19. Підготовка розпорядчих документів

19.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду. Накази суду поділяються на накази з основної діяльності, накази за особовим складом та накази про надання відпусток.

(пункт 19.1 із змінами, внесеними згідно з наказом  Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100)

19.2. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

19.2.1. У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

19.2.2. Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

19.2.3. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

19.2.4. Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

19.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

19.4. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

19.4.1. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

19.4.2. Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

19.4.3. Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

19.4.4. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

19.4.5. Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.