3.3. Требования к системам экологического менеджмента

Общие положения. Требования к системам экологического менеджмента (СЭМ), на соответствие которым проводится их сертификация, в настоящее время содержатся в международном стандарте СТ ИСО 14001:2004 и в аутентичном ему российском национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 14001-2007, а именно в четвёртом, заключительном разделе «Требования к системе экологического менеджмента». В первых трёх разделах даны вводные положения и пояснения к разделу 4 [13].

Требования к СЭМ, приведённые в СТ ИСО 14001 (ГОСТ Р ИСО 14001), объединены в шесть групп:

1) общие требования к системам экологического менеджмента;

2) требования к экологической политике организации;

3) требования к планированию экологической деятельности;

4) требования к внедрению и функционированию СЭМ;

5) требования к проведению проверок и корректирующих действий;

6) требования к анализу эффективности системы экологического менеджмента, проводимому со стороны руководства.

Общие требования к СЭМ приведены в подразделе 4.1 стандарта. В соответствии с ними организация должна разработать, документально оформить, внедрить, поддерживать и улучшать систему экологического менеджмента. Организация самостоятельно определяет границы системы экологического менеджмента – всё предприятие или его отдельные подразделения.

Экологическая политика. Требования к экологической политике приведены в подразделе 4.2 стандарта СТ ИСО 14001 (ГОСТ Р ИСО 14001). Экологическая политика задаёт общее направление СЭМ и устанавливает принципы деятельности организации в области экологии. Ответственность за разработку экологической политики лежит на высшем руководстве (генеральном директоре) организации.

Экологическая политика организации должна включать в себя обязательства высшего руководства в области:

1) предотвращения отрицательного воздействия на окружающую среду;

2) соответствия деятельности организации требованиям законов, стандартов России, международных соглашений по охране природы;

3) последовательного улучшения деятельности своей организации.

Основные направления экологической деятельности организации, сформулированные в политике, должны соответствовать экологическим целям, поставленным высшим руководством (генеральным директором).

Экологическая политика – это официальный документ системы экологического менеджмента, который имеет декларативный характер. Поэтому она должна быть документирована и утверждена высшим руководством. Все сотрудники организации обязаны знать основные положения экологической политики и понимать её приложение к своей конкретной деятельности.

Экологическая политика принимается на три…пять лет и с изменением экологической обстановки в организации может быть пересмотрена.

Планирование экологической деятельности. Требования к планированию экологической деятельности сформулированы в подразделе 4.3 стандарта СТ ИСО 14001. К планированию относятся:

– экологические аспекты (п. 4.3.1);

– требования законодательных актов и другие требования (п. 4.3.2);

– цели, задачи и программы (п. 4.3.3).

Экологический аспект (environmental aspect) – это элемент деятельности организации, её продукции или услуги, который может оказать значительное воздействие на окружающую среду (по ГОСТ Р ИСО 14001-2007).

Например, экологическими аспектами предприятия можно назвать производство печатных плат, технологический процесс нанесения гальванических покрытий, транспортное хозяйство, энергетическое обеспечение производства.

Экологические аспекты должны быть определены и оценены по своей значимости (на предприятии необходимо упорядочить все производственные процессы по характеру (какое вещество является последствием процесса) и степени их воздействия на окружающую среду – опасные, вредные, практически безопасные и т.д.). Эта информация документируется и поддерживается в актуальном состоянии. К экологическим аспектам относятся не только существующие последствия деятельности организации, но и потенциальные последствия, например, аварии или другие нештатные ситуации.

Определение и оценка значимости экологических аспектов проводится для постановки экологических целей и задач организации.

Требования законодательных актов и другие требования организация должна постоянно отслеживать и неукоснительно выполнять. Дело в том, что сам международный стандарт СТ ИСО 14001 не содержит экологических норм, предельно допустимых концентраций тех или иных загрязняющих веществ, полагаясь в этом на законодательство государства, в котором функционирует предприятие. Стандарт требует от организации разработки документированной процедуры, определяющей порядок идентификации нормативно-правовых и прочих экологических требований, которые она обязана или обязалась выполнять и которые применимы к экологическим аспектам её деятельности.

