1.3. Перечень рабочих мест (подразделений) участвующих в решении задач, декомпозиция dfd по функциональному признаку
Рисунок 2. Декомпозиция по функциональному признаку
1.4. Описание взаимосвязей рабочих мест (подразделений) участвующих в решении задачи.
Руководство
Основные процессы: управление экономикой и финансами предприятия и организация производства и труда.
На основе финансового отчета из бухгалтерии формируется акт управления, директива которого влияет на деятельность организации производства и труда. Коммерческий директор занимается разработкой коммерческого предложения.
Отдел продаж
Основные процессы: формирование заказов, планирование сбыта продукции, составление отчетности.
Отдел продаж занимается формированием заказа на покупку, формированием отчета по продажам на основании отчета о закупках, заявок на заказ и сумм покупки из бухгалтерии.
Отдел логистики
Основные процессы: управление дефицитом, подготовка отчетов.
По указанию коммерческого директора на проверку дефицита формируется отчет о наличии дефицита, используя отчет об остатках и план закупок.
Бухгалтерский отдел
Основные процессы: составление финансового отчета, формирование счёт-фактуры.
Бухгалтер занимается составлением финансового отчета на основании кассового отчета и отчета по продажам, формированием счёт-фактуры, использует накладную на отгрузку товара.
1.5 Распределение функций между рабочими местами (подразделениями)
Руководство
Основные процессы: управление экономикой и финансами предприятия и организация производства и труда.
Отдел логистики
Основные процессы: управление дефицитом, подготовка отчетов.
Отдел продаж
Основные процессы: формирование заказов, планирование сбыта продукции, составление отчетности.
Бухгалтерский отдел
Основные процессы: формирование финансового отчета и счёт-фактуры.
2. Информационная модель задачи.
2.1 Связи рассматриваемой задачи со смежными задачами. Параметрическое описание задачи
Отдел руководства
Таблица 1. Спецификация информационных потоков руководителя
|
№ п/п |
Наименование потока |
Источник данных |
Носитель данных |
Единца времени |
Объём данных |
||
|
мини- мальный |
средний |
макси- мальный |
|||||
|
1 |
Коммерческое предложение (КП) |
Заказчик |
Электронный, файл |
1 раз в год |
|
|
1-10 МБ |
|
2 |
Корректировки КП |
РМ Коммерческого директора |
Электронный, файл |
Несколько раз в год |
|
0,5-3 МБ |
|
|
3 |
ТТН |
Поставщик |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
|
> 1000 символов |
|
|
4 |
Счет на оплату услуг поставщика |
Поставщик |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
|
> 1000 символов |
|
|
5 |
Отчет об остатках |
Склад подразделение |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
6 |
Финансовый отчет |
РМ Бухгалтера |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
7 |
Указание на проверку дефицита |
РМ Коммерческого директора |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
< 1000 символов |
|
|
|
8 |
Отчет о наличии дефицита |
РМ Логиста |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
9 |
Отчет о закупках |
РМ Менеджера по закупкам |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
10 |
План закупок |
РМ Менеджера по закупкам |
Электронный, файл |
1 раз в месяц |
|
0,5-3 МБ |
|
|
11 |
Заявка на заказ товара |
РМ Менеджера по продажам |
Электронный, файл |
Несколько раз в неделю |
0,1-0,5 МБ |
|
|
|
12 |
Заявка поставщику |
РМ Менеджера по закупкам |
Электронный, файл |
Несколько раз в неделю |
0,1-0,5 МБ |
|
|
|
13 |
Прайс-лист |
РМ Менеджера по продажам |
Электронный,Бумажный, документ |
Раз в квартал |
|
|
> 10000 символов |
|
14 |
Заявка на покупку |
Заказчик |
Электронный, файл |
Каждый день |
0,1-0,5 МБ |
|
|
|
15 |
Сумма покупки |
РМ Бухгалтера |
Бумажный, документ |
Каждый день |
< 1000 символов |
|
|
|
16 |
Отчет по продажам |
РМ Менеджера по продажам |
Бумажный, документ |
1 раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
17 |
ТТН внутр. |
