Розділ 8 інформаційні ресурси підприємства План (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

1. Суть, роль і значення інформаційних ресурсів підприємства.

2. Види інформаційних ресурсів та їх використання у діяльності підприємства.

3. Інформатизація управлінської діяльності та використання сучасних інформаційних технологій в управлінні підприємством.

8.4. Особливості управління ресурсами ІСУП.

Після вивчення матеріалу розділу Ви повинні:

Знати:

• визначення та змістовне наповнення таких понять, як: інформація, інформаційні ресурси, інформаційна технологія, інформаційна система, інформаційна система управління підприємством (ІСУП);

• склад основних груп елементів ІСУП, які визначають рівень використання інформаційних ресурсів;

• систему показників, які дають змогу оцінити рівень використання ресурсів ІСУП;

• основні підходи щодо підвищення ефективності використання інформаційних ресурсів.

Вміти:

• розрізняти інформаційні ресурси від інформації;

• визначати вплив факторів, що формують вартісну оцінку

• інформації;

• використовувати системний підхід щодо оцінювання

• ресурсів ІСУП;

• формувати підходи і визначати шляхи покращання використання інформаційних ресурсів підприємства.

Ключові поняття та терміни:

• інформація;

• інформаційні ресурси;

• господарський облік;

• інформаційна технологія;

• інформаційна система;

• управління підприємством.

8.1. Суть, роль і значення інформаційних ресурсів підприємства

Сьогодні інформація є четвертим рівноважливим ресурсом підприємства і невід'ємним фактором діяльності поряд із фінансовими, матеріальними і трудовими ресурсами.

Під інформацією розуміють довільні відомості про будь-яку подію, процес, об'єкт, які є предметом сприйняття, передавання, перетворення, збереження чи використання.

Інформація може бути кількісною і якісною. Кількісна інформація відображається числами. Якісна інформація – візуальні чи інші враження від розмов, телевізійних програм, газетних повідомлень. Інформація відображає об'єктивну реальність і фіксується на фізичних носіях. На підприємстві інформація повинна мати цільове призначення – важливе для прийняття рішення (наприклад, ціни на ринку металів є інформацією для підприємства настільки, наскільки вони потрібні під час прийняття рішення).

Первинна інформація часто представляється у вигляді сукупності даних. Наприклад, оперативна облікова інформація розкриває щоденні операції підприємства і представляється первинними документами (виписки з розрахункового рахунку банку, прибуткові і видаткові касові ордери, прибуткові і видаткові накладні на товари, матеріали тощо) і є основою для господарського обліку. Дані фіксуються у визначеній формі на фізичних носіях і можуть використовуватися в подальшому для наступного оброблення, збереження і передавання. їх можна розглядати, як сировину для виробництва інформації. В результаті оброблення дані набувають змісту, тобто стають інформацією. Важливість інформації для діяльності підприємства зростає у відповідності з об'єктивними вимогами виробництва і реалізації продукції, ускладненням господарських зв'язків, підвищенням ролі споживача у формуванні техніко-економічних чи інших параметрів продукції.

Інформаційні ресурси підприємства – це сукупність інформації, яку можна отримати на підприємстві.

Інформаційні ресурси існували завжди, але до вступу людства в інформаційну фазу розвитку ці ресурси в силу своєї специфіки не розглядалися як економічна категорія. Інформаційні ресурси можуть бути реальними та віртуальними. Реальні-це ті, які на момент потреби в них містяться на підприємстві. Віртуальні – це ті, яких на момент потреби в них реально на підприємстві немає, але вони можуть бути отримані ззовні чи розраховані за допомогою інформаційної системи управління підприємством (ІСУП). Ця інформація може бути отримана із зовнішніх джерел в рамках певних правил або за рахунок залучення автоматизованого оброблення наявної інформації і вироблення якісно нової.

Увага!

Одним із найважливіших питань формування інформаційних ресурсів є визначення вартості інформації.

Інформація має свої особливості і тому не підпорядковується тим же принципам, що й матеріальні ресурси. Для вимірювання інформації недоцільний поділ на біти чи стандартні машинописні сторінки. Адже інформація не зводиться лише до кількісних характеристик, бо її якість різна. Тому під обсягом інформації розуміють розмаїтість знань про навколишнє середовище, що описують його з достатньою повнотою. Складність оцінювання інформації пояснюється такими причинами:

1. Питання власності на інформацію цілком не вирішено, оскільки:

• використання інформації одним споживачем не суперечить використанню іншими;

• інформація, закладена у певному продукті, не може зберігатися у таємниці протягом тривалого часу;

• інформація, на відміну від інших товарів, не відчужується від виробника – її виробництво і споживання практично нерозривні;

• практично відсутня властивість "витрачання" інформації;

• постачальник не позбавляється інформації, а тиражує її серед споживачів, які отримують до неї доступ після купівлі.

