1.3. Датування документів.

Всі документи підлягають датуванню.

Датою документу є:

- дата його підписання;

- для документа, що приймається колегіальним органом - дата його прийняття;

- для документа, що затверджується – дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 16 січня 1998 року слід писати 16.01.98. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється0. Наприклад: 3 лютого 1998 року слід писати 03.02.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 березня 1998 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує в момент підписання або затвердження.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на кутовому штампі або бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

1.4. Індексація документів.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень-індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних і створюваних військовою частиною (установою) документів складаються з присвоєного військовій частині (установі) цифрового індексу, порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, тощо.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: присвоєний військовій частині (установі) цифровий індекс, порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Якщо документ складено на бланку з кутовим штампом, то індекс проставляється на кутовому штампі.

Якщо документ складено на аркуші без кутового штампу, то індекс проставляється під датою підписаного документа. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

2. Діловодство

2.1. Погодження документів

Проекти документів повинні погоджуватися із зацікавленими посадовими особами, які зобов’язані у першочерговому порядку, але не пізніше ніж в десятиденний термін розглядати документи, які надійшли для погодження. Якщо відсутні заперечення, то проект візується посадовою особою в межах повноважень. Погодження може здійснюватися як у військовій частині (установі) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зовнішньому боці останнього аркушу проекту документа тоді, коли місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в військовій частині (установі).

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник загального відділу

(військове звання) (підпис) (Ініціали, прізвище )

Дата

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування військової частини (установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження,

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Головного управління кадрів

Міністерства оборони України

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання атестаційної комісії

Дата №