3.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах. Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они направляются снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом управления.

По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на полные и краткие.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какая форма протокола предпочтительна на заседании, принимается коллегиальным органом управления или руководителем организации.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протоколы оформляют на листах бумаги формата А4.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания в именительном падеже.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке через запятую. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности.

Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля.

С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ пишут прописными буквами.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратком протоколе указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено...».

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение, которое формулируется кратко и лаконично.

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире – окончания заседания (например, 15–19 мая 2009 г.).

Номер протокола – порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты протокола:

– наименование организации (наименование структурного подразделения) – автора документа;

– наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;

– дата заседания, номер (в течение календарного года);

– место составления (город);

– заголовок к тексту (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

– текст вводной и основной частей;

– подпись;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Образец протокола

ОАО «Ростовский Хлебокомбинат № 3»

ПРОТОКОЛ

23.03.09 № 3

г.Ростов-на-Дону

Заседание Совета директоров

Председатель: И.Н. Кононенко

Секретарь: В.И. Смирнов

Присутствовали: члены Совета директоров Захаров И.Р., Козленко И.П., Никоненко И.С., Петровский А.В.

Повестка дня:

1. Отчет о работе хлебокомбината на 01.01.09 г.

2. План работы хлебокомбината на 2009 г.

1. СЛУШАЛИ:

Козленко И.П.(генеральный директор)- доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Петровский А.В.(член Совета директоров) в своем выступлении остановился на недостатках, которые имели место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.

Никоненко И.С.(член Совета директоров) отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Премировать рабочих-сдельщиков основного производства в размере 40% от сдельного заработка.

1.2. Лишить премии Левченко Н.Р. за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.12.08 г.

1.3. Объявить выговор Гончар Л.Д. за срыв выездной торговли в п. Зимовники 28.12.08 г.

2. СЛУШАЛИ:

Оформляется аналогично первому вопросу.

Председатель Подпись И.Н. Кононенко

Секретарь Подпись В.И. Смирнов

В дело № 00-00

00.00.00

Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.

Реквизиты выписки из протокола:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;

– дата и номер (те же, что у самого протокола);

– место составления;

– заголовок к тексту (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа),

– текст (из раздела СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ только необходимое);

– подпись (председателя и секретаря без личной подписи);

– отметка о заверении копии;

– печать (при необходимости).

Образец выписки из протокола

ОАО «Ростовский Хлебокомбинат № 3»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

23.03.09 № 3

г.Ростов-на-Дону

Заседание Совета директоров

Председатель: И.Н.Кононенко

Секретарь: В.И.Смирнов

Присутствовали: члены Совета директоров Захаров И.Р., Козленко И.П., Никоненко И.С., Петровский А.В.

Повестка дня:

1. Отчет о работе хлебокомбината на 01.01.09 г.

2. План работы хлебокомбината на 2009 г.

1. СЛУШАЛИ:

Козленко И.П.(генеральный директор)- доклад прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Премировать рабочих-сдельщиков основного производства в размере 40% от сдельного заработка.

Председатель Подпись И.Н. Кононенко

Секретарь Подпись В.И. Смирнов

Верно

Делопроизводитель Подпись И.О. Фамилия

00.00.00

В кратком протоколе указываются только список присутствующих, рассмотренные вопросы и принятые коллективные решения.

Образец краткого протокола

ОАО «Ростовский Хлебокомбинат № 3»

ПРОТОКОЛ

23.03.09 № 3

г. Ростов-на-Дону

Заседание Совета директоров

Председатель: И.Н. Кононенко

Секретарь: В.И. Смирнов

Присутствовали: члены Совета директоров Захаров И.Р., Козленко И.П., Никоненко И.С., Петровский А.В.

Рассмотренные вопросы:

1. Отчет о работе хлебокомбината на 01.01.09 г.

2. План работы хлебокомбината на 2009 г.

Принятые решения:

1.1. Премировать рабочих-сдельщиков основного производства в размере 40% от сдельного заработка.

1.2. Лишить премии Левченко Н.Р.за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.12.08 г.

1.3. Объявить выговор Гончар Л.Д. за срыв выездной торговли в п.Зимовники 28.12.08 г.

2.1. ….

