5. Требования к подготовке проектов документов

5.1. Подготовка проектов документов производится с соблюдением нижеизложенных требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления документов.

5.2. Под содержанием документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом документа является его текст - выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

5.2.1. Сведения об авторе документа.

5.2.2. Сведения об адресате.

5.2.3. Сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (в зависимости от его функционального назначения).

5.2.4. Сведения, обеспечивающие юридическую силу документа.

5.2.5. Сведения вспомогательного характера.

5.2.6. ... (Иное - указать конкретно).

5.3. Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским*(186). Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.

5.4. В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их комбинации.

5.4.1. Связный текст - грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности. Связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, объединенных в абзацы.

5.4.2. В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе так называемого основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста - в составе приложений.

5.4.3. Анкетный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

5.4.4. Табличный способ представления текста применяется, как правило, в случаях, когда в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

5.5. В необходимых случаях для подготовки текстов документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, а также текстовые формуляры (шаблоны, трафареты) и текстовые образцы.

5.6. Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности компании, а также имеющихся в распоряжении компании материалов деловой переписки. Содержание документа должно:

5.6.1. Включать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах (событиях).

5.6.2. Увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными - например, в рамках деловой переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а, при необходимости, иметь соответствующие ссылки на них.

5.6.3. Не противоречить законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.

5.6.4. Излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем, по возможности, кратко.

5.6.5. Соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.

5.7. Под структурой документа следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности компании. В общем случае структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты - части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. Части, главы и разделы имеют названия и нумерацию, заголовки остальных структурных фрагментов - только нумерацию*(187).

5.8. Для текстов документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая наличие вводной, основной и заключительной частей. В зависимости от функционального назначения документа структура его текста может быть как расширена, так и, напротив, сокращена*(188).

5.9. Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и цель подготовки документа.

5.10. В основной части излагается суть освещаемого вопроса по состоянию на дату подготовки документа.

5.11. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т.п.

5.12. Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

5.13. Под стилем изложения документа следует понимать разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Изложение текстов документов компании производится деловым (официально-деловым) стилем, который характеризуется:

5.13.1. Сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи.

5.13.2. Активным применением речевых клише.

5.13.3. Широким использованием общепринятой (с учетом вида деятельности компании) терминологии и номенклатурных наименований.

5.13.4. Сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур.

5.13.5. Распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов.

5.13.6. Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений.

5.13.7. Повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями.

5.13.8. Преобладанием предложений с прямым порядком слов.

5.13.9. Подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных, фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа).

5.13.10 Отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора текста документа.

5.14. При изложении текстов документов следует избегать использования слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометия и т.п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (т.е. устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог.

5.15. Документы компании излагаются от первого лица единственного ("направляю" и т.п.) или множественного ("сообщаем" и т.п.) числа, либо от третьего лица единственного числа ("обращает внимание..." и т.п.).

5.16. Под оформлением документа следует понимать выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе совокупности реквизитов.

5.17. Реквизит - обязательный элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную информацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения документа, его автоматизированной обработки, а также юридическую силу документа.

5.18. Оформление документов компании производится на бланках и листах писчей бумаги формата А4, А5 или А6. Бланк документа - лист писчей бумаги с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления соответствующих документов.

5.19. Бланки компании применяются для оформления первых экземпляров исходящих и внутренних документов, включенных в Альбом форм документов. Для оформления вторых и последующих экземпляров документов, документов, не включенных в Альбом форм документов, а также приложений к ним применяются листы писчей бумаги.*(189)

5.20. Для оформления документов компании применяются персональные компьютеры, технические характеристики которых поддерживают использование стандартных возможностей текстового редактора типа Word и программных средств многофункционального устройства (МФУ), обеспечивающего сканирование, печать и копирование (тиражирование) документов. Оформление одного и того же документа в традиционном и электронном видах должно быть идентичным.

5.21. Рекомендуемые для оформления документов компании гарнитуры шрифта - Times New Roman, Arial, Courier New, оптимальное значение кегля шрифта для набора связного текста - от 11 до 14 пунктов, для текста в составе таблицы (анкеты) - от 9 до 10 пунктов. Использование при оформлении документов приемов верстки допускается в соответствии с правилами оформления, предусмотренными для соответствующих видов документов. Текст документа печатается черным цветом.

5.22. Набор связного текста производится в пределах зоны, ограниченной полями (слева, сверху и снизу - шириной 20 мм, справа - шириной 10 мм), с выравниванием по ширине, интервалом 1,5 пункта и абзацным отступом 1,25 мм. Набор текста в составе таблицы (анкеты) - с выравниванием по ширине (в ячейках таблицы - по центру), интервалом 1 пункт без абзацного отступа.

5.23. Нумерация второй и последующих страниц документа производится арабскими цифрами без точки, гарнитура шрифта - Times New Roman, размер кегля - 11. Номер располагается с выравниванием по центру (без абзацного отступа) верхнего колонтитула лицевой стороны листа.

5.24. Оформление текста от руки (в составе резолюции, мелкой редакционной (корректорской) правки и т.п.) выполняется при помощи автоматической ручки чернилами (гелем или пастой) фиолетового, темно-синего или черного цветов четко и разборчиво только на свободных от расположения реквизитов документа местах. Оформленный от руки текст должен быть заверен подписью писавшего.

Далее в пятом разделе инструкции обычно излагаются положения, определяющие особенности разработки наиболее востребованных видов документов, применяемых компанией, в том числе:

а) положение о структурном подразделении;

б) деловое письмо;

в) служебная записка;

г) приказ (распоряжение) по основной деятельности;

д) протокол;

е) акт;

ж) справка;

з) телеграмма;

и) инструкция по виду деятельности;

к) должностная инструкция.