2.3. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле формуляра

28 – отметка об исполнении документа

И направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

29 – отметка о поступлении документа

В организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер (индекс письма).

30 – идентификатор

Электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации в соответствии с особенностями информационной системы.

3. Состав и порядок разработки документов, используемых в управленческой деятельности

3.1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, определяют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем организации или ее коллегиальным органом управления и имеют в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.

Организационно-правовые документы подразделяются на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие подобные документы).

Юридическим лицом считается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести взятые на себя обязанности в соответствии со своим уставом, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

В учредительном договоре учредители изъявляют намерения создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Учредительный договор подписывается учредителями (участниками), выдается каждому учредителю (участнику). Один экземпляр учредительного договора должен храниться в документах созданного юридического лица.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в нем не оговорен другой срок.

Устав – учредительный документ организации; он представляет собой свод правил, установленных учредителями организации (юридического лица) и регулирующих ее правовое положение, а также отношения, связанные с внутренним управлением. Устав определяет правовой статус организации.

Положение – документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных совещательных органов управления, отделов и служб и т.д.

Положение утверждается государственным органом или руководителем организации и оформляется аналогично уставу.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.

Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа управления, определяет статус этого органа, порядок планирования работы и подготовки материалов для рассмотрения и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений и доведение решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников организации.

Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на первое января каждого календарного года, оформляется на общем бланке организации и утверждается руководителем организации.

Инструкция – документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и утверждается ее руководителем или приказом по организации.