5. Звітність та аудит у сфері праці.

Основна мста аналізу звітності і виконання аудиторської перевірки підприємства – це виявлення порушень у:

— застосуванні законодавства держави;

— витраті засобів на заробітну плату;

— організації праці;

— русі кадрів на підприємстві (звільнення і прийом);

— дотриманні правил охорони і безпеки праці на підприємстві;

— умов праці;

— організації робочих місць;

— виконанні плану за трудовими показниками підприємства. Недбалість фірми, робітника чи третьої сторони може призвести до

різних видів збитку для підприємства чи для робітника. Фізичний зби­ток може бути наслідком порушення правил водіння транспортних засо­бів, неправильної експлуатації устаткування і недотримання правил техпіки безпеки. Підприємство може зазнати матеріальної шкоди через нед­бале поводження з готівкою, розтрати фондів і пошкодження устаткуван­ня, випуск неякісної продукції. Існує широкий діапазон заходів відпові­дальності підприємства чи робітника за нанесений збиток. Як працівни­ки, так і підприємство можуть нести відповідальність за виробничий травматизм, інші порушення, виявлені в результаті аналізу звітності і перевірки існуючого на підприємстві стану справ. Установлення винного повинне диктувати і спосіб усунення підприємством відповідного збит­ку. Розмір і розподіл витрат на страхування, професійну підготовку ро­бітників і техніку безпеки в підприємствах можуть бути різними. Віднос­ні витрати постійно змінюються, тому підприємства повинні враховувати і зміни в продуктивності праці, і зміни в тарифах оплати праці і конку­рентоспроможність робочої сили, і співвідношення «витрати — випуск», та зміни у виробничих можливостях та зміни набору додаткових благ і т. ін. Занадто часто витрати на оплату праці порівнюють за критерієм «у розрахунку на одного працюючого», а це може не мати ніякого відношен­ня до загальної суми витрат на оплату праці найнятих людей. Здатності людей і фактори мотивації до праці дуже різні. Отже, найважливішим критерієм є об'єм випуску продукції стосовно витрат на нього. Робоча сила, що спочатку здається дешевою, насправді може стати причиною збіль­шення загальної суми витрат на оплату праці, тому що вимагає адмініст­ративного контролю, витрат на професійну підготовку, а також змін у технології виробництва (з метою пристосування до якості робочої сили).

Сутність і мета аудита в трудовій сфері

Традиційний підхід до управління виробництвом передбачає орієнта­цію в першу чергу на ефективне й економічне використання фінансових і матеріальних ресурсів при досягненні підприємством поставленої мети.

В останні два десятиліття зі зростанням розуміння ролі людини в процесі виробництва зростає увага до трудових ресурсів і їхньої ролі в організації функціонування підприємства, що знайшло відображення у формуванні особливого напрямку аудиторської діяльності — аудита в трудовій сфері, що дозволяє переконатися: трудовий потенціал підпри­ємства, організації використовується повністю, ефективно.

У практиці західних країн значення трудових ресурсів і ставлення до них як до найважливішого фактора, що забезпечує прибутковість діяль­ності фірми, уже давно підтверджено існуванням на підприємствах спе­ціальних управлінь трудовими ресурсами, у функції яких включаються організація трудової діяльності персоналу підприємства, а також аналіз ефективності цієї діяльності, тобто вони значно ширші, ніж функції тра­диційних відділів кадрів українських підприємств, націлених переважно на контроль за дотриманням законодавства при найманні, звільненні, використанні відпусток.

Аудити у трудовій сфері — це періодично проводжувана система захо­дів зі збору інформації, її аналізу й оцінки на цій основі ефективності діяльності підприємства з організації праці і регулювання соціально-тру­дових відносин.

Об'єктом аудита в трудовій сфері є трудовий колектив, персонал під­приємства, його діяльність. З метою аудита персонал підприємства і його діяльність представляються у вигляді системи показників, що дозволя­ють охарактеризувати:

результативність, ефективність функціонування трудового потенціалу,

ефективність організації соціально-трудових відносин,

ефективність систем мотивації й оплати праці,

раціональність методів оцінки праці,

ефективність організації робочих місць, розподілу робіт,

ефективність використання робочого часу і т. д.

При цьому оцінка ефективності діяльності трудових ресурсів може розглядатися як головна, глобальна мета аудита. Оцінки ж ефективності трудових відносин, мотивації й оплати праці можуть виступати етапни­ми, проміжними, супровідними цілями.

Аудит дозволяє переконатися у взаємній відповідності діяльності під­приємства з управління персоналом і стратегії його розвитку, а також взаємній відповідності регламентації соціально-трудових відносин і зако­нів, правил, інструкцій і методик, що визначають цю діяльність. За ре­зультатами аудиторської перевірки можуть бути визначені напрямки для встановлення чи зміни удосконалення стандартів. Перевірка сприяє кад­ровим перестановкам, які поліпшують якісний склад трудових ресурсів, просуванню більш перспективних співробітників і розвитку їхньої твор­чої активності. Стосовно роботи безпосередньо з кадровими службами підприємства, то тут аудит дозволяє підвищити роль кадрових служб, наблизити їхню діяльність до мети і завдань підприємства, загострити їхню увагу на найважливіших питаннях.

Багатогранність і об'ємність (різноманітність) цілей аудита в сфері праці і соціально-трудових відносин фірми дозволяє ставитись до цієї процедури як до складного явища, що заслуговує самостійного вивчення.

Аудит у трудовій сфері може бути розглянутий у трьох основних аспектах:

1) організаційно-технологічному,

2) соціально-психологічному,

3) економічному.

В організаційно-технологічному аспекті аудит — це перевірка доку­ментації й аналіз показників, що свідчать про легітимність і ефективність діяльності підприємства. У вітчизняній економіці праці аналіз трудових показників на підприємствах завжди розглядався як невід'ємний елемент організації праці і трудових відносин. У цій сфері був накопичений певний конструктивний досвід, який може і повинен бути ефективно вико­ристаний. У західній практиці аудит у трудовій сфері звичайно включає аналіз даних, що відносяться до програм розвитку трудових ресурсів, у тому числі показників плинності кадрів, скарг, прогулів, невиходів на роботу, виробничого травматизму, ставлення персоналу до роботи і сту­пеня задоволеності працею.

У соціально-психологічному аспекті аудит у трудовій сфері — це оцінка соціально-трудових відносин на підприємстві, що включає поряд з ви­вченням документації проведення самостійних опитувань, анкетувань, індивідуальних і колективних бесід, інтерв'ю з працівниками різних рів­нів і категорій. У такий спосіб виявляється оцінка працівниками соціаль­но-трудових відносин на підприємствах, основні фактори трудової моти­вації і резерви удосконалення діяльності фірми із суб'єктивних позицій.

Економічний аспект аудита в трудовій сфері — це визначення:

1) конкурентоспроможності підприємства в трудовій сфері, що оціню­ється шляхом порівняння економічних і соціальних показників діяльнос­ті підприємства з законодавчо встановленими нормами і нормативами чи із середніми і кращими в галузі показниками на аналогічних підприєм­ствах;

2) ефективності функціонування служб управління трудовими ресур­сами, виявлення їхньої ролі в підвищенні конкурентоспроможності під­приємства;

3) економічної ефективності самого аудита, порівняння витрат на про­ведення аудиторської перевірки з її результатами.

Подібно до фінансових перевірок аудит у трудовій сфері повинен про­водитися періодично, щоб переконатися у виконанні поставлених задач. Аналіз і оцінка якогось одного показника чи явища у відриві від інших не дають бажаного результату, — необхідний комплексний аналіз, що при­пускає вивчення рівня і динаміки будь-якого окремого показника в тіс­ному взаємозв'язку зі змінами рівня і динаміки всіх інших. Найбільш ефективна перевірка, яка гарантує повну і достовірну інформацію про результати впровадження програм управління і розвитку персоналу, роз­глядається як внесок у вирішення стратегічних задач організації.

Перевірка програми розвитку трудового потенціалу, як правило, зосе­реджена на аналізі функціонування служби розвитку персоналу і її від­ділів. Але перевірка не повинна обмежуватися лише цим. Вона передба­чає також вивчення організації управління персоналом на даному під­приємстві, включаючи аналіз діяльності управляючого персоналу на різ­них рівнях управління. Найбільша увага повинна бути надана оцінці ефективності діяльності служби розвитку персоналу на оперативному рівні в залежності від її впливу на поведінку і ставлення до роботи співробітників і обсягу її послуг менеджерам і службовцям.

Перевірка сама по собі дає лише необхідну інформацію про стан справ на підприємстві, яка реального практичного значення може і не мати. Тільки підготовка на її основі програми перетворення соціально-трудо­вих відносин і розробка алгоритмів управлінських рішень з практичних ЇЇ здійснень можуть реально вплинути на ефективність діяльності під­приємства.

Здійснення перевірки допускає поділ роботи на кілька етапів: підго­товчий, що включає розробку підходів до проведення перевірки; етап збору інформації; етап аналізу й обробки інформації; етап оцінки ефек­тивності аудиторської перевірки. Основний зміст цих етапів ми і пропо­нуємо розглянути далі.

Підготовчий етап аудиторської перевірки

Аудит — це форма науково-практичного дослідження. Тому важливо, щоб його результати були засновані на об'єктивних, порівняльних і досто­вірних даних. При перевірках допускається використання будь-яких ви­дів документації з праці і трудових відносин. Додатково до аналізу доку­ментації проводиться опитування менеджерів, управляючих трудовими ресурсами, працівників відділів кадрів і служби управління персоналом, вибіркового числа осіб керівного персоналу і підлеглих.

Одним із найважливіших завдань аудиту в трудовій сфері є, як відзна­чалося вище, визначення ефективності здійснення програми управління і розвитку трудових ресурсів (мається на увазі, що така програма існує на кожному підприємстві). Тому перед початком перевірки цілі і задачі програми повинні бути чітко визначені, а якщо необхідно, уточнені. Це особливо важливо, якщо в перевірці беруть участь зовнішні ревізори. Ця перевірка повинна включати принаймні три цільові функції:

— оцінку взаємозв'язку і несуперечності загальнодержавних законів, галузевих інструкцій і внутріфірмових правил і установок;

— оцінку відповідності програми організаційним цілям підприємства, її обґрунтованості і напруженості;

— оцінку ходу виконання програми.

Крім цього, необхідно ретельно перевірити правила і методики, щоб визначити, наскільки вони відповідають поставленим задачам.

Чисто технологічно процес аудита трудових ресурсів, як вважають фахівці, повинен складатися із шести ступенів.

Перший — формалізація ідеї проведення аудиторської перевірки, визна­чення ЇЇ цілей і гіпотетичних вигод для підприємства від її проведення.

На другому ступені добирається персонал для організації перевірки, і в разі потреби проводиться його навчання.

Третій ступінь — збір звітних даних по роботі з кадрами на різних рівнях управління трудовими ресурсами.

Четвертий — попередня підготовка звітів з перевірки й обговорення їх з лінійними керівниками.

П'ятий — надання звіту керуючому персоналом і вироблення разом з ним основних рекомендацій—як удосконалити управління.

Шостий — впровадження коригувальних заходів у процес життєдіяль­ності підприємства.

Для проведення перевірки можна залучати співробітників даного під­приємства чи представників інших організацій. У кожному з цих підхо­дів є свої переваги і недоліки. Свої працівники більше знають про орга­нізацію, і їм легше визначити, які аспекти потребують оцінки, їм прості­ше проводити опитування й анкетування, тому що вони в меншій мірі розглядаються перевіряючими як погроза, тобто щось вороже. Разом з тим їм складніше подивитися на проблеми «зі сторони», вони самі багато в чому звиклись з існуючим порядком, а отже, їм украй важко бути абсолютно об'єктивними в оцінках.

Такі якості, як об'єктивність і незалежність, більше притаманні зов­нішнім ревізорам, яким нема необхідності піклуватися про «честь фір­ми», вони не залежать від керівників підприємства і які, нарешті, будучи фахівцями у сфері персоналу, у курсі найновітніших ідей і досягнень. Найбільш ефективним можна вважати залучення до проведення аудита зовнішніх перевіряючих, які мають досвід як в організації праці і управ­лінні трудовими ресурсами на підприємстві, так і в питаннях трудового права. Це доцільно, оскільки організація праці тісно пов'язана з трудо­вим законодавством, а оцінка легітимності діяльності фірми є однією з цілей аудита.

Збір інформації

Розглянемо більш детально основні джерела інформації, яку використо­вують при проведенні аудита в трудовій сфері. Такими джерелами є: зако­ни й інструкції, трудові показники, анкетування й інтерв'ю працівників.

Кількість законів і інструкцій, що регламентують управління працею, дуже велика. Передбачається, що підприємства (організації) відповідно до них розробляють власні програми і методики. Вище керівництво під­приємства може в результаті аудиторської перевірки ще раз уточнити, наскільки дотримуються законів і інструкцій управляючі різних рівнів. Рівні можливості занятості, техніка безпеки й охорона здоров'я, пенсійні програми — ось ті основні макроекономічні проблеми, реалізація яких на мікрорівні може бути перевірена в процесі аудита в трудовій сфері. Оцінку стану цієї роботи на фірмі можна дати не тільки на основі пере­вірки документації і звітності, але і на базі аналізу анкет, опитувальних листів, у результаті бесід із співробітниками.

Керівники підприємств повинні активно працювати над відповідністю діяльності організації законам і інструкціям, причому важливо не тільки розробити ефективні правила і методики, але й переконатися, що підлег­лі їх повністю розуміють. Дуже часто приймається як належне, що працівники. знають всі інструкції, щодо їхніх прав і обов'язків, однак досвід­чені аудитори переконані, що перевірка знання працівниками своїх поса­дових інструкцій, трудового законодавства так само необхідна, як і пере­вірка знань техніки безпеки й охорони праці.

Специфічна ціль аудиторської перевірки полягає в тому, що вона не тільки визначає, наскільки дотримуються в організації законів, правил й інструкцій, але й одночасно в ході індивідуальних і групових бесід і зустрічей зі співробітниками, аналізу матеріалів анкет і опитувальних листів дає можливість виявити застарілі інструкції і вимоги, що не були вчасно обновлені чи відмінені. Вихід із законотворчою ініціативою у вищі органи і подальше усунення таких обмежень може саме по собі стати джерелом зростання продуктивності праці чи принаймні полег­шить і спростить роботу менеджерів і персоналу.

Розглядаючи аналіз трудових показників підприємства як елемент аудиторської перевірки, варто здійснити науково обґрунтовану виборку з загального масиву показників найбільш репрезентативних з погляду впливу на ефективність і прибутковість підприємства. Аналіз показників може бути технічно спрощений і змістовно збагачений, якщо спочатку структуризувати їх за великими блоками типу: робоча сила, робочий час, якість праці, продуктивність праці, заробітна плата і т. д. Усередині кож­ного блоку доцільно акцентувати увагу на двох типах складових резуль­тативності праці — кількісної (екстенсивної) і якісної (інтенсивної). Так, якщо вести мову про показники робочої сили, то до екстенсивних нале­жать такі, як зміна загальної чисельності промислово-виробничого пер­соналу, зміна чисельності в окремих функціональних групах, зміна ква­ліфікаційного складу кадрів і т. ін., а до інтенсивних — коефіцієнт змін­ності, коефіцієнт виконання норм, коефіцієнт зайнятості на непрестижних роботах, коефіцієнт зайнятості активною роботою і т. ін.

На західних фірмах роботодавці ведуть реєстрацію даних за програма­ми розвитку трудових ресурсів у спеціальних формах для провірок реві­зорів з федеральних чи муніципальних органів. Крім того, багато підпри­ємців навчилися тримати під рукою якомога більше поточної інформації про свою діяльність, щоб уникнути тимчасової кризи в терміновому збо­рі даних. Перевірки проводяться там досить часто, причому іноді ініціа­торами їх стають незалежні громадські організації, що захищають інтере­си трудящих, і тоді від підприємця можуть терміново зажадати звіту, наприклад, про те, скільки жінок працює на підприємстві, на яких поса­дах, з якою оплатою, які тести застосовуються при доборі кадрів, нас­кільки вони обґрунтовані і які критерії є вирішальними при найманні співробітників, імена тих, хто проводив співбесіди з жінками, які бажа­ють улаштуватися на роботу, і кількість тих, кому відмовили. Така фор­ма аудита повністю спрямована на виявлення випадків дискримінації при прийомі на роботу. Аналогічна досконалість може бути виявлена і при інших видах аудиторських перевірок.

Джерелом внутрішньої інформації служать документація п звітність, у тому числі баланс трудових ресурсів підприємства, опису видів робіт і специфікацій, дані про витрати на наймання і звільнення, навчання і перепідготовку кадрів, анкети і тести для претендентів на роботу, рівень професійної захворюваності і виробничого травматизму і т. д. Статистич­ні показники стають більш доступними, якщо для їхнього збору, збере­ження й обробки використовується електронно-обчислювальна техніка. Комп'ютерні програми дозволяють технічно спростити і зробити більш змістовним аналіз даних.

Загальновизнано, то вплив ставлення до роботи і її оцінки на трудову поведінку працівника дуже великий. Оцінюючи задоволеність зайнятих роботою, підприємець звичайно цікавиться їхнім ставленням до робочого процесу, керівництва, взаємин у колективі і специфіки організації праці. На базі такої інформації можна робити організаційні зміни, що підви­щать у зайнятих рівень задоволеності працею. Один із найоб'єктивніших і найекономічніших підходів щодо одержання даних для проведення ор­ганізаційних змін — це проведення опитувань про ставлення зайнятих до роботи. Такі опитування, як правило, проводяться в масштабі всієї орга­нізації чи підприємства і при цьому респондент самостійно заповнює запитальники чи анкети. Спеціалісти з управління персоналом впевнені, що опитування зайнятих з приводу їхнього ставлення до роботи особли­во результативне для оцінки взаємовідносин у колективі, мотивації до праці, ефективності діяльності керівництва і системи винагород та ком­пенсацій.

Робота з проведення опитувань складається з декількох визначених етапів, що включають планування опитування, розробку запитальника, безпосереднє його використання, аналіз даних і формулювання рекомен­дацій з удосконалення організації праці, соціально-трудових відносин на підприємстві, планування і розробку заходів для реалізації рекомендацій.

Як правило, запитальники включають заяви типу: «Я маю повну сво­боду, при вирішенні, як виконати мою роботу» чи «Багато наших співро­бітників знаходяться під великим тиском» і т. п., справедливість яких респонденти повинні оцінити за визначеною шкалою, наприклад, від «цілком згодний» до «цілком не згодний». До розробки запитальників доцільно залучити психологів і соціологів: перші допоможуть сформулю­вати запитання так, щоб відповіді на них по можливості розкривали і підсвідомі оцінки працівників, другі — уключити взаємодоповнюючі і взаємоконтролюючі тези, щоб непрямим чином верифікувати вірогід­ність інформації.