Помимо законов и нормативных документов, организация должна отслеживать и другие требования, к которым согласно стандарту СТ ИСО 14001 относятся: отраслевые правила, соглашения с органами государственной власти, рекомендации и руководства, корпоративные требования.

Цели, задачи и программы в области экологии в организации должны быть оформлены документально. Основой для разработки служат экологическая политика и экологические аспекты. Главным документом, в котором отражается планирование в СЭМ, является программа экологического менеджмента организации, включающая в себя:

– экологические цели и задачи (должны быть измеримы);

– мероприятия и действия по достижению целей;

– список ответственных исполнителей;

– сроки реализации программы.

Периодически программа анализируется высшим руководством с целью корректировки, улучшения и пересмотра.

Таким образом, формальным отражением того, что в организации происходит планирование экологической деятельности, является наличие трёх документированных процедур [13], а именно:

1) «Идентификация и оценка значимости экологических аспектов деятельности организации»;

2) «Идентификация, получение доступа к законодательным актам и иным требованиям, определение их применимости к экологическим аспектам организации»;

3) «Программа экологического менеджмента организации» (включая экологические цели и задачи).

Эти три документа системы экологического менеджмента должны поддерживаться в рабочем состоянии и пересматриваться по мере надобности.

Внедрение и функционирование системы экологического менеджмента. Требования к процессу внедрения СЭМ и поддержанию её в рабочем состоянии приведены в подразделе 4.4 стандарта СТ ИСО 14001:2004.

В процессе внедрения системы экологического менеджмента, а затем при её функционировании высшее руководство организации должно обратить внимание на состояние нескольких элементов данной системы менеджмента.

Структура и ответственность (п. 4.4.1 стандарта СТ ИСО 14001). Руководство организации определяет роль каждого сотрудника в СЭМ. Это выражается в разработке матрицы полномочий и ответственности, а также в назначении представителя руководства, ответственного за систему экологического менеджмента. Для выполнения этой функции предпочтительно учредить должность заместителя директора по СЭМ, но допускается поручить её руководителю экологической службы или главному инженеру.

Обучение, осведомлённость и компетентность (п. 4.4.2). Высшее руководство должно организовать, а сотрудники – пройти обучение в области экологии и охраны окружающей среды в организации. Сведения о прохождении сотрудниками обучения документируются и сохраняются.

Коммуникации (п. 4.4.3). Руководство должно создать систему внутреннего обмена информацией и внешний обмен информацией с поставщиками организации и её потребителями.

Документация СЭМ (п. 4.4.4). Документация системы экологического менеджмента должна включать следующие виды документов:

1) экологическую политику, цели и задачи в области экологии;

2) описание границ системы экологического менеджмента;

3) описание основных элементов системы экологического менеджмента и их взаимодействия (включая ссылки на необходимые документы);

4) документированные процедуры и записи по стандарту СТ ИСО 14001;

5) документы и записи, определённые организацией как необходимые для деятельности в рамках системы экологического менеджмента.

Всю документацию СЭМ можно разделить на четыре уровня:

– документы первого уровня: экологическая политика, Программа экологического менеджмента, руководство по экологическому менеджменту;

– документы второго уровня: документированные процедуры и записи (стандарт СТ ИСО 14001 предусматривает для сертифицируемой системы экологического менеджмента 12 обязательных документированных процедур);

– документы третьего уровня: рабочая документация, стандарты, технологические инструкции, технические условия, контракты, методики выполнения измерений, методики контроля, методики испытаний и другие;

– документы четвёртого уровня: должностные инструкции работников.

Управление документацией (п. 4.4.5). Порядок ведения документации СЭМ первого и второго уровней должен быть записан в документированной процедуре «Управление документацией системы экологического менеджмента». Управление документами третьего и четвёртого уровней отражается в других документах. В общем случае документы должны быть идентифицируемыми, понятными, актуальными, сохраняемыми и восстанавливаемыми.

Управление операциями (п. 4.4.6). Высшее руководство организации определяет важнейшие операции с точки зрения экологии и охраны окружающей среды, контролирует их соответствие экологическим аспектам.

Готовность к аварийным ситуациям (п. 4.4.7). В организации должна быть разработана документированная процедура «Возможные аварийные ситуации и ликвидация их последствий». В ней записываются виды возможных аварий и действия сотрудников по их скорейшей ликвидации. Периодически по этой документированной процедуре в организации проводят учения.