Председатель Подпись И.Н. Кононенко

Секретарь Подпись В.И. Смирнов

В дело № 00-00

00.00.00

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов: информирующие о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для предоставления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справок.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие суть вопроса.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на общих бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другим должностным лицом, например, главным бухгалтером) и заверяются печатью организации.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Датой справки является дата ее подписания.

Реквизит «Адресат» оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

Реквизиты справки:

– наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения – для внутренних справок);

– автора документа;

– наименование вида документа – СПРАВКА;

– дата, номер;

– место составления (город);

– заголовок к тексту;

– текст;

– адресат;

– отметка о наличии приложений (если есть);

– подпись;

– печать (при необходимости).

Образец внешней справки

Московское объединение Генеральному директору

Книжной торговли «Москнига» объединения «Москнига»

МАГАЗИН № 96 Гаврилову В.В.

СПРАВКА

09.01.09 № 1

Москва

О комплектовании

товарных фондов

в 2008 году

В 2008 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база «Москнига» - 00000

2. Объединение «Антенна» - 0000

3. Объединение «Книгоэкспорт» - 000000

Директор магазина Подпись А.В. Титова

Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Перемененные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машинке.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.

Образец трафаретного бланка справки

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

СПРАВКА

Место издания

Дата №

В том, что __________________________________

(фамилия, имя, отчество)

работает ____________________________________

(указание занимаемой должности)

Выдана для представления ___________________

(название органа, куда выдана)

Директор Подпись И.О. Фамилия

Образец информационной справки

Администрация

книжной торговли

Невского района

МАГАЗИН № 1

СПРАВКА

26.04.09 № 28

Санкт-Петербург

Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по настоящее время.

Директор магазина Подпись O.В. Носова

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственно руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации или его заместитель. Датой документа считается дата ее подписания.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4. Подписывает их автор-составитель.

Текст докладной записки состоит, как правило, из трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Реквизиты докладной записки:

– наименование структурного подразделения;

– наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

– дата, номер (не обязательно);

– место издания;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– приложение (если есть);

– подпись.

Образец внутренней докладной записки

Контрольно-ревизионный Генеральному директору

отдел объединения

Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.04.09

Москва

О назначении документальной

ревизии в магазине № 214

При инвентаризации товарных фондов магазина № 214 от 09.04.09 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 214 с 01.01.09 по 09.04.09.

Заместитель

начальника отдела Подпись П.А. Кодин

Образец внешней докладной записки

Кировское районное Генеральному директору

книготорговое объединения

объединение «Москнига»

МАГАЗИН № 196 Горбунову А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.03.09 № 3

Москва

О выделении лимита

книг в обмен на сданную

макулатуру

В связи с угрозой невыполнения плана реализации товаров в 1 квартале 2009 г. прошу Вас дать указание книготорговой базе о выделении лимита следующих книг в обмен на сданную макулатуру:

Автор книги, Количество

название экземпляров Сумма

1.

2.

3.

Всего

Приложение: План-график в 2 экз.

Директор магазина Подпись И.П. Трибина

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители.

Реквизиты объяснительной записки:

– адресат (кому адресован данный документ);

– наименование вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

– дата, номер (если есть);

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Образец объяснительной записки

Директору школы № 28

Сомову В.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.04.09

О срыве турнира

по настольному теннису

Согласно плану внеклассной работы школы по физическому воспитанию на период с 01.04.09 по 09.04.09 был запланирован турнир по настольному теннису. В турнире должно было принять участие 10 команд, однако приняла участие только половина команд. Не подали заявки следующие классы: 9а, 10а, 8б, 8г, 11а.

Преподаватель физкультуры В.Д. Маслов

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней деловой переписки между подразделениями.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Образец служебной записки

Заместителю директора

по АХЧ

Петрову Н.Г.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.06.09

В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб. 115:

- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8, 16);

- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);

- зашпаклевать поверхность подоконников;

- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).

Преподаватель истории А.И. Сазонова

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно действующими или назначаемыми руководством).

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий, прием законченных работ и т.д.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть содержит основание для составления акта, перечень лиц, составивших акт и присутствующие при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты или события, излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресатов, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Реквизиты акта:

– наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

– наименование вида документа – А К Т;

– дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

– номер (на одной строке с датой);

– заголовок документа;

– место издания (город);

– текст;

– приложения (если есть);

– грифы утверждения и согласования (если необходимо);

– подпись (лиц, указанных во вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают).