Щоб витягти максимум інформації з відповідей на запитальники, не­обхідно ретельно проаналізувати результати, причому варто мати на увазі, що дані загального складу зайнятих, імовірно, розкриють ті системи управління трудовими ресурсами, які треба поліпшувати, однак, пробле­ми дрібних критичних груп зайнятих можуть бути загублені в загальній масі, коли оцінки всіх зайнятих узагальнюються й усереджуються. Оцін­ки тих, хто дуже незадоволений, будуть нейтралізовані оцінками тих, хто надзвичайно вдоволений. Щоб одержати більш чітку й об'ємну картину, потрібний груповий аналіз, причому принципом виділення груп можуть бути соціально-демографічні характеристики працівників, їхній стаж, професії, посади чи кваліфікація. Така диференціація підсилить адрес­ність напрацьованих рекомендацій.

Інший спосіб дізнатися думку службовців — це інтерв'ю. Інтерв'юери повинні розуміти, що задача інтерв'ю полягає в з'ясуванні того, як зро­бити фірму, підприємство більш ефективним і привабливим місцем ро­боти. Необхідно уважно вислухати співбесідника і спонукувати його го­ворити вільно. Надзвичайно важливо вести запис проблем, що вимага­ють втручання, і давати конкретну і негайну інформацію зайнятим про те, які заходи вживаються.

Фахівці стверджують, що якщо система інтерв'ю приводить до реаль­них перетворень в організації праці, всі витрати на організацію таких інтерв'ю окупаються у вигляді скорочення втрат рабочого часу і плин­ності, зменшення втрат і браку, поліпшення показників безпеки, зростан­ня продуктивності й у кінцевому підсумку більш високих прибутків.

Обробка й аналіз інформації

Однією з найбільш важливих функцій аудитора, як уже підкреслюва­лось, є аналіз отриманої інформації і її оцінка. Обґрунтувати оцінку організації праці на даному підприємстві можна:

— порівнявши її з організацією на аналогічних підприємствах, особли­во процвітаючих;

— використовуючи науково розроблені норми і рекомендації, опублі­ковані в літературі з організації праці, соціально-трудових відносинах, з посиланнями на середньогалузеві норми і показники;

— застосовуючи перехресні дані і системний тип перевірок і т. д.

Існують методики, що дозволяють дати оцінку ефективності управлін­ських заходів у вартісному вираженні. При розробці програм для оцінки вартості управління працею, трудовими ресурсами важливо включити в роботу сам персонал служби управління трудовими ресурсами.

Методи кількісної оцінки праці цієї категорії робітників не очевидні, далеко не всі з них здатні самі оцінити свою працю, тим більше, це майже недоступно іншим працівникам фірми. Отже, найважливішою за­дачею стає роз'яснення того, що насправді всі функції управління трудо­вими ресурсами кількісно вимірні, а їхня вартість може бути віднесена на рахунок прибутку підприємства.

Шляхом послідовних наближень визначається значна кількість дій, що можуть бути включені у формули виміру витрат. Як приклад наведе­мо процедуру розрахунку вартості витрат на наймання одного нового співробітника, використавши формулу:

де СВН — середні витрати фірми на наймання одного працівника, Р — витрати на рекламу, А — виплати агентству з працевлаштування, У — винагорода тим, хто дав рекомендації, Б — безкоштовне наймання, Н — загальне число наймань.

Така формула важлива для визначення статей витрат, оскільки багато з них не очевидні для тих, хто поверхово оцінює процес наймання. Під­ставляючи у формулу значення витрат підприємства на той чи інший вид діяльності з наймання працівників за місяць, треба мати на увазі, що реальна величина того чи іншого показника може бути позитивною чи рівною нулю. Зіставляючи витрати з кількістю проведених наймань, одержуємо показник витрат на наймання одного працівника.

Економічний смисл визначення даного показника стає зрозумілим, ко­ли аналогічно розраховуються витрати на звільнення одного працівника, а отже, і на плинність кадрів, про що докладніше буде говоритися нижче.

У сучасній економічній літературі широкого поширення набув термін «організаційна культура», що у трактуваннях різних авторів розглядаєть­ся як у широкому, так і в більш вузькому значеннях. У даному контексті організаційна культура розглядається як система дій з формування тру­дового колективу й управління ним, а також зі створення організаційних, економічних і соціальних передумов для високоефективної праці на під­приємстві, які разом визначають «дух фірми»: демократизм і корпора­тивність, стиль і традиції, менталітет і норми поводження тощо.

