Программно-целевой блок в системе управления крупным вузом - Сёмкин Б.В., Маркина Т.В

ПРОГРАММНО-ЦЕЛЕВОЙ БЛОК В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ КРУПНЫМ ВУЗОМ

Семкин Б.В., Маркина Т.В.

Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова, г. Барнаул

Известно, что для того чтобы повысить адаптивные свойства предприятия в динамичных внутренних и внешних условиях его деятельности на линейнофункциональную структуру управления накладывается программно-целевая структура. Такая структура предполагает создание специального органа (органов) по управлению разработкой и реализацией крупных программ, решению отдельных технических, организационных и социально-экономических задач. Программно-целевые структуры могут иметь различный вид: от координационного типа до проектного. Структура построенная на сочетании линейно-функциональной и программно-целевой структуры известна как матричная. Главной особенностью ее является наличие специальнодействующего органа, занимающегося инициированием и выполнением назревших комплексных программ. При этом механизм взаимодействия между линейнофункциональной и программно-целевой структурами основан на распределении прав и функций между линейными, функциональными программно-целевыми органами. По каждой целевой программе в линейно-функциональных блоках назначаются ответственные исполнители, которые находятся в двойном подчинении: по вертикали – у руководителя соответствующего организационного комплекса, а по горизонтали у целевого руководителя. Задача ответственных исполнителей программ – быть проводниками идей и целей программы в данном линейно-функциональном подразделении. Задача целевого руководителя – обеспечение интеграции под единым руководством всех стадий выполнения программы, подчинение всей деятельности по программе конечным результатам.

На текущем этапе реформирования высшего образования представляется целесообразным задействовать в управлении вузом (особенно крупным) программноцелевые и матричные схемы управления. В рамках разрабатываемого АлтГТУ проекта по реформации системы управления крупным вузом с обширным ареалом влияния предусмотрены программно-целевые элементы и структуры, а также мероприятия по введению новых функций, перераспределению ранее существовавших между уровнями управления, по введению новых процедур принятия решений и документов, регламентирующих деятельность вуза и его подразделений и направленные, в конечном

счете, на решение стратегических задач, поставленных перед вузом в современных условиях.

Укажем три сферы в системе управления вузом, эффективное обеспечение которых позволит, на наш взгляд, разрешить проблемную ситуацию, возникшую перед вузами РФ при переходе от плановой экономики к рыночной и решить большинство задач, перечисленных выше и стоящих перед менеджерами вуза. Это: маркетинг,

менеджмент качества и финансовый менеджмент.

Обладая рядом свойств предприятий организационного типа, вуз характеризуется рядом особенностей, среди которых, прежде всего, явное преобладание информационных процессов над материальными, поскольку значительная часть предмета деятельности, средств деятельности и конечных продуктов в вузе составляет информация. Поэтому параллельно со стратегическими программами маркетинга, менеджмента качества и финансового менеджмента в управлении вузом необходимо также предложить информационное обеспечение новаций. Для вуза с обширным ареалом влияния, имеющего на его территории разветвленную структуру, предлагается использовать мощную систему информационно-аналитической поддержки, в том числе для отражения баз данных и информационных потоков преимущественно ГИС – технологии.

Реализуя программно-целевую (матричную) схему управления вузом, целесообразно создать в вузе один (два) программно-целевых блока с включением в них соответствующих звеньев, развивающих указанные сферы управления и их информационное обеспечение. Такой программно-целевой блок (блоки) позволит решить стратегические задачи вуза в условиях перехода к новой системе хозяйствования.

МАРКЕТИНГ

Элементы маркетинга присутствовали в вузе и ранее. Определенный набор маркетинговых процедур, бесспорно, сопутствовал продвижению научных и особенно научно-технических продуктов вузов на предприятия, в экономику. Однако в условиях планового, детерминированного уклада, господствовавшего в стране, значительная часть этого вида деятельности либо вообще не применялась, либо была выведена за пределы вуза и системы его управления. В 90-е годы прошлого столетия вузы РФ приступили к освоению маркетинга образовательных услуг – виду деятельности высшего учебного заведения, направленного на удовлетворение нужд и потребностей клиентов (физических и юридических лиц), призванному ориентировать производство образовательных услуг на подготовку, переподготовку и повышение квалификации специалистов, пользующихся спросом на рынке. Ориентируясь на все виды продуктов, производимых вузом, работу вуза по маркетингу можно свести к:

