанным на них сведениям можно определить адрес и личность отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении в конвертах личных или платежных документов.

*(102) Электронные документы предварительно распечатываются, при этом распечатка и информационный носитель регистрируются отдельно.

*(103) Заполняется в зависимости от характера обнаруженных недостатков.

*(104) Исходящий номер указывается непосредственно после отправки.

*(105) Предварительное рассмотрение документов осуществляется в зависимости от их адресации, исходя из оценки содержания каждого документа и с учетом распределения полномочий между структурными подразделениями (работниками) предприятия.

*(106) Документы на иностранных языках до передачи на рассмотрение направляются референту-переводчику для перевода, после чего вместе с зарегистрированным текстом перевода передаются по назначению.

*(107) Подлинник документа, предназначенный для исполнения несколькими структурными подразделениями (работниками), предварительно тиражируется, после чего оригинал получает ответственный исполнитель, а остальные исполнители (соисполнители) - его копии.

*(108) В необходимых случаях ЭД распечатывается с последующей простановкой на распечатке штампа: "Документ получен в электронном виде. Соответствует оригиналу", после чего распечатка регистрируется в соответствии с вышеописанными правилами.

*(109) Все операции по обработке исходящих документов производятся в помещении группы деловой корреспонденции службы ДОУ.

*(110) Журнал ведется в традиционном и электронном видах, а нумерация исходящих документов - в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.

*(111) Кроме того, проверяется и, при необходимости, приводится в соответствие комплектность документов (соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие приложений).

*(112) На заказную почтовую корреспонденцию составляется реестр.

*(113) В электронном сообщении, выполняющем функцию сопроводительного письма, указываются сведения об отправителе, название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), объем документа, информация о "сжатии" документа с указанием использованной программы.

*(114) Необходимость отправки распечатки определяется исполнителем документа.

*(115) Первый экземпляр документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

*(116) Соисполнители, помимо перечисленного, обеспечивают своевременный, полный и качественный анализ сведений, используемых при подготовке проекта документа, а также представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

*(117) Документа, подготовленного на иностранном языке, - правилам грамматики этого языка.

*(118) В процессе редактирования также проверяется наличие в основном тексте документа ссылок на приложение (приложения) и их соответствие каждому приложению.

*(119) В необходимых случаях к проекту документа исполнителем готовятся сопроводительное письмо и лист согласования, порядок их подготовки соответствует порядку подготовки основного текста документа.

*(120) Состав реквизитов определяется видом документа.

*(121) Выдача копии непосредственно получателю производится под роспись в Журнале регистрации копий документов. О рассылке копий в Журнале регистрации копий документов делается отметка с указанием способа рассылки.

*(122) В общем случае на контроль исполнения ставятся все зарегистрированные предприятием документы, требующие исполнения и (или) включенные в Табель документов предприятия.

*(123) Ведется в группе контроля службы ДОУ либо инспектором по контролю.

*(124) Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

*(125) Одновременно устанавливается, насколько соответствует проект документа сущности поручения (резолюции), определяющих порядок его исполнения.

*(126) Проект документа, не удовлетворяющий тем или иным требованиям, подлежит доработке в сроки, установленные соответствующим поручением (резолюцией), но с учетом сроков исполнения документа.

*(127) В отсутствие исполнителя - его непосредственным начальником.

*(128) В отношении каждого документа допускается однократное изменение сроков исполнения, при этом сроки исполнения документов, подлежащих срочному (оперативному) исполнению, как правило, не продлеваются.

*(129) Руководителя соответствующего структурного подразделения или ответственного исполнителя.

*(130) О снятии документа с контроля делается отметка в журнале и ЭБД по форме: "Снят с контроля. Основание - ..." с указанием фамилии лица, принявшего решение о снятии документа с контроля.

*(131) На основе этой информации руководителем предприятия принимаются решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизацию системы контроля за их исполнением.

*(132) В специализированное архивное учреждение.

*(133) Объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку (по корешку) - 4 см. В необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов (частей), при этом индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением пометок "т. 1", "ч. 2" и т.д.

*(134) Как и в случае с приказами по кадрам, допускается формирование в разные дела различных видов протоколов - протоколов испытаний, протоколов заседаний и т.п.

*(135) При продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, и в следующем календарном году соответствующие материалы группируются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

*(136) Поступающие на предприятие письменные обращения по вопросам его деятельности, а также документы по их рассмотрению (исполнению) группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.

*(137) Наименование папки (директории) должно определяться согласно выше приведенным рекомендациям либо соответствовать наименованию БД.

*(138) Для обеспечения оперативного и безошибочного поиска дел индекс указывается не только на лицевой стороне, но и на корешке обложки дела (в верхней его части).

*(139) Даты дел, содержащих годовые документы (планы, отчеты и т.п.) могут не указываться, поскольку соответствующие сведения отражаются в заголовках дел.

*(140) В итоговой записи внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

*(141) Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком, см. далее.

*(142) К участию в работе комиссии могут также привлекаться специалисты (эксперты) сторонних организаций, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности.

*(143) Доступ к средствам хранения должны иметь только работники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.

*(144) В необходимых случаях, кроме того, может производиться - в направлении сверху вниз - последовательная нумерация полок шкафов (сейфов, стеллажей).

*(145) Резервные копии ЭД (БД) на автономных машинных носителях хранятся отдельно от оригинальных ЭД (БД).

*(146) Проверка наличия дел производится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел), проверка их физического состояния - путем их внешнего просмотра.

*(147) В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.

*(148) Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей.

*(149) Внесение уточнений в ранее заполненные реквизиты обложки дела производится при выявлении различных несоответствий - к примеру, при несоответствии составу документов заголовка дела в последний могут быть внесены уточнения.