2. На відміну від матеріального виробництва, розповсюдження і тиражування інформаційного продукту дешеве, а для його створення потрібні значні, хоча і одноразові кошти

3. Вартість інформації, на яку опираються у торгівлі інтелектуаль­ними продуктами динамічно змінюється протягом їх життєвого циклу, що пов'язано з моральним старінням.

4. Інформація одночасно є складовою частиною кінцевої продук­ції і елементом організування процесу виробництва.

5. Для інформації характерне урізноманітнення форм її представ­лення для створення додаткових послуг чи супровідних продуктів з метою ширшого охоплення різних груп споживачів.

Практичне вирішення питань оцінювання інформації пов'язане з джерелом виникнення, для чого потрібно окремо розглядати внутрішню і зовнішню інформацію.

Внутрішня інформація підприємства формується сукупністю структурних підрозділів за визначених технологічних, соціальних, економічних відносин між ними. Вона потрібна для забезпечення ефективної діяльності підприємства. Внутрішня інформація, як правило, достовірно і повно відображає стан підприємства. її оброблення здійснюється за допомогою стандартних формалізованих процедур. Внутрішні дані формально можуть вважатися новою інформацією, оскільки раніше не були відомі керівництву підприємства, а тому можуть покращувати якість управлінських рішень. Наприклад, поліпшення інформацій­ного забезпечення організовування товаропотоків може забезпечити більший економічний ефект, ніж зібрані відомості про стан ринку. Чітко сформувати методи визначення вартості інформації для підприємства можна лише з позиції оцінювання можливого прибутку або економії від її використання. У більшості випадків вартість внутрішньої інформації для підприємства визначається затратами праці, вкладеними у її виробництво.

Зовнішня інформація утворюється під впливом неконтрольованих факторів і сил, які діють за межами підприємства. Це економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо. Зовнішня інформація зменшує невизначеність стану підприємства в навколишньому середовищі, а отже, забезпечує заданий рівень конкурентноспроможності шляхом визначення нових напрямів діяльності й формування економічної політики на основі її аналізу, проведення аналізу діяльності конкурентів, вивчення кон'юнктури ринку з метою забезпечення переваг у конкурентній боротьбі, вдосконалення асортименту та якості товарів і послуг, технології виробництва, використання досягнень науково-технічного прогресу тощо. Мінімальна потреба у зовнішній інформації на підприємстві визначається максимально допустимим рівнем невизначеності про навколишнє середовище без втрати конкурентноспроможності.

Спроможність обробити і використати інформацію обумовлює раціональну величину витрат підприємства для придбання зовнішньої інформації. Найчастіше підприємства виділяють стільки ж коштів, скільки й у минулі періоди часу. Тобто, вони виходять із таких міркувань, що якщо обсяг виділених коштів зменшити, тоді інформації для ухвалення рішення може не вистачити і підприємство зазнає збитків. Збільшення витрат на інформацію може призвести до успіху, але лише тоді, коли вся додатково добута інформація буде адекватно сприйнята і перероблена СУП. Часто ціна інформації визначається як сума витрат на її створення чи придбання плюс визначена норма прибутку. Для підприємства ціною зовнішньої інформації буде вартість її придбання ззовні. Часто ціна інформації не має прямого зв'язку з вартістю її створення, зберігання або оброблення, а залежить від місця, часу і способу її придбання. Граничною вартістю інформації є величина економії чи прибутків, отримана від її використання.

