
- •Глава 2. Требования к системе управления документами
- •2.1. Надежность
- •2.2. Целостность
- •2.3. Соответствие (управляемость)
- •2.4. Комплексность
- •2.5. Системность
- •Глава 3. Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами
- •3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами
- •3.2. Документирование операций
- •3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты
- •3.4. Организация распределенного управления системой
- •3.5. Организация обработки документированной информации
- •Глава 4. Методика разработки корпоративной системы управления документами
- •Глава 5. Организация управления документами
- •5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему
- •5.2. Определение сроков хранения документов
- •5.3. Включение документов в систему
- •5.4. Регистрация документов в системе
- •5.5. Классификация документов
- •5.6. Обработка документов
- •5.7. Организация доступа к документам
- •5.8. Организация контроля за функционированием системы
- •5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
- •5.10. Документирование процессов управления документами
- •Раздел 2. Организация службы документационного обеспечения управления предприятия Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (доу) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
- •Глава 2. Локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы доу
- •2.1. Штатное расписание предприятия
- •2.2. Положение о службе доу
- •Распоряжение
- •О внесении изменений в штатное расписание предприятия
- •2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы доу
- •2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы доу
- •2.6. Нормы времени на выполнение работ по доу
- •2.7. Документы планирования и отчетности службы доу
- •2.8. Должностные инструкции работников службы доу
- •Справка-отчет о состоянии исполнения документов
- •Глава 3. Организация труда работников службы доу
- •3.1. Требования к помещениям службы доу
- •3.1.1. Требования к площади и объему помещений
- •3.1.2. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений
- •3.1.3. Требования к отоплению, вентиляции и воздушной среде помещений
- •3.1.4. Требования к уровням шума и вибрации в помещениях
- •Оптимальные уровни шума на рабочих местах, оборудованных копировально-множительной техникой (дБа)
- •3.1.5. Требования к освещению помещений
- •3.1.6. Требования к уровням электромагнитных полей, напряженности электростатического поля, а также ограничению вредного воздействия ультрафиолетового и лазерного излучения в помещениях
- •3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы доу
- •3.2.1. Общие требования к организации рабочих мест
- •3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных пк или копировально-множительной техникой
- •3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы доу
- •Раздел 3. Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
- •Глава 1. Организация разработки проекта номенклатуры дел
- •Глава 2. Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
- •Табель форм документов
- •Альбом унифицированных форм документов
- •Глава 3. Организация документооборота
- •3.1. Организация работы с входящими документами
- •О выявлении повреждений документа
- •О выявлении недостающих вложений
- •Журнал регистрации входящих документов
- •3.2. Организация работы с исходящими документами
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •3.3. Организация работы с внутренними документами
- •Журнал регистрации внутренних документов
- •Глава 4. Организация контроля исполнения документов
- •Напоминание о порядке исполнения документов с 00 месяца по 00 месяца 0000 года
- •Глава 5. Организация хранения документов
- •5.1. Формирование дел, законченных делопроизводством
- •5.2. Оформление дел, законченных делопроизводством
- •Внутренняя опись документов дела n ____
- •5.3. Порядок обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении
- •Учетная карточка единицы учета электронных документов (баз данных)
- •Карта-заместитель дела
- •5.4. Подготовка документов к передаче в архив
- •5.5. Экспертиза ценности документов
- •Опись n ____
- •5.6. Передача и прием документов на хранение в архив
- •5.7. Порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве
- •Книга выдачи документов
- •5.8. Порядок передачи документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •Делопроизводство. Термины и определения *(178)
- •Положение об управлении документационного обеспечения аппарата правительства Московской области*(179)
- •Положение об архиве, функционирующем на правах подразделения службы доу (делопроизводства) предприятия*(180)
- •1. Общие положения
- •2. Состав документов архива
- •3. Задачи и функции архива
- •4. Права архива
- •5. Ответственность архива
- •6. Организация работы архива
- •Инструкция по документационному обеспечению управления*(181)
- •1. Общие положения
- •2. Организация разработки проекта номенклатуры дел
- •3. Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
- •4. Организация документооборота
- •5. Требования к подготовке проектов документов
- •6. Организация контроля исполнения документов
- •7. Организация хранения документов
- •8. Организация обращения с бланками, печатями и штампами
- •Правила электронного документооборота в информационной системе федерального казначейства*(191)
- •1. Общие положения
- •1.1. Термины и определения
- •1.2. Предмет регулирования настоящих Правил
- •1.3. Регулирование электронного документооборота
- •1.4. Порядок и условия допуска Участника к осуществлению документооборота в сэдфк
- •1.5. Пользователи сэдфк
- •1.6. Порядок вступления в действие настоящих Правил, а также внесения в них изменений
- •1.7. Порядок уведомления о внесении изменений в настоящие Правила
- •1.8. Прекращение действия настоящих Правил
