4. Права архива

4.1. В целях надлежащего выполнения возложенных на него задач и функций архив предприятия имеет право:

4.1.1. Требовать от источников комплектования своевременной и качественной подготовки к передаче и передачи на временное хранение документов.

4.1.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования.

4.1.3. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

4.1.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

4.1.5. ... (другое - указать конкретно).

5. Ответственность архива

5.1. Архив предприятия несет ответственность за:

5.1.1. Несоблюдение (ненадлежащее соблюдение) условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

5.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

5.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документов.

5.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

5.1.5. ... (другое - указать конкретно).

6. Организация работы архива

6.1. Организация работы архива включает:

6.1.1. ... (в данном разделе следует кратко описать, что включает организация работы архива, с учетом специфики деятельности предприятия, службы ДОУ (делопроизводства), в том числе в случае ликвидации (реорганизации) предприятия).

Приложение 4

Пример

Наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами

────────────────────────────────────────────────────────────────────

Инструкция по документационному обеспечению управления*(181)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана с целью надлежащей организации и последующего совершенствования деятельности по своевременному, полному и качественному обеспечению потребностей ... (указать наименование компании) (далее - Компания) в документированной информации в соответствии с приказом (распоряжением) ... (указать наименование должности руководителя компании или уполномоченного им лица) от 00 месяца 0000 года N 000 на основании:

1.1.1. Национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

1.1.2. Правил делопроизводства от 15.06.2009.

1.1.3. Положения об электронном документообороте от 22.09.2009.

1.1.4. Типовой инструкции по делопроизводству от 08.11.2005.

1.1.5. Примерной инструкции по документационному обеспечению управления ВНИИДАД.

1.2. Инструкция устанавливает:

1.2.1. Общие требования к организации функционирования службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ)*(182).

1.2.2. Общие требования к организации документирования деятельности компании.

1.2.3. Общие требования к организации управления документами компании.

1.2.4. ... (Иное - указать конкретно).

Далее в первом разделе инструкции обычно излагаются:

положения об обязательности требований инструкции для выполнения (с указанием соответствующих категорий сотрудников компании);

положения, определяющие полномочия специального органа (подразделения либо должностного лица) по обеспечению потребностей компании в документированной информации (со ссылкой на локальные нормативные акты, регламентирующие реализацию этих полномочий);

положения, определяющие общий порядок обеспечения документированной информацией подразделений компании*(183);

положения, определяющие общий порядок допуска сотрудников к документированной информации;

положения, устанавливающие ответственность сотрудников за нарушение порядка обращения с документированной информацией;

положения, устанавливающие стандартные сроки возвращения документов в места хранения.