•определению потребности в продукции или услуге;

•определению рыночного спроса для установления цен;

•определению специфических требований потребителя к продукции или услуге;

•информированию руководства о требованиях, предъявляемых потребителем;

•гарантированию согласованности всех релевантных функций в рамках высшего учебного заведения относительно их возможности удовлетворять требования потребителя;

•переводу ожиданий и требований конкретного потребителя и общих тенденций рынка в предварительный комплекс технических условий как основы последующих проектных работ (например, новые учебные планы);

•установлению на постоянной основе системы обратной связи с потребителем;

•обеспечению контроля получаемой информации, относящейся к применению продукции или услуги и удовлетворенности потребителя ее качеством (анализ, сравнение, интерпретация, проверка и доведение до сведения в соответствии с установленными процедурами);

•поиску новых рынков и формированию спроса с помощью рекламы, стимулированию

сбыта, паблисити (пропаганде), персональной продажи.

Маркетинг как вид деятельности должен быть включен в практику практически всех подразделений вуза, в звенья практически всех уровней, в практику работы значительной части кадрового состава учебного заведения. Однако, рассматривая маркетинг как систему управления (или её существенную часть), необходимо определить состав, структуру подразделений, специализирующихся в основном на этом виде деятельности, а также делегирование отдельных функций маркетинга в подразделения с иным основным видом деятельности, распределить ответственность и полномочия по маркетингу.

Учитывая всеобъемлющий характер работы по отношению к продукции вуза и существенный характер проблемной ситуации, разрешаемой с помощью маркетинга, полагаем необходимым введение в крупном вузе программно-целевого элемента управления – службы (отдела, управления, центра) маркетинга, руководимого начальником службы маркетинга и отвечающего за координацию работы с клиентами, проводимой работниками службы, а также лицами в линейно-функциональных подразделениях вуза, филиалах, представительствах, которые в крупных вузах с обширным ареалом влияния размещены в различных точках последнего. За координацию работы с клиентами по виду продукции (образовательные услуги, научные разработки и т.д.) ответственность за работу с клиентами должны нести также руководители линейно-

функциональных блоков: проректоры по учебной, научной работе, по международному сотрудничеству, руководители филиалов и др. В больших филиалах, контролирующих значительный сектор образовательно-профессиональных услуг и научных исследований целесообразны также специальные подразделения маркетинга, подчиненные руководителю филиала (директору), деятельность которых также координируется службой маркетинга головного вуза. В составе службы маркетинга или как соподчиненные могут быть подразделения социологических исследований, прессцентры и т.п., подразделения, решающие более узкий круг задач, специфическими приемами. Их деятельность должна строго координироваться с работой службы маркетинга

Основными задачами служб маркетинга и указанных выше подразделений являются:

•изучение рынка;

•формирование спроса.

Вжизненном цикле деятельности по производству любого конечного продукта первой фазой является выявление (или создание) потребности в нем. Применительно к образовательной деятельности вуза – это набор студентов, слушателей отдельных образовательных программ, специалистов для повышения квалификации и переподготовки кадров. В этой фазе указанные подразделения в координации с другими, имеющими в качестве одной из функций – маркетинг (по профилю своей основной деятельности) на обширной территории влияния вуза осуществляют сбор информации о потенциальных учащихся, их социологический опрос для выявления намерений с декомпозицией по территории влияния. Это позволяет принять ответственные решения по формированию подготовительных курсов в определенных пунктах территории, проведению профориентационной работы (ярмарок образовательных услуг), организовать выездные приемные комиссии, олимпиады. Крупные вузы, как правило, имеют сеть филиалов, представительств и ставят цель дальнейшее расширение структуризации. В этой связи целесообразно в определенные звенья филиалов, представительств, включить функции по сбору указанной информации.

На следующем этапе жизненного цикла образовательной деятельности в стадии подготовки специалистов используются результаты прогнозирования потребности в тех или иных профессионально-образовательных программах, дополнительных услугах для оптимизации образовательно-профессиональной структуры вуза по направлениям, специальностям, формам, технологиям подготовки. С учетом этой информации проводится подбор и комплектование кадров вуза, повышение квалификации преподавателей.

Мы полагаем, что одним из важнейших этапов жизненного цикла деятельности является потребление конечных продуктов, что для вуза означает трудоустройство молодых специалистов. Поэтому, несмотря на ликвидацию института распределения выпускников, одной из важнейших задач вуза является оказание помощи в трудоустройстве своих выпускников. Это повышает имидж вуза, его привлекательность, конкурентоспособность. Поэтому целесообразно одной из важнейших функций отдела маркетинга считать оказание помощи в трудоустройстве. С этой целью через отдел маркетинга вуз:

•заключает договора с предприятиями на поставку специалистов;

•осуществляет индивидуальную рекламу профессиональных качеств будущих выпускников;

•составляет и актуализирует базу данных по студентам вуза, например, начиная с третьего курса;

•ведет базу вакансий на территории влияния, по заявкам предприятий и организаций, в т.ч. и с других территорий;

•проводит глубокие прогнозные исследования потребности предприятий специалистов по профилю вуза;

•параллельно в сфере научной деятельности в соответствии с жизненным циклом производится выявление научных проблем на местах, оказывается помощь во

внедрении научных результатов.

Последнее, как правило, подкрепляется традиционной для вуза работой по поиску заказов на производство прикладных исследований и разработок, выполняемых в рамках научных коллективов, школ и т.п. Целесообразно комплексное решение научнообразовательных проблем: разработка научной продукции, изделий, технологий и подготовка образовательных десантов для их эксплуатации, внедрения и т.д.

В вузе создаются нормативная база, инструкции, положения по маркетингу продуктов вуза, по порядку проведения маркетинговых исследований, должностные инструкции сотрудников службы маркетинга и других отделов и лиц, соучаствующих в маркетинге. По мере накопления опыта работы в сфере маркетинга целесообразен выпуск стандарта предприятия – вуза по этому виду деятельности.

Обширная информация, собираемая программно-целевыми звеньями, а также подразделениями и отдельными лицами линейно-функциональных блоков закладывается в основу решений по реструктуризации вуза, направленной на обеспечение соответствия динамично изменяющимся в переходный период потребностям личности в образовательном, профессиональном и культурном саморазвитии. С ее учетом на

территории организуются новые представительства, филиалы, формируется и обеспечивается система дистанционных технологий подготовки специалистов, вахтовые схемы повышения квалификации и переподготовки кадров и др. Вослед изменению профессионально-образовательной структуры формируются новые отделения, кафедры, факультеты.

МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА

В условиях ожесточающейся конкуренции на рынке образовательных услуг и научных разработок, переподготовки и повышения квалификации со стороны физических

июридических лиц, необходимости повышения конкурентоспособности и профессиональной мобильности специалистов на рынке труда жизненно важным для вуза

иего системы управления является менеджмент качества всех продуктов, выпускаемых им.

Внимание вуза к качеству было характерно и на предыдущих этапах развития высшей школы РФ и осуществлялось через многочисленные институты качества (оценку знаний, нормоконтроль продукции, утверждение учебных планов, процедуры подбора преподавателей и т.д.). Однако, в условиях, когда вуз становится субъектом рынка, практически по всем видам производимой продукции, управление качеством становится одним из главных элементов, позволяющих минимизировать (!) затраты и занять достойное место на рынке основных видов производимой вузом продукции (образовательных услуг, наукоемкой продукции и др.). При этом новые задачи по управлению вузом, сформулированные выше, требуют системного всеохватывающего подхода к управлению качеством на всех этапов жизненного цикла деятельности вуза.

При создании системы менеджмента качества вузу целесообразно взять за основу один из существующих стандартов (например, международный стандарт ИСО серии 9000)

иадаптировать его к конкретному вузу и к конкретным видам продукции вуза вплоть до выпуска стандарта предприятия, согласно которому вуз должен сформулировать свою политику в области качества, распределить ответственность и полномочия, обозначить первоначальные задачи и стратегию, учесть динамику реализации политики в программе развития вуза, бизнес-планах, Уставе и т.д.

Согласно ИСО 9000 руководитель вуза назначает ответственного за систему качества кого-либо из высшего руководства, например, руководителя одного из линейнофункциональных блоков (проректора) либо специальное лицо с приданием ему средств и персонала для разработки, внедрения и поддержания системы менеджмента качества. Фактически это означает создание программно-целевого структурного подразделения, например отдела менеджмента качества. На первых этапах проектирования документов

системы его можно отнести к программно-целевым подразделениям проектного типа. На стадии поддержания системы это подразделение будет иметь характер программноцелевого подразделения координационного типа с обширными горизонтальными связями по всей структуре вуза.