*(150) В делах, не подлежащих переформированию, нумерация листов проверяется.

*(151) В необходимых случаях к описи составляется новая итоговая запись, а так же новая заверительная надпись.

*(152) Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку либо переплетаются - таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.

*(153) В состав ЭК включаются наиболее компетентные (в вопросах отбора документов на архивное хранение) работники в количестве не менее трех человек, в том числе руководитель архива (лицо, ответственное за архив) предприятия, при этом председателем ЭК обычно назначается член руководства предприятия, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

*(154) Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.

*(155) В ходе отбора документов, кроме того, проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

*(156) Графа 6 не заполняется для описей постоянного хранения.

*(157) Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 года.

*(158) Об отсутствующих делах составляется справка, прилагаемая к описи дел.

*(159) Информация в составе особо ценных ЭД (БД) может проверяться на предмет идентичности учетным данным методами выборочного просмотра содержания ЭД (БД), сверки контрольных сумм и т.п.

*(160) Вместе с делами в архив предприятия передаются регистрационные картотеки на документы в составе этих дел.

*(161) В отсутствие у предприятия собственного архива документы передаются в ведомственный (отраслевой) или объединенный архив.

*(162) Подробнее о режимах хранения архивных документов см.: Основные правила работы архивов организаций. - М.: ВНИИДАД, 2004.

*(163) Уровень освещенности не должен превышать 20-50 лк на вертикальной поверхности стеллажа (на высоте 1 м от пола) и 100 лк - на поверхности рабочих столов.

*(164) К основным охранным средствам следует отнести системы видеонаблюдения и сигнализации.

*(165) По мере старения автономных машинных носителей должна производиться перезапись ЭД (БД) на новые носители (носители нового типа).

*(166) При наличии в составе архива предприятия нескольких хранилищ им так же присваиваются порядковые номера.

*(167) При обнаружении недостатков в состоянии дела либо отсутствия в деле каких-либо листов работниками архива составляется акт. На основании акта директором предприятия принимается решение о привлечении виновных к ответственности.

*(168) В необходимых случаях производится полистная проверка наличия листов имеющихся в деле документов.

*(169) Вспомогательными документами учета ЭД (БД) в архиве предприятия служат журнал учета поступления и выбытия ЭД (БД) и журнал учета перезаписей (миграций) ЭД (БД).

*(170) Предприятия (организации, учреждения) со сравнительно небольшим архивным фондом по согласованию с соответствующим архивным учреждением могут производить передачу один раз в три-пять лет. Это правило действует также в отношении научно-технической и специальной документации.

*(171) Досрочная передача документов предприятия на постоянное хранение допускается по согласованию с архивным учреждением в случаях изменения сроков временного хранения документов или угрозы утраты (уничтожения) документов.

*(172) Только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения, - до этого он проставляется карандашом (см. далее).

*(173) Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

*(174) На предприятиях (в организациях, учреждениях), в деятельности которых ежегодно образуется не более 200 дел постоянного хранения, опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

*(175) Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения должна соответствовать систематизации заголовков дел по сводной номенклатуре дел за этот же год.

*(176) В дальнейшем к указанной справке делается (и представляется) дополнение.

*(177) Об обнаруженных недостатках составляется акт. Недостатки устраняются силами архива предприятия, в сроки, согласованные с представителем архивного учреждения.

*(178) См.: Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007.

*(179) Утверждено распоряжением Губернатора Московской области от 25 ноября 2009 г. N 651-РГ.

*(180) Разработано в соответствии с положениями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и Основными правилами работы архивов организаций.

*(181) Разработана на основе: Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний. - М.: Альфа-Пресс, 2008.

*(182) Название подразделения документационного обеспечения управления (делопроизводства) - служба, отдел, группа и пр. - указывается в соответствии с организационной структурой компании и положением о данном подразделении.

*(183) С сохранением функций по организационно-методическому руководству и общему контролю за этой работой за службой ДОУ.

*(184) Номенклатуры дел подразделений (самостоятельных участков деятельности компании, требующих обеспечения документированной информацией) служат, кроме перечисленного, основой для составления номенклатуры дел компании (сводной номенклатуры дел) (см. далее).

*(185) Электронные документы (ЭД), образующиеся в деятельности компании, участвуют в документообороте наравне с бумажными документами.

*(186) Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих свою деятельность в соответствующих субъектах РФ.

*(187) В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе одного или нескольких предложений.

*(188) Например, отдельные виды распоряжений могут состоять только из распорядительной части, отдельные виды писем - только из просьбы (напоминания, подтверждения и т.п.) без изложения каких-либо пояснений и т.п.

*(189) О порядке изготовления и использования бланков компании см. раздел 8 инструкции.

*(190) Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под контролем исполнения документов следует также понимать и контроль исполнения действий, предписываемых соответствующими документами.

*(191) Приложение к письму Федерального казначейства от 31 августа 2006 г. N 42-1.0-12/1337.

*(192) Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. N 72.

*(193) Если дата не указана, должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения.

*(194) На рисунке титульный и заключительный листы разделены пунктиром. Между ними располагается текст инструкции.

*(195) Здесь указываются наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, утвердившего проект инструкции.

*(196) Текст начинается на титульном листе и заканчивается на листе с подписью, см. далее.

*(197) Здесь указываются наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего (разработавшего) проект инструкции.

*(198) Отметка об ознакомлении работника с инструкцией и получении им экземпляра на руки может оформляться непосредственно на документе или в специальном журнале (см. ранее).

*(199) Утверждены приказом Министерства культуры РФ от 12 января 2009 г. N 3.

*(200) Разрабатываются и вводятся в действие предприятиями самостоятельно.