Існують проблеми використання інформації, адже вона несе в собі ряд якісних розходжень. Хоча інформація сприяє зменшенню рівня ризику при прийнятті рішення, вона має неоднозначний характер. Ця неоднозначність полягає в тому, що даних, які об'єктивно відбивають існуючі факти, для ухвалення рішення недостатньо, потрібна ще їхня відповідна інтерпретація, тобто створення і дослідження моделі поводження підприємства і його зовнішнього середовища. Щоб така інтерпретація знижувала рівень невизначеності стану підприємства, краще відображала реальний стан справ і була корисною для практичного прийняття рішень, постійно необхідна додаткова інформація. Придбання додаткової інформації призводить, як правило, до значних витрат. Очевидно, що для максимального зменшення невизначе­ності при прийнятті рішень буде потрібна безмежна кількість інформації. Причому заздалегідь невідомо, чи прибуток, отриманий від залучення інформації, окупить витрати, пов'язані з її одержанням. Можна констатувати:

• потреби в інформації практично не визначені структурно і не обмежені обсягами;

• ефективність використання інформації неоднакова, а її гранична вартість залежить від ряду внутрішніх і зовнішніх чинників, вплив яких не детермінований;

• інформація несе в собі ряд розходжень щодо інтерпретації її змісту.

Табл. 8.1

Фактори оцінювання інформації.

Фактор	Змістовне наповнення фактора
Обсяг інформації	Характеризує сукупність інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень і визначається з 2-х позицій: 1) обсяг символьної інформації, що отримується, визначається кількістю знаків, символів, літер (в байтах); 2) обсяг інформації, що сприймається, залежить від змістовного наповнення, тобто форми представлення (графіки, текст, формули, таблиці), необхідного часового інтервалу для опрацювання, складності сприйняття, індивідуальних характеристик інформанта. Обсяг інформації може якісно оцінюватися щодо сприйняття її змістовного наповнення по таких рівнях: інформаційна надлишковість; необхідний матеріал; недостатність інформації.
Достовірність інформації	Залежить від таких чинників: кількість осіб, що займаються її формуванням, опрацюванням, трансформуванням; методика опрацювання інформації; час підготовки і надходження інформації. Достовірність інформації оцінюється за 3 рівнями: абсолютна (100%); довірча (менше 100% і до 80%); негативна - (менше 80%).
Цінність інформації	Інформація як товар має споживчу вартість. Характеризується зниженням рівня витрат ресурсів за рахунок прийняттям вірних управлінських рішень. Цінність інформації можуть характеризувати такі 5 рівнів: нульовий; малий (скорочення рівня витрат менше ніж на 10 %); середній, високий (скорочення рівня витрат більш ніж у 2 рази); дуже високий (скорочення рівня витрат більш, як у 10 разів).
Насиченість інформації	Визначається відношенням корисної інформації до фонової. Фонова інформація використовується для кращого сприйняття корисної інформація за рахунок підняття емоційного рівня чи попереднього зосередження для кращого сприйняття корисної інформації. Насиченість прийнято оцінювати 3-ма рівнями: високий (в межах 100-80%), нормативний ( в межах 50-80%), низький (менше 50 % ).
Відкритість інформації	Визначає коло осіб (різним контрагентам) для представлення інформації. Як правило, прийнято виділяти 3 рівні відкритості: таємна (закрита); конфіденційна (для службового користування); відкрита (публічна) - відбиває інтереси суспільства, окремих осіб, не має обмежень у використанні.
Зрозумілість інформації	Визначає властивість корисності для прийняття рішення, тобто інформація повинна бути зрозумілою для всіх, хто має достатній рівень знань, щоб осягнути її характер і зміст. За міжнародними стандартами бухгалтерського обліку недопустимо подавати у фінансових звітах інформацію, яка є незрозумілою для користувачів. Зрозумілість інформації можна оцінювати, як загальнозрозумілою для працівників управління та професійно-орієнтованою для інженерно-орієнтованих працівників управління.
Своєчасність інформації	Інформація використовується з метою прогнозування та звірки результатів. А тому для користувачів більш цінною є та інформація, якою вони можуть володіти у потрібний їм момент часу. Запізніла інформація не має значимого практичного значення.

На кожному підприємстві виробляються власні методики класифікації інформації за важливістю, способів її добору і сортування, а також ранжування. В основі таких методик покладено завдання визначення якісних характеристик інформації. На підприємстві це завдання вирішується з врахуванням впливу таких якісних факторів, як: обсяг, достовірність, цінність, насиченість та відкритість інформації тощо (табл. 8.1).

Класичні нормативні посібники з торгівлі інформацією, як правило, дотримуються розглянутої вище схеми - встановлення плати за інформацію відповідно до трудових витрат на її створення чи отримання і радять не захоплюватися визначенням вартості інформації "по конкретному результату". Подальша проблема вибору зводиться до того, якими шляхами можна одержати необхідну інформацію і який з них найбільш вигідний.