4.3. Організація юридичного обліку та зберігання правових (локальних) актів

В апаратах органів управління та суб'єктів господарювання, які видають локальні акти, встановлюється чіткий порядок ве­дення їх юридичного обліку та зберігання. Такий порядок зак­ріплюється у відповідному наказі, рішенні або в постанові. Роз­роблення такого акта за доцільністю керівник доручає заінтере­сованим структурним підрозділам, управлінню справами, загальному відділу, канцелярії або доручає їх розробку спільно з юридичною службою. У такому локальному акті визначається конкретний підрозділ, який здійснюватиме юридичний облік та зберігання. При цьому повинно бути враховано, що обов'язки по веденню юридичного обліку можуть бути покладені безпосе­редньо і на юридичну службу. Якщо виконання цієї функції по­кладається на інший підрозділ, то необхідно зазначити, що юри­дична служба надає йому методичну правову допомогу з цих питань. Визначається форма обліку нормативних актів (за допо­могою журналів, картотеки, електронно-обчислювальної техні­ки тощо). Необхідно передбачити правила ведення контрольних екземплярів відомчих нормативних актів та їх збірників. Також Рекомендується здійснювати юридичний облік та зберігання нор­мативних актів, які надходять до суб'єктів господарювання, що стосується їх діяльності.

Порядок юридичного обліку та зберігання актів, що надходять у структурні підрозділи суб'єкта господарювання, визначаються у локальному акті з урахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, схвалених постановою колегії Мін’юсту України від 17 червня 1993 р. № 13.

Відповідно до названих Рекомендацій у такому ж порядку, які і у міністерстві, повинен бути організований облік локальних актів і на підприємствах, в установах чи господарствах та в організаціях незалежно від форм власності та господарювання.

Юридичному обліку підлягають нормативні акти, видані і зареєстровані у відповідному структурному підрозділі (управлінні справами, загальному відділі, канцелярії, секретаріаті або в іншій службі).

Юридичний облік у більшості підприємств та організацій і органах державного господарського управління ведеться на підставі копій відомчих актів. Такі копії з усіма додатками в установлений строк надсилаються у підрозділ, який здійснює їх облік. Цей підрозділ здійснює добір актів нормативного характеру. Акти, які не мають нормативного характеру, повертаються у підрозділ, від якого вони надійшли.

Відібрані локальні акти систематизуються за класифікатором який складається з розділів, підрозділів, пунктів, розташованих відповідно до системи права. До класифікатора обов'язково включаються питання, актуальні для цього органу або організації, підприємства чи установи. Такий класифікатор є єдиним для відповідного органу чи суб'єкта господарювання, організації, і його розробляє юридична служба.

Нормативному (локальному) акту надається індекс того роз­ділу, підрозділу або пункту, розробленого і впровадженого на підприємстві, в організації або органі, найменування акта повинно відповідати основній темі індексованого акта.

Крім того, на кожний локальний акт, а також на його окрема частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній зазначаються найменування акта, дата його і номер, органі який видав цей акт, наявність грифу обмеження доступу до документа. У правому верхньому кутку картки зазначається індекс акта. Заповнені облікові картки розміщуються в картотеці. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділо­вими картками. На розділових картках зазначаються індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту.

Відповідний підрозділ, у тому числі юридична служба, їло здійснює облік локальних актів, повинен стежити і за всіма зміна­ми, які вносяться у нормативні акти, враховувати їх, робити не­обхідні відмітки (доповнено, поширено, втрачена чинність тощо). Обов'язково відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться відповідні зміни.

Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відобра­жені в облікових картках, в яких робляться відмітки, аналогічні тим, що проводяться на актах у випадках їх змін.

Облікові картки на акти, що втратили чинність, не бажано вилучати з картотеки, оскільки вони можуть бути використані у нормотворчій діяльності. Такі картки доцільно ставити у кінець відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці, тоб­то до актів, що втратили чинність. При цьому текст картки по­трібно перекреслювати по діагоналі.

Для забезпечення правильного та ефективного застосування локальних нормативних актів юридичні служби готують і вида­ють збірники чинних локальних нормативних актів, якими за­безпечуються суб'єкти господарювання та організації, структурні підрозділи. До видання збірників юридичні служби практикують систематичне видання окремими брошурами та надсилають на місця переліки чинних локальних актів, а також бюлетені таких актів за певний проміжок часу.

Підрозділ, який здійснює юридичний облік актів, також по­винен мати такий збірник (бюлетень) для здійснення відміток у разі внесення змін у чинні локальні акти. Такі збірники (бюле­тені) звіряються з контрольними примірниками актів і перено­сять всі відмітки про зміни, внесені в акти після їх видання. При Цьому враховується дата, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином (збірник) бюле­тень є контрольним. Наступні після перевірки відмітки необхід­но проводити у цьому примірнику. Відмітки у збірниках прово­дяться одночасно в актах та облікових картках.

Відомчі нормативні (локальні) акти зберігаються у суб'єкта господарювання або в органі згідно з установленим порядком. Копії локальних актів зберігаються у підрозділі, що здійснює облік. Примірники актів, що надходять у цей підрозділ, слід групувати залежно від року їх видання, тобто в хронологічному порядку. Згруповані за календарний рік акти слід зброшурувати і прону­мерувати. Такий згрупований комплект повинен містити повні тексти актів з усіма додатками, які мають нормативні приписи.

У такому комплекті бажано складати описи актів, в яких слід зазначити найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких розміщені такі акти. Опис слід розміщувати на початку комплекту. Аналогічно оформлюються обкладинки комплектів. На них необхідно зазначити найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання. У ком­плекті на постійному зберіганні знаходяться копії облікованих нормативних актів. Для зберігання копій відомчих (локальних) нормативних актів, на підставі яких проводиться їх юридичний облік, повинні створюватися належні умови, тобто вони мають зберігатися у спеціальних приміщеннях, сейфах або шафах.

Таким чином, слід погодитися з І. Д. Тиновецькою, на думку якої локальні нормативні акти є не що інше, як правова форма управління підприємством, галуззю, котра використовується з метою досягнення намічених кінцевих наслідків.

Отже, як свідчать аналізи змісту та обсягу нормативно-правових актів, що видаються і застосовуються на підприємствах, в організаціях і установах, вони мають широку відомчу нормотворчість у загальній системі правових форм управління підприємством, організацією, установою чи господарством.

Не можна не погодитись із думкою Н. П. Заєць про те, що впорядкування відомчих локальних нормативних актів — це дуже важлива правова робота. Добір, аналіз і систематизація нормативних актів, вироблення і прийняття нових локальних актів — відповідальна справа, яка вимагає не лише наукового підходу, й високої кваліфікації виконавців.