Склад подразделение |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
|
> 1000 символов |
|
|
18 |
Кассовый отчет |
РМ Кассира |
Бумажный, документ |
Каждый день |
|
> 1000 символов |
|
|
19 |
Накладная на отгрузку товара |
Склад подразделение |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
|
> 1000 символов |
|
|
20 |
Указание на оплату услуг поставщика |
РМ Бухгалтера |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
|
> 1000 символов |
|
|
21 |
Счет-фактура |
РМ Бухгалтера |
Бумажный, документ |
Каждый день |
|
> 1000 символов |
|
|
22 |
Кассовый ордер |
РМ Кассира |
Бумажный, документ |
Каждый день |
|
> 1000 символов |
|
|
23 |
Счет на оплату |
РМ Кассира |
Бумажный, документ |
Каждый день |
< 1000 символов |
|
|
|
24 |
Ведомость на оплату услуг поставщика |
РМ Кассира |
Бумажный, документ |
Несколько раз в неделю |
< 1000 символов |
|
|
|
25 |
База клиентов |
РМ логиста |
Электронный, файл |
один раз в неделю |
|
|
> 10000 символов |
|
26 |
Список банков |
РМ логиста |
Электронный, файл |
один раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
|
27 |
Список сотрудников |
РМ Коммерческого директора |
Электронный, файл |
один раз в месяц |
|
|
> 10000 символов |
2.2. Технология хранения информации по задаче
База клиентов хранится на сервере. Резервные копии создаются 1 раз в неделю. За резервные копии отвечает логист. Список банков хранится на сервере. Резервные копии создаются 1 раз в месяц. За резервные копии отвечает логист. Список сотрудников хранится на сервере. Резервные копии создаются 1 раз в месяц. За резервные копии отвечает коммерческий директор. Прайс-лист хранится на сервере и в бумажном виде. Резервные копии создаются 1 раз в месяц. За резервные копии отвечает менеджер по продажам.
В таблицах 2-4 отражены технологии хранения информации руководителя, отдела логистики, бухгалтерии.
Таблица 2. Технологический процесс хранения информации руководителя
|
Операция |
Сохранение клиентской базы |
||||
|
Предмет труда |
Информация, электронный файл, бумажный носитель |
||||
|
Оборудование |
Компьютер, принтер, локальная сеть |
||||
|
№ п/п |
Наименование действия |
Инструмент |
Приспособление |
Примечание |
|
|
1 |
Формирование списка элементов, подлежащих сохранению. В случае утраты, появления нового значении или изменения. |
Компьютер, локальная сеть |
Microsoft Office |
|
|
|
2 |
Проверка сохраненных элементов |
Компьютер, локальная сеть |
Microsoft Office |
|
|
|
3 |
Архивация, элементы долгого хранения на внешнем носителе. |
Компьютер, принтер |
Microsoft Office |
|
|
Таблица 3. Технологический процесс хранения информации бухгалтера
|
Операция |
Оплата счета |
||||
|
Предмет труда |
Информация, электронный файл, бумажный носитель |
||||
|
Оборудование |
Компьютер, принтер, локальная сеть |
||||
|
№ п/п |
Наименование действия |
Инструмент |
Приспособление |
Примечание |
|
|
1 |
Обработка счета |
Компьютер, локальная сеть |
1С, Microsoft Office |
На ПК Бухгалтера по электронной почте приходит счет, а в бумажном виде счет доставляет курьер. |
|
|
2 |
Отправка счета кассиру |
Компьютер, локальная сеть |
1С, Microsoft Office |
Бухгалтер по локальной сети отправляет счет кассиру. |
|
|
3 |
Оплата счета кассиром |
Компьютер, принтер |
1С, Microsoft Office, Клиент-Банк |
Кассир открывает присланный электронный файл и оплачивает счет с помощью Клиент-Банк. |
|
Таблица 4. Технологический процесс хранения информации отдела логистики
|
Операция |
Управление хранением отчета о дефиците |
|||
|
Предмет труда |
Информация, электронный файл |
|||
|
Оборудование |
Компьютер, принтер, локальная сеть |
|||
|
№ п/п |
Наименование действия |
Инструмент |
Приспособление |
Примечание |
|
1 |
Формирование отчета о дефиците |
Компьютер, локальная сеть |
Microsoft Office |
На основании указания коммерческого директора логист формирует отчет о дефиците. |
|
2 |
Проверка отчета об остатках |
Компьютер, локальная сеть |
Microsoft Office |
Просматриваются списки остатков. |