Вблоках традиционной линейно-функциональной схемы управления менеджмент качества должен быть осуществлен по видам деятельности. При этом объединяющими элементами являются ответственность первого руководителя, утвержденная политика качества и ее отражение в Уставе высшего учебного заведения, программа развития вуза, стандарты предприятия в области качества.

Внутри каждого линейно-функционального блока управление качеством декомпозируется по уровням управления и нормативно закрепляется в инструкциях, положениях, приказах и т.д. так, что не оказывается подразделений и сотрудников, не вовлеченных в эту работу. При этом структура системы качества определяется по каждому виду продукции, услуге.

Система государственных образовательных стандартов, введенная в России с 1993 г., явилась для вузов практически исходными документами по контролю качества профессионально-образовательных услуг. Дополнительные критериальные условия институтов лицензирования, аттестации и аккредитации пополнили минимальные требования стандартов и послужили опорным уровнем для контроля почти всех фаз учебного процесса.

Взависимости от уровня развития, традиций, ресурсной базы конкретный вуз вправе установить планку требований выше значений в указанных документах. Центральным звеном в управлении качеством является внешний и внутренний аудит качества на всех циклах каждого вида деятельности вуза. Инструментарием для контроля (как внешнего, так и внутреннего) кроме указанных стандартов являются тестирующие материалы государственного центра тестирования, учебно-методических объединений, международных центров сертификации и т.д. Эффективность работы в области менеджмента качества, в значительной степени, определяется набором и глубиной внутренних аудитов качества. В качестве основных рекомендованных видов аудита для сферы образовательных услуг первого высшего образования можно привести следующие:

-аудит абитуриентов через систему вступительных экзаменов (входной контроль);

-аудит текущего усвоения, остаточного уровня знаний через рейтинговую систему аттестации (промежуточный контроль);

-аудит усвоения знаний по семестрам через экзамены и зачеты (рубежный контроль);

-аудит (защита) выпускной квалификационной работы (выходной контроль);

- другие виды внутреннего аудита (оценка рейтинга факультетов, кафедр, специальностей, аккредитация учебных дисциплин, вузовская самоаккредитация и др.).

Для проведения внутренних аудитов вуз вынужден привлекать широкий круг собственных высококвалифицированных специалистов, исполняющих роль экспертов в соответствующих операциях. Высокое качество аудита может быть обеспечено при их работе на компенсационной основе, хотя бы, например, в составе общественных органов (методических советах факультетов, вуза). В нормативной документации вуза, используемой для внутренних аудитов, должны быть четко обозначены уровни допустимого качества, позволяющие вычленить случаи несоответствующих образовательных услуг, и определены алгоритмы их управлением.

АлтГТУ накопил обширный опыт в применении автоматизированных интеллектуально-информационных систем оценки рейтинга кафедр, факультетов, а также новые разработки в области анализа рейтинга и качества деятельности преподавателя, студента.

Всовременной ситуации управления качеством вуз должен расширить сферу внешнего аудита за счет оценки потребителей специалистов, в т.ч. инициированной систематическими запросами со стороны вуза, за счет аккредитации независимыми общественными центрами, в т.ч. международными. Такие оценки должны быть использованы как для коррекции качества образовательных услуг, так и для широкой пропаганды деятельности вуза, его паблисити и пр.

Новым и важным направлением в области менеджмента качества является придание законной силы широкому спектру услуг и видам деятельности вуза. Предусмотренное нормативами Правительства лицензирование образовательных программ в области подготовки и переподготовки кадров должно дополняться экспертной оценкой, утверждением, сертификацией, лицензированием широкого спектра документов

иуслуг, предъявляемых клиентам (население, учащиеся, предприятия), утверждение тестирующих материалов через УМО, получение региональных сертификатов и лицензий на производство экспертиз, аттестацию специалистов и другие процедуры придают законную силу научно-образовательной деятельности вуза и гарантируют качество предоставления услуг. Эти акты должны широко использоваться в рекламной работе по обеспечению имиджа вуза в конкурентной борьбе за рынок образовательных услуг.

ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Врамках бюджетного государственного финансирования высшее учебное заведение строго регламентировано в части поступления средств, отнесения их к статьям расходов и контролируется через органы Федерального Казначейства Министерства

финансов РФ. Внебюджетные источники финансирования вуза практически не ограничиваются законодательно и выросли за последние 10-15 лет по объему средств для многих крупных вузов в десятки раз. В использовании этих средств вуз располагает более широкими возможностями, однако, их эффективное использование требует глубокого финансового менеджмента, с проблемами которого вузы ранее не встречались. Представляется, что основным элементом управления вузом должно стать бюджетирование, как система финансового менеджмента, позволяющая отражать, распределять и управлять финансовыми потоками вуза и его подразделений с учетом видов продуктов, требуемых затрат и имеющегося объема ресурсов.

Для реализации успешного финансового менеджмента в большинстве вузов достаточно использовать звенья управления, уже предусмотренные в структуре: бухгалтерию, плановые, планово-финансовые отделы, управления. Однако, не исключено введение специального подразделения, звена для управления внебюджетным сектором финансовых потоков. Это тем более оправдано, что к настоящему времени бухгалтерский баланс по этим средствам в системе Минобразования РФ выделен из общего баланса. Допустим также вариант выделения этого сектора в рамках или в пределах существующего подразделения – бухгалтерии. Однако, и в том, и в другом случае, централизованные звенья, обеспечивающие финансовый менеджмент, необходимо закрепить в программно-целевом блоке в подчинении одного руководителя вместе с подразделениями, занимающимися маркетингом.

Влинейно-функциональных блоках для обеспечения горизонтальных связей в области финансового менеджмента, определенной хозяйственной самостоятельности подразделений целесообразно сформировать отдельные штатные единицы (например, заместители декана по финансовому менеджменту), либо наделить функциями финансового менеджмента определенных сотрудников крупных подразделений.

Врамках единых счетов вуза целесообразно выделить субсчета крупных подразделений с дальнейшей декомпозицией по более мелким звеньям (например, включая кафедру, лабораторию).

ГИС-ТЕХНОЛОГИИ

Маркетинг, менеджмент качества, финансовый менеджмент как виды деятельности связаны с накоплением, актуализацией и обработкой огромного количества информации. Для крупного вуза с обширной территорией влияния, развитой структурой территориально-распределенных подразделений: филиалов, представительств (их число зачастую измеряется десятками, а, например, у Томского университета систем управления

ирадиоэлектроники их более 100), средних профессиональных учебных заведений

территорий в составе образовательных комплексов с вузом, средних образовательных учебных заведений, находящихся в договорных отношениях и также распределенных по территории влияния вуза представляется целесообразным использование ГИС–технологий для обобщения накапливаемой информации, для представления ее в картографическом и условно-картографическом виде. Для систематизации обработки данных, представления ее в необходимой форме, разработки соответствующих информационных алгоритмов принятия решений и доведения их до конечных пользователей предлагается создание Центра информационно-аналитической поддержки (ЦИАП) как программно-целевого структурного подразделения двойного подчинения: первому руководителю и руководителю линейно-функционального информационного блока (если таковой имеется

ввузе). В центре концентрируется информация по обширному спектру показателей на различных этапах жизненного цикла продукции вуза.

Крупные вузы, как правило, расположены в городах (областного, краевого уровня) со значительным контингентом потребителей услуг в городе. В этом случае целесообразно представить информацию картографически по городу. По большинству разделов информации представляет интерес ее декомпозиция в разрезе основных крупных подразделений (факультетов, филиалов, НИИ).

Естественно, что ЦИАП, призванный обеспечить крупному вузу с обширным ареалом влияния прозрачность информации в области маркетинга, менеджмента качества,

вобласти финансовых потоков определенную часть информации, отражает в форме, не привязанной к картам. При этом алгоритмы обработки информации и принятия решений предусматривают комплексное использование картографической и иной информации.

Сучетом вышеизложенного представим последовательно структурные схемы управления современным крупным вузом с обширной территорией влияния.

На рис. 1 приведена традиционная линейно-функциональная организационная структура управления вузом с минимальным числом отображенных элементов. Здесь выделены три основные функции: учебная, научная и административно-хозяйственная. Подразделения, осуществляющие финансовый менеджмент, кадровую и юридическую работу, обычно относились к административно-хозяйственному блоку, но, как правило, подчинялись первому руководителю. Вуз не имел обычно специальных элементов управления, управляющих работой на рынках образовательных услуг и труда. Учебные подразделения вуза (факультеты, кафедры) взаимодействовали на инициативных началах

спредприятиями и учебными заведениями региона. Филиалы на территории подчинялись головному вузу через первого руководителя и Ученый Совет вуза.