При загальному зростаючому інтересі до системи організаційної куль­тури, природно, що вона теж стає предметом перевірки, що, власне кажу­чи, включає обговорення з вищим керівництвом питання про те, як ви­являється організаційна культура і як на неї можна впливати. Це вима­гає серйозного опрацювання питань: які звіти заповнюються, на що ви­трачається робочий час службовців, як вони размовляють між собою, кому яка відповідальність надана? Важливо визначити основні групові інтереси і виявити існування найбільш впливових субкультур. Для цього недостатньо бесід з менеджерами, необхідно провести фундаментальні опитування і спостереження за визначений період часу. Таким чином, аудиторська перевірка може виявити резерви підвищення ефективності виробництва, вказавши на ставлення тих чи інших груп співробітників до форм і методів роботи керівництва, організації діяльності фірми, роз­міщення кадрів.

На додаток до вивчення організаційної культури, яке включає суб'єк­тивні оцінки і філософські дискусії, існують об'єктивні дані, що є показ­никами якості трудового життя, обстановки на роботі, оцінки навко­лишнього виробничого середовища. Варто ще раз підкреслити, що обста­новка на роботі може вплинути на мотивацію праці, якість ЇЇ виконання, задоволеність роботою і моральний стан працівників. Оцінити якість навколишнього виробничого середовища в організації можна шляхом ви­вчення визначених показників, використовуваних також для оцінки функцій служб управління працею і трудовими ресурсами і застосовува­ними в організаціях усіх типів і розмірів, наприклад показників плиннос­ті кадрів, кількості прогулів, пропусків через хворобу чи травми і т. п. Іншим джерелом інформації є відповіді працівників на анкети й опиту­вання з приводу їхнього ставлення до роботи, про мікроклімат у колек­тиві, взаємини з керівництвом, колегами і підлеглими і т. п.

Аналіз показників у ході аудиторської перевірки може бути викона­ний з різною глибиною. Так, якщо докладний аналіз показників почина­ється з показника плинності кадрів (який, наприклад, у США розгляда­ють як одну з причин, що не дозволяє цій країні наздогнати за рівнем продуктивності своїх закордонних конкурентів), для того щоб цей показ­ник дав об'єктивну картину обстановки на роботі, потрібно насамперед розділити всі звільнення як неминучі (у зв'язку з вступом у шлюб, вагіт­ністю, хворобою, смертю, поверненням до навчання і т. п.) і ті, яким адміністрація могло б запобігти шляхом кращого добору працівників, їхньої професійної підготовки і навчання, управлінського контролю, по­ліпшення умов праці, рівня зарплати і можливостей зростання.

Показник числа звільнених — не єдиний, що заслуговує на увагу, важливі також якісні характеристики працівників, які покидають підпри­ємства, їхній стаж роботи, досвід, кваліфікація. Це говорить про те, нас­кільки стійке кадрове ядро підприємства, які резерви поліпшення трудо­вої мотивації працівників і підвищення конкурентоспроможні даної фір­ми в залученні і збереженні висококваліфікованих кадрів.

Для визначення справжніх причин добровільних звільнень, які далеко не завжди сформульовані в заяві працівника, на багатьох фірмах прово­диться гак зване «вихідне» інтерв'ю упродовж останнього тижня роботи. Звичайно це входить у функції служби кадрового управління, оскільки працівники більш відверті з тим, з ким вони вже спілкувалися раніше, а крім того, фахівці служби мають досвід проведення подібних інтерв'ю з максимальною інформаційною користю для підприємства.

Однак вірогідність причин звільнення, які називають робітники в ході вихідного інтерв'ю, залишається під сумнівом. Багато працівників, до­тримуючись правил розставатися по-доброму, думають, що відверта кри­тика організації праці на залишеному підприємстві може зашкодити їх­нім інтересам у майбутньому. Для підвищення вірогідності даних досвідчені кадровики рекомендують переконати тих. хто звільняється, в тому, що інформація, отримана від них, буде використана винятково в конст­руктивному, а ніяк не в мстивому ключі. Цьому сприяє також стандар­тизація включених до інтерв'ю запитань і перепровірка причин звільнен­ня працівника шляхом зіставлення з інформацією, отриманою від управ­лінського персоналу й інших співробітників. При проведенні вихідного інтерв'ю той, хто звільняється, розглядається як людина, яка знайшла в роботі організації недоліки, з якими вона не змогла упоратись, а тому її відповіді на запитання стають надзвичайно важливим джерелом інфор­мації про резерви, яких, можливо, не помічає керівництво. Таке ставлен­ня виражається в запитаннях типу: «Що Вам найбільше подобається в роботі фірми?», «Що Вам найменше подобається в роботі фірми?», «На­скільки справедливо оцінюється робота на фірмі?», «Як Ви оцінюєте обстановку на підприємстві?»

Уточнити багато яких оцінок і поглядів колишнього працівника до­цільно шляхом «поствихідного» інтерв'ю, проведеного особисто чи за телефоном через 2-3 місяці після звільнення працівника. На цей період працівник стає більш незалежним від колишнього начальства і може стати відвертішим, а крім того, вже має можливість порівняти своє ста­новище на колишній роботі з новим, отже, його оцінки можуть бути значно об'єктивнішими.

