5.3. Проходження, опрацювання та

відправлення ділової кореспонденції

Коло питань шішачашн ічн-і.-н, <пил тчитинії.'У. м іишіш пиригіпк прспЮчсеїш» е)чк\ мептт « \птшпт рчГюта над <)<>-' ку ментами і тг)/юя)іш\. опрацкшініїч пні шспігічиічн Ліку-■.пчііпі- тспіпс\сини і с іск•прочши'п .чи'пікі

Визначення обсягів документообігу

Обсяги документообігу в установі визначаються з урахуван­ням всіх документопотоків за певний період часу, найчастіше за рік. У великих установах облік документообігу можуть проводити кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи.

При цьому кожен документ обліковується один раз.

Рекомендується окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу, де в чисельнику записано кількість оброблених в установі документів, а в знаменнику — кількість копій.

Наприклад: обсяг документообігу в університеті за рік стано­вить 1588/1965.

Вхідні і вихідні документи, незалежно від їх носіїв, облікову­ються на етапі приймання і відправлення кореспонденції (експе­диція, служба діловодства, секретар керівника).

Внутрішні документи підраховуються за місцем їх реєстрації чи підготовки. Крім того, слід пам'ятати, що всі внутрішні документи підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо). Облік цих документів може здійснюватися не лише в службі діло­водства, айв інших структурних підрозділах, наприклад, у відділі кадрів, бухгалтерії,службі маркетингу, відділі науково-технічної ін­формації тощо.

324

325

Розмножені примірники підраховують окремо в розмножу­вальному бюро, службі автоматизованої обробки документів, ви­давництві, друкарні тощо, застосовуючи при цьому прийняту в установі систему обліку.

Підрахунки ведуться за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (зазвичай — за видами) і вихідних документів. Для більш точного визначення обсягу документообігу варто врахову­вати і документи, що не підлягають реєстрації, оскільки для їх об­роблення також потрібно витрачати час. Це можна зробити за ре­єстрами вхідної кореспонденції.

Метою обліку документообігу є одержання необхідних даних для:

• розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу;

• розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодних процесів;

• визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців робо­тою з документами.

Періодичність підрахунку документообіїу визначає служба ді­ловодства. У великих установах документообіг обліковують кож­ного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтен­сивної роботи. Можна здійснювати підрахунок щоквартально. У невеликих установах достатньо підраховувати кількість доку­ментів за рік. Підсумкові дані обліку документообігу оформлю­ються довідкою у вигляді таблиці.

Форма довідки про обсяг документообігу, що вводится у па­м'ять комп'ютера й роздруковується з необхідною періодичніс­тю, подана в додатку 5.15.

Загальний порядок проходження документації в установі

На @&згляд першого керівника установи чи її власника переда­ються:

• закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

• постанови, розпорядження, рішення, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України,

• накази, розпорядження, рішення колегій міністерств та ві­домств;

• запити та звернення депутатів України;

• листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

• кореспонденція міністерств і відомств України, а також ор­ганів місцевої влади за підписом перших керівників;

• звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

На розгляд заступників керівника за напрямами подаються:

• доручення органів державного управління вищого рівня, до­повіді, інформація, листи, телеграми ї» інші документи;

• документація діяльності міністерств і відомств, а також ор­ганів місцевої влади (за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб).

Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішу­ватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає не­обхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.

Кореспонденція, що передається керпшикові, попередньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які виз­начають, кого треба ознайомити з документом.

У резолюціях повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа. Обов'язкові елементи резолюцій розглянуті в модулі 2.

Після розгляду отриманої документації керівником установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення та строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів, одержавши кореспонденцію від секрета-ря-референта, повинні перевірити правильність її надходження і зразу ж передати її на розгляд своєму керівникові. Вони ж мусять забезпечувати збереження, облік, оперативне проходження та опрацювання документації виконавцями.

Опрацьовані керівництвом підрозділів документи діловоди повертають секретареві-референтові, про що робиться відповід­на відмітка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

326

327

При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих до­кументів їх також заносять до журналу реєстрації вхідної корес­понденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-ре-ферент перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, на­явність необхідних віз. Неправильно оформлені документи по­вертаються виконавцеві.

Підписані керівництвом документи реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції, зразок форми якого наведено в додатку 5.8.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секре-тар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонден­ції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконав­цеві під розписку в цьому самому журналі.

! За:

Робота над документами в підрозділах

Діловодство в структурних підрозділах покладається керівни­ком на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєс­трація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та кон­троль за виконанням документів у підрозділі.