Образец акта

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРОМЫШЛЕННОСТИ

СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

А К Т

10.05.09 № 7

г. Тула

Об установлении фактической

производительности

технологической линии

Основание: приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.08 № 108.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: главный технолог управления Петров Д.М.

Члены комиссии: руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В.

Присутствовал: главный инженер завода № 1 Радин М.П.

В период с 10.05.09 по 12.05.09 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1.

Линия принята в эксплуатацию в декабре 2005 г. со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели.

В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн листов в год.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экз. - Главасбесту;

2-й экз. - НИИпроектасбесту;

3-й экз. - заводу № 1.

Председатель комиссии Д.М. Петров

Члены комиссии С.И. Макаров

Ю.В. Симаков

Присутствовал М.П. Радин

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письма классифицируются по функциональному признаку, по сложности, структуре.

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос и требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простые письма состоят из двух частей – вступления и заключения, реже – из одной части, в которой кратко формулируется суть вопроса. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование составления письма: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

По функциональному признаку деловые письма делят на две группы: требующие и не требующие ответа.

Требующие ответа	Не требующие ответа
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению	Циркулярные письма высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач, которые носят распорядительный характер
Письмо-предложение (оферта) – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту): выражается желание заключить с последним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия	В письмах-извещениях что-либо сообщается или утверждается. Обычно они являются ответом на запрос
В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение	Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Они являются средством контроля за движением документов и материальных ценностей
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора	Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении
Письма-приглашения могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки	Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей
	Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.
	Информационное письмо является разновидностью письма-извеще-ния, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации

Реквизиты письма:

– наименование организации (наименование министерства или ведомства) – автора документа;

– справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail, номер счета в банке);

– дата, номер;

– адресат;

– ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

– заголовок к тексту;

– текст;

– отметка о наличии приложений;

– подпись;

– печать (если нужно);

– отметка об исполнителе.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если документ направляют болee чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают одного адресата, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ Р, ПК и др.).

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того, что; ввиду того, что; в связи с тем, что; в силу того, что и т.п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что…; по той причине, что…; с тем условием, что…; таким образом, это…; то обстоятельство, что…; тот факт, что… и др.).

В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Если в служебном письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, напоминаем…, выражаем… и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Приведем несколько примеров точного сочетания слов между собой:

инициатива – брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать;

налог – взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;

обязанность – возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;

руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Приведем несколько устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотивировку написания письма:

В порядке оказания технической помощи…

В соответствии с протоколом…

В подтверждение нашей договоренности…

В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.

Обращение – обязательный элемент деловой переписки. Распространенными формами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Иван Сергеевич (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т.д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»… и т.д.

В качестве заключительных могут выступать следующие фразы:

Просим Вас не задерживать ответ…

Просим извинить нас за задержку с ответом…

Рассчитываем, что наши замечания будут учтены…

По получении письма просим сообщить телексом подтверждение…

Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа…

Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу…

Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)…

Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения…

Сопроводительное письмо

Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)...

В тексте часто используют устойчивые обороты:

При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам…

Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом…

Одновременно с этим письмом высылаются…

С удовольствием направляем в ваш адрес… и т.д.

Письмо-приглашение

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

В тексте часто используют устойчивые обороты:

Приглашаем Вас на заседание...

Просим Вас принять участие в выставке работ учащихся...

Письмо-просьба, требование, пожелание

В тексте часто используют устойчивые обороты:

Убедительно просим Вас...

Обращаемся к Вам с просьбой…

В ответ на Ваше письмо просим Вас…

Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств…

Категорически настаиваем на выполнении…

Выражаем уверенность в том, что…

Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и рассчитываем на …

Информационное письмо

Образец информационного письма

Министерство высшего Директорам школ

и среднего специального и гимназий

образования

МОСКОВСКИЙ

ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ

ТЕХНИКУМ

116027, Москва

ул. Зеленая, 18

тел. 243-55-66

e-mail: mail@mail.ru

Расчетный счет № 0000000

20.05.09 № 34/01

Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии.

2. Юридический факультет.

Правила приема общие для всех.

Директор техникума П.П. Игнатьев