3. Обов’язки посадових осіб

ЩОДО КОНТРОЛЮ ДІЛОВОДСТВА.

Командир військової частини (установи) систематично повинен контролювати стан нетаємного діловодства і вимагати виконання встановленого порядку роботи із документами.

Один раз на рік (в січні-лютому) стан справ діловодства у військовій частині (установі) перевіряється комісією, призначеною наказом командира військової частини (начальником установи).

Комісія перевіряє виконання вимог Інструкції з діловодства у Збройних Силах України, наявність поточних та архівних справ, документів і видань, бланків суворого обліку, печаток і штампів (де немає секретних відділів), наявність документів, не підшитих до справ, і вибірково перевіряє наявність найбільш важливих документів.

Перевірка наявності робиться шляхом звірки книг і журналів обліку з фактичною наявністю документів, а також відміток у цих книгах та журналах про знищення або відправлення документів з актами і реєстрами.

До початку роботи комісії всі враховані документи, як правило, мають бути здані в діловодство, підшиті до справи або перереєстровані в книгах і журналах обліку нового року. В книгах і журналах обліку року, який пройшов робиться помітка з вказанням нових облікових номерів.

За результатами перевірки командиру військової частини (начальнику установи) представляється акт. До акту додається перелік не підшитих в справи документів.