Контроль исполнения
Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания.
Особенностью системы документооборота электронных торгов, является необходимость не только отслеживать приближение срока исполнения документа, но и осуществлять контроль за имеющейся финансовой квотой, а также ходом исполнения процесса государственных закупок.
Технологическое описание подготовки и проведения электронных торгов с точки зрения документооборота.
Взаимодействие между участниками процесса подготовки консолидированного заказа устроено иерархически. На каждом уровне иерархии может формироваться новый документ, а может перерегистрироваться или согласоваться старый. Но, при переходе на следующий уровень, документ должен перерегистрироваться согласно технологии данного уровня.
На каждом уровне производятся технологически одинаковые операции, которые представляется возможным унифицировать. Минимальное число участников процесса 3:
Получатель (1 уровень) –> Заказчик (2 уровень) –> Администрация (3 уровень)
Процесс формирования плановых закупок начинается с составления Получателем Первоначальной заявки на покупку товара. Подготовленные и утвержденные заявки передаются Заказчику.
Заказчик, анализирует поступившие заявки и согласует с Получателем изменения, которые он считает нужным внести. На основании согласованных заявок Заказчик составляет Сводную заявку по наименованиям товаров и отправляет ее в Администрацию.
В Администрации каждая Сводная заявка визируется, уточняется и из принятых заявок формируется Консолидированный заказ по всем видам продуктов и всем Заказчикам. В случае возникновения несогласия с данными, указанными в Сводной заявке, ее возвращают Заказчику для изменения. Подготовленный проект консолидированного заказа посылается на визирование и утверждение.
Утвержденный проект консолидированного заказа вместе с зарегистрированным Постановлением о порядке формирования и размещения государственного заказа рассылается всем Заказчикам, Организатору торгов и по утвержденному списку.
Важным шагом при подготовке торгов является подготовка конкурсной документации, которая формируется отдельно по каждому товару. В частности требуются документы правомочности, лицензии, наличие складов, наличие собственного транспорта.
Последним шагом при подготовке конкурса является объявление в СМИ о проведении конкурса, его условиях, приводится перечень конкурсной документации.
На основании результатов торгов создается Протокол результата проведения торгов, который рассылается Заказчику, в Администрацию и победителю торгов (Поставщик). На основании Протокола Поставщик формирует проект Государственного контракта на поставку товара, согласует его с Организатором торгов и Получателем. Согласованный Государственный контракт регистрируется Организатором торгов и рассылается Получателю и Поставщику. Описанная схема хождения документов приведена на рисунке 5.
Рис. 5. Схема документооборота формирования плана закупок
Заметим, что в приведенной схеме описаны только процессы, касающиеся документооборота, сопровождающего процесс электронной торговли, а не сам этап проведения торгов.