Зрозуміло, подібна діяльність вимагає багато часу і сил, тому надзви­чайно важливо забезпечити її результативність, тобто на основі аналізу й обробки даних виявляти і здійснювати заходи для запобігання плин­ності, що можуть мати як апріорний характер (більш ретельний добір співробітників з урахуванням запобігання ще на цій стадії причин доб­ровільних звільнень працівників), так і апостеріорний (цілеспрямовану роботу з утримання на підприємстві кадрових працівників).

При аналізі й оцінці в процесі аудита ефективності використання фонду робочого часу втрати робочою часу за аналогією з неминучими і добровільними звільненнями можуть бути розділені па неминучі і ті, яким можна було б запобігти. Так, невихід на роботу через хворобу, нещасний випадок, серйозні сімейні обставини і т. ін. може бути віднесе­ний до неминучих утрат робочого часу. Утратами робочого часу не вва­жаються чергова відпустка, свята чи заздалегідь обумовлені офіційно оформлені відпустки.

У вітчизняній практиці аналіз показників використання робочого ча­су, як правило, проводиться в напрямку з'ясування причин, частоти, роз­мірів утрат фонду робочого часу і ступеня ущільнення робочого дня.

Оцінка показників ефективності використання робочого часу буде повнішою, якщо з відомим ступенем умовності також розділити ці показ­ники на кількісні (екстенсивні) і якісні (інтенсивні). Тоді, наприклад, до екстенсивного можна віднести такі показники, як втрати фонду внутрізмінного робочого часу, втрати фонду змінного робочого часу, втрати робочо) часу за рахунок знецінення праці (брак, відхилення від нор­мальних умов технології й т. ін.). Тут можливий розрахунок цілого ряду широко застосовуваних у вітчизняній практиці показників і коефіцієн­тів.

Аналіз статистики втрат робочого часу дозволяє визначити проблемні зони — ті галузі, професії чи групи працівників, у яких зберігається найвищий рівень невиходів на роботу, втрат робочого часу, або ж у яких він стрімко зростає. Така інформація важлива як для аудиторів при під­веденні підсумків міжгалузевих і міжрегіональних порівнянь і зіставлень з ефективністю організації виробництва, так і для працівників кадрових служб при прогнозуванні надійності того чи іншого працівника, виходя­чи з належності його до визначеної соціально-демографічної, кваліфіка­ційної, професійної групи.

Одна із задач аудитора — показати керівництву організації серйоз­ність економічних втрат від пропусків робочого часу. Це можна зробити, якщо дати характеристику втрат у грошовому вираженні. У вартість однієї невиправдано загубленої години робочого часу включаються се­редня годинна заробітна плата, витрати на пенсії, допомогу робітникам, виграти на утримання адміністративного апарату, накладні витрати.

Навіть якщо роботодавець вважає рівень витрат робочого часу і витра­ти на них прийнятними для своєї організації, для виявлення резервів поліпшення організації виробництва аудитору належить вивчити статис­тику аналогічних галузевих показників і перевірити, чи відповідає мето­дика розрахунку показників на підприємстві галузевій. Ефективне уп­равління трудовими ресурсами вимагає, щоб керівники вели індивіду­альний облік явки, стимулювали зразкову явку, а проти хронічних про­гульників приймалися прогресивні дисциплінарні заходи.

Поряд зі статистикою втрат робочого часу роботодавці повинні вести й облік професійних захворювань і виробничих травм, оскільки втрати робочого часу з цих причин складають самостійну значну групу. Деталь­на інформація про нещасні випадки чи травми дає основу для аналізу проблемних зон з погляду умов праці, удосконалення системи охорони праці і стимулювання персоналу з підтримки безпеки і збереження здо­ров'я.

Цей методичний підхід застосований і при аналізі інших трудових показників, таких як продуктивність праці, оцінка виконуваних робіт, ефективність навчання і підготовки кадрів тощо.

Ефективність аудиту в трудовій сфері

По завершенні роботи повинен бути підготовлений підсумковий мате­ріал, що включає доповідь про результати аудиторської перевірки, оцін­ки і рекомендації. Можлива підготовка декількох спеціалізованих доповідей, орієнтованих на різні рівні управління трудовими ресурсами і, відповідно, насичених різним фактичним матеріалом та в яких містяться різні рекомендації. Отже, результати перевірки можуть принести макси­мальну користь усім працівникам, зацікавленим у процвітанні своєї фір­ми. Таким чином, формується реальне уявлення про результативність аудита — завершального етапу цієї дуже складної роботи.

Ефективність аудиту може виступати в чисто економічній формі, со­ціально-економічній, соціально-психологічиій чи являти собою їхній комплекс, що найбільш реалістично. При цьому ефективність може бути прямою чи непрямою, з чітко визначеними тимчасовими рамками чи без них.

Найбільш очевидними вигоди від проведення аудиту із трудовій сфе­рі стають тоді, коли вони переведені на мову реальної грошової виго­ди для підприємства. Аналіз «витрати—вигоди» — це аналіз витрат на визначені функції, наприклад на навчання, у грошовій формі порівня­но з непрямими вигодами, такими як ставлення до праці, здоров'я, без­пеки.

Аналіз «вартість — ефективність» — це аналіз витрат на визначені функції в грошовій формі порівняно з грошовими витратами, такими, як зростання виробництва, скорочення простоїв і т. д.

Приміром, загальна ефективність розроблених за підсумками прове­дення аудиторських перевірок програм роботи з запобігання чи скоро­чення плинності на підприємстві може бути розрахована як співвідно­шення результатів — економії від скорочення плинності і витрат — ви­трат на утримання кадрової служби. При цьому економія за рахунок скорочення плинності включає прямі витрати: безпосередньо на звіль­нення працівника (співбесіда, оформлення документів і т. п.), витрати на наймання нового працівника, витрати на навчання нового працівника, і непрямі витрати: зниження продуктивності праці працівника в період перед звільненням, погіршення моральної ситуації в колективі, збільшен­ня понаднормового навантаження інших зайнятих у зв'язку з появою вакансії.

При всій важливості статистичних і розрахункових джерел інформації для визначення ефективності програм реалізації пропозицій, сформульо­ваних за підсумками аудиторської перевірки, переоцінка кількісного під­ходу може привести до висновків, що здаються об'єктивно обгрунтовани­ми, але не дають уявлення про те, наскільки споживачі послуг служб трудових ресурсів справді задоволені роботою цих служб. З'ясування цього передбачає періодичне вивчення думки клієнтів про якість нада­них послуг, а в тій чи іншій ситуації клієнтами можуть бути керівники й управлінці, наймані робітники і керівники профспілок. Реакція спожи­вача може бути отримана через вивчення думок, індивидивідуальні бесіди з працівниками, групові зустрічі, письмові й усні коментарі управлін­ців і середнього керівного персоналу до статистичного аналізу й ін.

Аудит у трудовій сфері може бути використаний і для кадрових пере­становок у колективі. Якщо організація хоче залишитися конкуренто­спроможною, вона повинна періодично проводити перестановку кадрів. Аудит у трудовій сфері допомагає менеджеру виявити приховані досто­їнства і недоліки працівників, визначити, наскільки велике, на їхню дум­ку, розходження між реальними і бажаними чи очікуваними умовами праці і ЇЇ оплати. Таким чином, перевірка стає науково обґрунтованим стимулом кадрових змін, вона не тільки готує ґрунт для змін, але може стати і інструментом перестановок. Перевірка може бути використана як нейтральний засіб кадрових перетворень в очах керуючого персоналу, персоналу нижчої ланки, персоналу, який не входить до складу управ­ління трудовими ресурсами підприємства.

Для впливу на ефективність підприємства важливим елементом ауди-та в трудовій сфері є оцінка діяльності служб управління працею. Справа в тому, що багато років управляючих відділами трудових ресурсів відно­сили до другорядних службовців, діяльність яких не пов'язана з основ­ною метою підприємства і не може впливати на ефективність його робо­ти. Однак за останні роки зростання вартості робочої сили, втручання держави в економіку і пошук нових резервів підвищення продуктивності праці привели до зміни оцінки ролі служб управління трудовими ресур­сами в роботі фірми. У свою чергу, самі служби управління трудовими ресурсами розширили свою діяльність, для того щоб їхні дії більше від­повідали основним задачам підприємства. У ході аудиторської перевірки може бути дана експертна оцінка ступеня відповідності діяльності відді­лу управління трудовими ресурсами основним виробничим задачам під­приємства.

В ідеалі кожна з функціональних систем управління працею і трудо­вими ресурсами, а до таких, як показано вище, відносяться: планування персоналу, добір, набір, перепідготовка і підвищення кваліфікацій пра­цівників, розподіл робіт, система оцінки виконання робіт, винагорода за працю з урахуванням компенсацій, створення сприятливого психологіч­ного мікроклімату в колективі і т. д., повинна відповідати загальним задачам стратегічних програм розвитку підприємства. Тому для визна­чення загальної ефективності діяльності відповідних служб у ході аудита необхідно перевірити кожен з підрозділів і визначити, наскільки ефек­тивно і економно вони працюють.

Отже, аудит у трудовій сфері як елемент виявлення резервів підви­щення ефективності і прибутковості підприємства є одним із найбільш діючих факторів економічної політики підприємства, що особливо наоч­но проглядається в умовах переходу до ринкової системи. Чисто мето­дично аудит містить у собі як мікроекономічні, так і макроекономічні питання організації соціально-трудових відносин і охоплює практично всі елементи цих відносин. Систематичне проведення аудиторських пе­ревірок дає можливості правильно оцінити стан і розвиток трудових відносин на підприємстві в динаміці.