- •2. Электронный документ
- •2.1. Требования, предъявляемые к эд
- •2.2. Использование эцп в эд
- •2.3 Использование эд
- •2.4. Подлинник эд
- •2.5. Копии эд на бумажном носителе
- •3.4. Проверка подлинности доставленного эд
- •4. Обеспечение информационной безопасности
- •4.1 Общие требования обеспечения защиты информации в сэдфк
- •4.2. Управление ключевой информацией
- •4.3. Порядок действий при компрометации закрытых ключей эцп
- •4.4. Аннулирование сертификата ключа подписи
- •5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров в связи с осуществлением электронного документооборота
- •5.1. Возникновение конфликтных ситуаций в связи с осуществлением электронного документооборота в сэдфк
- •5.2. Уведомление о конфликтной ситуации
- •5.3. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке
- •5.4. Формирование Комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.5. Формирование комиссии по разрешению конфликтной ситуации, ее состав
- •5.6. Задача, права и полномочия комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.7. Протокол работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.8. Акт по итогам работы комиссии по разрешению конфликтной ситуации
- •5.9. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии
- •5.10. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации
- •Извлечение из укрупненных нормативов времени на работы по доу предприятия*(192)
- •А. Примерная структура должностной инструкции
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •Б. Пример оформления титульного и заключительного листа должностной инструкции*(194)
- •В. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу (делопроизводства) Заведующий канцелярией
- •Документовед
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Архивариус
- •Делопроизводитель
- •Машинистка
- •Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации*(199)
- •Положение об экспертной комиссии (эк) предприятия (организации, учреждения)
- •1. Общие положения
- •2. Функции эк
- •3. Права эк
- •4. Организация работы эк
- •Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, разрабатываемых предприятием по вопросам документационного обеспечения управления (делопроизводства)*(200)
Справочник по делопроизводству
Раздел 1. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)
Глава 1. Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства
Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007 *(1). Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)*(2), предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях*(3).
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные задачи, решаемые предприятием (организацией, учреждением) │
│ на основе документированной информации │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Осуществление деловой и │ │ │Обеспечение и документирование │
│ управленческой деятельности в │ │ │принятия управленческих решений│
│ соответствии с принципами ├─┼─┤ │
│ упорядоченности, эффективности и │ │ │ │
│ подотчетности │ │ │ │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Повышение эффективности деловой и │ │ │ Обеспечение деловой и │
│ управленческой деятельности ├─┼─┤ управленческой деятельности в │
│ │ │ │ чрезвычайных ситуациях │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Соблюдение требований │ │ │ Предоставление │
│ законодательства и регулирующей ├─┴─┤документированных доказательств│
│ среды*(4) │ │ осуществления деловой и │
│ │ │управленческой деятельности*(5)│
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.1.
Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)*(6) управления документами. Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Управление документами предприятия (организации, учреждения) │
│ включает │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Принятие политики и стандартов в ├─┼─┤Установление и распространение │
│ сфере управления документами │ │ │процедур и руководящих указаний│
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Распределение ответственности и │ │ │ Проектирование, внедрение и │
│ полномочий по управлению ├─┼─┤ администрирование │
│ документами │ │ │ специализированных систем │
│ │ │ │ управления документами │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Интегрирование управления │ │ │ Предоставление ряда услуг, │
│ документами в системы и процессы ├─┴─┤ относящихся к управлению │
│ деловой деятельности │ │документами и их использованию │
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.2.
Глава 2. Требования к системе управления документами
Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:
а) надежность;
б) целостность;
в) соответствие (управляемость);
г) комплексность;
д) системность.
2.1. Надежность
Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:
1. Способность системы длительно (в идеале - постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей - например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).
3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.
4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения.
5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.
6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным*(7).
2.2. Целостность
Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее:
1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам.
2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей).
3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.
2.3. Соответствие (управляемость)
В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т.е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.
2.4. Комплексность
Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.
2.5. Системность
Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами*(8).
Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.