Тема 24. Специфика подготовки и проведения электронных торгов

Подготовка и проведение электронных торгов состоит из следующих важных частей:

• сбор и консолидация заявок;

• проведение конкурсов;

• заключение и исполнение контрактов.

Использование Интернет, как глобальной информационной и технологической среды для развития электронной торговли, безусловно, способствует развитию экономики республики. Говоря об организации электронных торгов, нельзя забывать и о традиционных способах передачи информации – на твердых носителях, по крайней мере, на этапе сбора первичной информации.

Если говорить о типовой системе документооборота, то следует отметить, что обычно выделяется две его составляющие: делопроизводственная и документная. Основными операциями делопроизводственной составляющей являются: разделение документов по потокам, регистрация их внутри потока, контроль исполнения, рассылка на ознакомление. На вторую составляющую ложится решение задачи подготовки документов, их согласование, анализ данных о выполнении заданий, являющийся неотъемлемой составляющей управления предприятием. Важную роль в обоих случаях играет возможность отправки документа по маршруту для согласования, визирования или ознакомления. При этом маршруты могут быть как параллельные, для одновременного процесса ознакомления, так и последовательные (в случае визирования). Следует отметить, что управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания.

Когда говорят о документообороте торговых операций, особенно в части государственных закупок, то, как правило, рассматривается движение документов только, начиная с этапа подготовки торгов. Почему-то считается, что план закупок на год уже утвержден, и вопрос сбора заявок, на основании которых он сформирован, выносится за рамки системы документооборота.

На самом же деле, этап сбора первичных заявок, их согласование с вышестоящей организацией, утверждение в администрации региона – это тоже документооборот, только документооборот специализированный.

Действительно, подготовленные первичные заявки, завизированные и утвержденные в организации, отправляются в вышестоящую организацию, там регистрируются, рассматриваются, возвращаются назад на доработку, корректируются и опять отсылаются «наверх». Процесс итеративный и достаточно длительный, несмотря на то, что сроки выполнения каждой операции ограничены.

Окончательный вариант плана закупок, построенный на основании поступивших заявок, проходит длительный этап согласования в администрации, рассылается по утвержденному списку для ознакомления и ставится на контроль. Затем документ поступает Организатору торгов, где на основании полученной информации строится график проведения торгов.

Налицо все типовые операции, присущие документооборотной системе.

Тем не менее, несмотря на явную типовую документооборотную функциональную структуру, документооборот для электронной торговли имеет ряд специфических особенностей, характерных именно для этой предметной области.