Альбом унифицированных форм документов

г. Брянск

Рис. 3.9.

Разработка проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает: 1. Предварительное изучение применяемых предприятием форм управленческих документов. 2. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом. 3. Уточнение структуры табеля и альбома. 4. Оформление проектов табеля и альбома. 5. Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома. 6. Утверждение проектов табеля и альбома.

Рис. 3.10.

Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:

задачам управления его деятельностью;

текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.

Таким образом, предварительное изучение способствует определению (уточнению) состава и содержания задач управления деятельностью предприятия, а также (в предварительном порядке) степени соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых предприятием, этим задачам. В конечном счете это, как свидетельствует практика, позволяет повысить эффективность управления деятельностью предприятия и применяемой им документированной информацией.

По результатам предварительного изучения формулируются предложения, направленные на оптимизацию состава управленческой документации предприятия*(91). При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.

В ходе уточнения состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, разработчики решают следующие задачи:

1) выявление форм документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревших, несовершенных с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);

2) выявление форм документов, нуждающихся в корректировке (замене);

3) выявление форм документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, составе и содержании задач по управлению деятельностью предприятия.

4) включение в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новых форм документов, предусмотренных соответствующими актами (см. последнее примечание).

Для выполнения этих задач изучается управленческая документация предприятия, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По итогам данного этапа разрабатываются:

уточненный перечень форм документов;

карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом).

Поясним, что в картах указываются сведения о:

1) полном наименовании формы документа;

2) функциональной (структурной) принадлежности формы документа;

3) основных этапах подготовки документа*(92).

Последующее изучение карт и содержащихся в них сведений позволяет разработчикам установить окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом)*(93).

После этого производится уточнение структуры табеля и альбома. Выполняется эта процедура в два этапа: на первом из них выбирается способ структуризации табеля и альбома, на втором производится предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Отметим в связи с этим, что структуризация табеля и альбома может производиться либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи. Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия. Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании вышеназванных принципов: в этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческих функциям, а "внутри" этих функций - по подразделениям, участвующим в их реализации.

По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). Для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач). Для структуры, организованной по принципу прямой связи, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих подразделений. Порядок оформления проектов табеля и альбома форм представлен на рис. 3.11*(94).

Несколько слов - о том, как практически составляется альбом форм документов. Эта процедура представляет собой последовательное расположение форм документов в точном соответствии с выбранной структурой табеля (см. ранее). Окончательная подготовка вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности предприятия.

Оформление проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов включает: 1. Выбор способа представления информации о формах документов. 2. Определение состава данных о формах документов, порядка их оформления. 3. Определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей). Для оформления Табеля форм документов целесообразно использовать таблицу, в которой последовательно указываются следующие сведения: 1. Номер по порядку. 2. Наименование формы документа. 3. Код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД). 4. Наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа. 5. Особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления проекта документа на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.). 6. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости.

Рис. 3.11.

Принимаются во внимание функциональное назначение табеля (альбома), а также порядок их применения в процессе осуществления повседневной деятельности.

Подготовленные проекты проходят согласование со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Отметим, что в ходе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов.

Уточненные по результатам согласования проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия. Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ.

Табель форм документов и Альбом форм документов тиражируются в необходимом количестве экземпляров, а затем передаются подразделениям для руководства в повседневной работе. Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся при изменениях (введении в действие новых) нормативных правовых актов, распорядительных и нормативно-методических актов по вопросам делопроизводства, изданных органами управления (власти), а также при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре. В табель (альбом) могут, кроме того, включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности. В свою очередь, формы документов, не отвечающие требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида), подлежат исключению из табеля (альбома).