В установах, де опрацьовуються документи з паперовими носія­ми, відповідальний за роботу з документацією в підрозділі (діло­вод) щодня у встановлений час одержує документацію від секре-таря-референта чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті ос­таннього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер та дату одержання документа.

Подання документів на розгляд заступників керівника під­приємства за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з доручення­ми керівництва розглядаються негайно.

Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з ре­золюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Після розгляду доку­ментів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

328

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради Укра­їни, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод підрозділу без зат­римки передає на розгляд керівництву, а після повернення — ви­конавцям. При цьому він постійно контролює проходження до­кументів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.

Передавання взятих на облік у підрозділі документів від одно­го виконавця іншому здійснюється тільки через діловода, який:

• зберігає всі виконані документи в справах згідно із затвер­дженою номенклатурою;

• стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його буде заміщати, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи;

• робить відповідні відмітки в своєму журналі вхідної та вихід­ної документації;

♦ знімає, в разі необхідності, отриманий документ з контролю.

Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у доку­менті, виконавець робить на документі запис про результати роз­гляду та ставить свій підпис.

За вказівкою керівника структурного підрозділу з докумен­том, що надійшов для ознайомлення, діловод підрозділу озна­йомлює тих працівників, які мають безпосереднє відношення до його виконання. Спеціалісти підрозділу зобов'язані ознайомити­ся з документом, а в разі потреби зробити копію чи необхідні ви­писки.

Діловод підрозділу також стежить за тим, щоб усі зареєстрова­ні документи після виконання доручення і документи, передані для ознайомлення, без затримки поверталися для зберігання чи передавання секретареві-референтові (службі діловодства).

В установах, де налагоджений електронний документообіг, піс­ля реєстрації ЕРКК із прикріпленим документом пересилається через мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішен­ня з виконання документа, а далі — виконавцям документа від­повідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен ке­рівник чи виконавець наділяється певними правами, що дають змогу забезпечити організацію роботи з документами, макси­мально наближену до традиційної, за якої документи розклада­ються по сформованих ним відповідно до класифікатору справах,

329

і які або чекають початку виконання (у справі «Документи, що на­дійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у справі «Документи на виконанні»), або передані підлеглим із зазначен­ням контрольного терміну виконання (у справі «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами мусить бути забез­печено комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук не­обхідного документа, в тому числі й за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх докумен­тів за стандартною технологією також прикріплюються до ЕРКК. Вихідний документ, супроводжуваний відповідними реквізитами ЕРКК, може бути захищений електронним цифровим підписом, зашифрований і переданий адресатові.

Відмінність процесів опрацювання документів для автомати­зованого документообігу від цих самих процесів у електронному документообігу невелика.

Оскільки в автоматизованому документообізі використову­ються сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучу­ваність з паперовим документообігом, то нічого переважно ново­го в електронному його варіанті не міститься.

Дуже важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в СЕДД, є можливість автоматизації всьо­го процесу узгодження і затвердження документа, в тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Технологію електронного документообігу на цій стадії підтри­мують такі функціональні можливості системи:

• прикріплення до реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) електронного образу документа у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

• розмежування прав доступу до прикріплених файлів елек­тронного образу документа;

• надання кожній посадовій особі — учаснику діловодного процесу — свого особистого віртуального кабінету, чим до­сягається доступ посадової особи до документів, що нале­жать до її компетенції; ^в-иі

• розсилання електронних документів і доручень до них по мережі (по «кабінетах» виконавців);

• забезпечення процесу узгодження (візування) проектів до­кументів;

• здійснення повнотекстового і атрибутивного пошуку елек­тронних документів, включаючи віддалений повнотексто­вий пошук;

• відправлення електронною поштою або публікація на Інтер-нет-порталі установи електронних вихідних документів (з використанням електронної пошти), захищених за допомо­гою сертифікованих засобів;

• формування і оформлення справ, тобто групування викона­них документів у справи відповідно до номенклатури;

♦ архівне збереження електронних документів.

Основною одиницею обліку в системі залишається ЕРКК до­кумента, повнота реквізитів якої забезпечує можливість форму­вання статистичних і аналітичних звітів у різних інформаційних зрізах, оперативність пошуку.

Засвідчення та відправлення кореспонденйіі і

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправля­тися централізовано канцелярією або секретарем-референтом підприємства. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержан­ня від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати

працівникам документи без відповідної

їх реєстрації у службі діловодства

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

• правильність зазначення адреси кореспондента;

• наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

і# наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому

адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

330

331

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп