3.1. Загальні положення щодо написання тексту

Коло питань: ікни ииюсші імітишш-гкшпого чтию <)ик\тчі-п.ін. кччхшкіїтччш пі т чи тсмнп; »< іі"г<ш с.іели'нтп тсксіт (іик\ менти; іцикш ш нн), иишьки >>п ис ту Оокужчіпні

1. Загальні положення щодо написання тексту.

2. Класифікація документів за способом викладення матеріалу.

3. Граматична форма ділових документів.

4. Синтаксичні конструкції ділових документів та їх особливості.

5. Застосування мовних засобів.

6. Синоніми та пароніми в діловому мовленні.

7. Особливості складання ділових листів.

Використовуючи мову в своєму повсякденному житті, всі лю­ди (залежно від потреби) вдаються до різних мовних засобів.

Мовний стиль — це сукупність мовних засобів вираження, зу­мовлених змістом і цілеспрямованістю висловлювання.

Діловий стиль — це стиль підготовки найрізноманітніших службових документів, і йому властива стилістична строгість, точність, логічність та аргументованість викладу.

Неоціненним скарбом народу, найповнішим літописом його духовного життя є мова. У глибинах мови є філософський розум, витончений естетичний смак, справді поетичне чуття, праця зо­середженої думки, сила надзвичайної чутливості до наитонших переливів у явищах природи, найсуворіша логіка, високі духовні злети.

Виховувати в собі повагу до мови, якою розмовляєш і пишеш, — це передусім шанувати себе, виявляти повагу до свого народу, його історії, культури.

Першу граматику в сучасному її розумінні як науки про фор­ми і використання слів склав у II ст. до н. є. учень Аристарха Діо-нісій Фракійський. До того часу граматика означала мистецтво читання і письмового мовлення.

Ще О.Потебня підкреслював роль мови у створенні і форму­ванні понять, категорій думки в логіці процесів мислення [86].

Особливості офіційно-ділового стилю документів

Особливістю мови, що проявляється в доборі, сполученні та організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування, є її стиль. Відповідно до основних функцій мови розрізняють та­кі функціональні стилі: науковий, публіцистичний, художній, розмовний та офіційно-діловий.

Будь-яка інформація потребує мови, якою вона буде запису­ватися, передаватися та сприйматися. Цей складний процес мо­же здшснюватися за допомогою спеціальної термінології — ос­новного компонента будь-якого функціонального стилю.

У різних сферах життя економічній, соціально-політичній і культурній — стиль ділового спілкування складався під впливом необхідності викладати факти з граничною точністю, стислістю, конкретністю, не допускаючи двозначностей.

158

159

Офіційно-діловий стиль — це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обся­гом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом пов'язані з діловою сферою спілкування, тож у мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення.

Мові ділових паперів властиві стилістична строгість, об'єк­тивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності та суб'єктивної оцінки. Це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, хоча зне-особленість манери викладення є характерною ознакою мови до­кумента.

Оскільки документи пов'язані з правовими нормами, об'єк­тивність у стилі викладення підкреслюється їх стверджуючим та наказовим характером. Переважно документи складаються для того, щоб подана в них інформація або була взята до відома, або відповідне рішення було обов'язково виконане. Такі документи опираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і лаконічний, і це має бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів. Характерною особливіс­тю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретно­му значенні.

Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову роз­галуженість. Основне призначення офіційно-ділового стилю — регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуго­вувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловий стиль — це стиль, який звернутий до інте­лекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками. Особли­вості писемної форми (порівняно з усною) такі:

• відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;

• не завжди відомі кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

• писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на ус­ну як на своє джерело;

• наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватися, наприклад, паспорт);

160

• монологічний характер писемних текстів, потенційно необ­межена кількість копій;

• наявність системи графічних знаків, властивих тільки пи­семній формі;

• спілкування не пряме, а опосередковане, що також зумов­лює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, по­ліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та струк­тури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітератур­ного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповіда­ють загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Діловий стиль визначають такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладення фактів, гранична чіткість у висловлюванні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше — усталені словесні формули, які закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковийкомпонент. Наявність стандартних вис­ловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше — це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше — це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, ви­нести догану, брати участь тощо.

Ускладнені — що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винес­ти сувору догану тощо.

Складні — мають у своїй структурі два простих кліше, які по­єднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних ви­ дах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від

161

змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплен­ня за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідов­ність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого є представниками певних організацій, закладів і виражають їхні ін­тереси — тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим проя­ви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспіль­но-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

Нові поняття, значення, їх відтінки, утверджуючись у свідо­мості людини, в спілкуванні, входять у загальний вжиток внаслі­док їх закріплення в тексті.

Комунікативні якості тексту документа

Текст (як головний елемент будь-якого документа) має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, роз­кривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Як факт мовлення текст є окремим індивідуальним (або ко­лективним) твором, продуктом мовлення. За логіко-психологіч-ними ознаками текст становить одиницю, яка виражає судження. З інформаційного погляду текст є цілісним і зв'язним повідом­ленням, складеним для передавання та збереження інформації.

Проблеми відтворення специфіки ділового тексту безпосеред­ньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонен­та одиниць різних рівнів мови — ділової, термінологічної лекси­ки, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо.

Основними рисами тексту ділових документів є:

• нейтральний тон викладення змісту лише у прямому значенні;

• точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладення фактів;

• документальність (кожний папір повинен мати характер доку­мента), наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що надає можливість довго зберігати традиційні стабільні форми;

• наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

• сувора регламентація тексту.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та ад­ресатом документа майже завжди є організація в цілому.

На думку вчених, визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умі­лого, грамотного,'Ж»гічно послідовного викладення матеріалу за­лежить культура писемного ділового мовлення.

Саме текст і фактична реалізація його — це та проблема ви­роблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, уміння користу­ватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст повинен мати такі комунікативні якості: стислість, пос­лідовність викладення матеріалу, лаконічність, смислову точність, логічність, об'єктивність, простоту, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стан­дартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логіч­них елементах.

Основні елементи тексту документа

Підготовка текстової частини документа — одна з найважли­віших операцій, що визначає культуру документування.

Текст (лат. Іехгшп — тканина, зв'язок, побудова) — висловлю­вання, що складається з певної кількості речень, має структурну і змістову завершеність. До ознак тексту належать: визначена кількість речень та наявність теми і основної думки; послідов­ність та завершеність викладення; граматичний і змістовий зв'язок між реченнями.

Текст документа складається з логічних елементів: вступу, до­казу та закінчення.

162

163

Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія пи­тання, зазначається привід, що став підставою для створення тощо).

Доказ містить суть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посилан­нями на законодавчі акти, інші аргументи).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено доку­мент. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне за­кінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, па­сивне — інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалі­зації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мов­них засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для форму­вання умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

• тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя: оцінку ділових і моральних якостей фа­хівців різних галузей народного господарства; звіти, інфор­мацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;

• тексти документів роблять можливими спостереження різ­номанітних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його ко­мунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (кому­нікативної, волюнтативної тощо), створюючи на їхній осно­ві лексико-тематичні групи;

• тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; вико­нувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види доку­ментів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодіва­ти змістом тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;

• тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок їх оформлення; на компонування їхніх ло­гічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері ви­робничої діяльності.

У практиці сучасного діловодства вироблено загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечу­ють реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, до­держання лексичних, граматичних та стилістичних норм.

Правила підготовки тексту документа

Готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виража­ють стандартні аспекти змісту.

Наприклад:

• згідно з Вашим проханням...

• відповідно до Постанови Кабінету Міністрів...

• у порядку обміну досвідом...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки фор­мулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.

5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення при-чинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, як­що, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої пере­конливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояс­ нює лише одне слово головного, воно, зазвичай, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення належить до групи присудка в голов­ному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).

Наприклад:

«З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину» або: «Нарада тривала менше ніж годину, з огляду на те, що...»

164

165

7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівнико­ ві звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викли­ кали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієп­ рислівниковий зворот починає, а не завершує фразу.

Наприклад:

«Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись...

Розглянувши поданий на затвердження проект документа...»

8. Замінювати займенники іменниками.

9. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктив­ного ставлення до викладеного. Тон службового документа ней­тральний.

10. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.

Наприклад: «Колегія ухвалила. Ректорат затвердив».

11. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

12. Вставні слова на початку речення сприяють точності і яс­ності висловлювання (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безпе­речно, безумовно, без сумніву, на жаль, по-перше, отже, звичайно, до речі).

13. Не прийнято вживати особові займенники замість іменни­ків (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).

14. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).

15. Деякі реквізити документів (слова «Порядок денний», «Слухали», «Виступили», «Ухвалили», «Затверджую», «Погодже­но», «Видати» та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле — 2,5-3 см, праве — до 1см.

16. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах докумен­тів, прізвищах.

17. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах — зліва вгорі, на штам­пі, або після назви документа. Далі, внизу, в тому самому рядку, де записано дату, ставлять свій підпис (точніше, розпис), ще далі, в дужках, — ініціали й прізвище адресанта (-ів).