„Управління повсякденною діяльністю підрозділів в мирний час”
Практичний посібник
для до групового заняття з теми №4
„ОРГАНІЗВЦІЯ СЛУЖБОВОГО ДІЛОВОДСТВА
У ЗБРОЙНИХ СИЛАХ УКРАЇНИ”.
1.Вимоги керівних документів щодо
організації службового діловодства
в Збройних Силах України
1.1. Загальні положення
Основним методом керівництва та управління військами (силами) є особисте спілкування між собою посадових осіб військових частин (установ).Службове листування слід застосовувати лише за необхідності, коли немає умов для особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв’язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документу.
Службове листування військовими частинами (установами) ведеться за підпорядкуванням, за винятком листування між військовими частинами (установами), не підпорядкованими одна одній, або листування з цивільними установами та організаціями з різних питань службової діяльності. Листування між підрозділами військової частини (установи), відділами та службами в об’єднані й нижче , а також в управліннях забороняється.
Діловодство у ЗСУ ведеться державною мовою.
Безпосередня відповідальність за забезпечення правильної організації діловодства і контролю за його веденням покладається на начальника штабу військової частини (установи), начальника закладу (управління).
Командири та начальники всіх ступенів зобов’язані:
здійснювати контроль за обов’язковим додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації ділових процесів;
вивчати характер службового листування та вживати рішучих заходів щодо його скорочення, забороняти ведення листування з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або переговорів по технічних засобах зв’язку;
вимагати від підлеглих своєчасного виконання одержаних вказівок та розпоряджень;
не вимагати від підлеглих подання відомостей та документів, не передбачених табелями термінових донесень, які не викликано необхідністю;
забезпечити суворий порядок щодо обліку, зберігання і використання бланків суворого обліку, печаток та штампів військових частин (установ);
організовувати і систематично проводити з особливим складом військової частини (установи) заняття з вивчення вимог “Інструкції з діловодства у Збройних Силах України”, здійснювати контроль за їх виконанням;
вживати заходів щодо раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення військових частин (установ) сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечити правильне користування дійсними та умовними найменуваннями військових частин (установ) під час виготовлення та виправки службових документів, затверджуючи особливу увагу на правильність ведення листування з громадськими установами та організаціями;
своєчасно звільняти архіви військових частин (установ) від матеріалів, термін зберігання яких скінчився і які непотрібні для практичної роботи;
під час інспектування та перевірок військових частин (установ) вживати практичних заходів щодо скорочення листування та наведення належного порядку в діловодстві.
1.1. Документування управлінської діяльності
військової частини (установи).
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій , тобто у створенні документів. Підставою для створення документів у військовій частині (установі) є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінська діяльність військової частини (установи) здійснюється шляхом видання службових розпорядчих документів.
У військових частинах (установах) визначається конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом: написані від руки, намальовані, накреслені, надруковані на машинці чи принтері ЕОМ, видані друком, електрографічними та іншими способами.
У Збройних Силах України використовуються такі службові документи (далі документи):
Наказ;
Директива;
Розпорядження;
Доручення;
Постанова;
Протокол;
Положення;
Порадник;
Інструкція;
Правила;
План;
Звіт;
Доповідь;
Донесення;
Акт;
Кінофотонегативи та позитиви;
Звуко- та відеозаписи;
Перфоровані карти та стрічки;
Програми;
Алгоритми;
Заявка;
Телеграма, телефонограма;
Службовий лист;
Довідка;
Доповідні та пояснювальні записки;
Припис;
Посвідчення про відрядження;
Відпускний квиток;
Графік відпусток;
Інші розроблені у встановленому порядку документи.
Наказ командира начальника - основний розпоряджувальний документ (нормативно-правовий акт) військового управління, виданий на правах єдиноначальності командиром військової частини (начальником установи), містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.
Директива – обов’язковий до керівництва і здійснення акт вищого військового командування з метою забезпечення виконання прийнятого рішення щодо бойової підготовки, навчання виховання, штатної організації та інших питань життя і діяльності Збройних Сил України.
Директиви , як правило, видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у ЗСУ з подальшим виданням відповідних наказів.
Розпорядження – розпорядчий документ, виданий начальником штабу військової частини (установи). Розпорядження також може видаватись начальником штабу від імені командира військової частини (начальника установи) або військовим комендантом гарнізону від імені начальника гарнізону.
Доручення – пояснення, що вказує, як діяти, що зробити.
Постанова – правовий акт, який приймається колегіальними органами. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й постановчої. В останній визначається виконавець і строки виконання.
Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях.
Положення – правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію органу військового управління.
Порадник, інструкція, правила – регламентують організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин (установ) та посадових осіб.
Положення, порадник, інструкції та правила вводяться в дію (затверджуються) наказами відповідних посадових осіб.
План – перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з вказівкою строків виконання і виконавців.
Звіт, доповідь, донесення відомість про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які надаються старшому начальнику.
Акт – підтверджує встановлені факти і події, складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.
Заява – це офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання.
Телеграма – службовий документ для передачі розпоряджень та повідомлень тільки термінового характеру.
Телефонограма – службовий документ, термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).
Службовий лист – один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності військ (сил).
Довідка – описування або стверджування тих або інших фактів і подій.
Доповідні та пояснювальні записки інформують командира (начальника) про певні факти і події, що склалися, про виконання окремих завдань, про ситуацію, що склалася.
Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки командира військової частини (начальника установи).
Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася з фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу його командира (начальника), а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.
До службових видань відносяться (за винятком видань, розрахованих на відкриту торгівлю): положення, порадники, інструкції, правила, курси, програми, навчальні та методичні посібники, нормативи, довідники, військово0навчальні плакати, експлуатаційна і ремонтно-технічна документація та інші документи, що регламентують службову діяльність, бойову підготовку військової частини (установи).
Видання повинні бути підписані та затверджені посадовими особами в межах своїх повноважень.