Проведение проверок и корректирующие действия. Требования к процессу проверки и корректировки СЭМ приведены в подразделе 4.5 международного стандарта СТ ИСО 14001:2004. Здесь приведены требования к таким элементам СЭМ, как:

1) мониторинг и измерения (п. 4.5.1);

2) оценка соответствия (п. 4.5.2);

3) корректирующие и предупреждающие действия (п. 4.5.3);

4) зарегистрированные данные (п. 4.5.4);

5) аудит системы экологического менеджмента (п. 4.5.5).

Мониторинг и измерения охватывают процессы получения информации о характеристиках производственных операций, которые могут существенно воздействовать на окружающую среду. Для подтверждения выполнения требований этого пункта стандарта (п. 4.5.1) рекомендуется разработать документированную процедуру «Мониторинг и измерения в СЭМ». В ней организация должна определить: количественные показатели для наблюдения за выполнением своих экологических целей и задач; используемые средства измерений и контроля; формы и правила ведения записей по учёту результатов контроля и измерений, а также записей, позволяющих проследить за результатами и своевременностью поверки и калибровки средств измерений.

Оценка соответствия проводится организацией для проверки соответствия своей хозяйственной деятельности предъявляемым к ней законодательным требованиям и тем требованиям, которые организация согласилась выполнять добровольно. Формальным свидетельством наличия в организации оценки соответствия является документированная процедура «Оценка соответствия СЭМ нормативно-правовым экологическим требованиям», в которой необходимо:

– определить конкретное значение нормативно-правовых требований, в том числе оцениваемые показатели («что мы должны»);

– установить собственные контрольные показатели («что мы имеем»);

– обеспечить осведомлённость органов экологического надзора о процедурах, позволяющих соблюдать требования («мы подтверждаем»).

Такая структура процесса оценки соответствия позволяет ответственным специалистам и руководству организации знать и контролировать соответствие деятельности предъявляемым требованиям законов, стандартов и договоров.

Корректирующие и предупреждающие действия охватывают вопросы, связанные с возможными несоответствиями – т.е. невыполнениями требований международного стандарта СТ ИСО 14001. Эти вопросы организация отражает в документированной процедуре «Корректирующие и предупреждающие действия в СЭМ», содержащей требования:

1) по определению и исправлению несоответствий, принятию мер по смягчению их неблагоприятных экологических последствий;

2) изучению несоответствий, определению их причин и принятию необходимых мер для исключения возможности появления несоответствий снова;

3) оценке необходимости осуществления действий по предотвращению появления несоответствий (предупреждающих действий);

4) документированию результатов выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

5) анализу эффективности выполненных корректирующих и предупреждающих действий.

Таким образом, данная процедура определяет порядок выявления несоответствий, оценки необходимости их устранения и профилактики, а также определения ответственных за эту деятельность. Вносимые в хозяйственную деятельность организации изменения отражаются в документации СЭМ.

Зарегистрированные данные, т.е. записи, должны поддерживаться в рабочем состоянии – быть разборчивыми, идентифицируемыми, прослеживаемыми, сохраняемыми и восстанавливаемыми. Эти требования устанавливаются в документированной процедуре «Управление записями».

Записи СЭМ могут включать в себя, например:

– информацию по законодательным и нормативным актам;

– данные по обучению сотрудников;

– жалобы, претензии потребителей и других сторон, заинтересованных в деятельности организации;

– отчёты по несоответствиям;

– результаты мониторинга и измерений;

– результаты аудитов системы экологического менеджмента;

– результаты анализа СЭМ со стороны руководства.

Аудит системы экологического менеджмента охватывает вопросы, связанные с внутренними аудитами (проверками) СЭМ. Порядок проведения внутреннего аудита даётся в документированной процедуре «Внутренний аудит». Внутренние аудиты следует проводить регулярно, в запланированные сроки, заблаговременно (за один-три месяца) сообщаемые руководителям проверяемых подразделений организации. С целью упорядочения проверки разрабатывается программа аудита, содержащая план проведения внутреннего аудита и график посещения подразделений аудиторами. При планировании внутреннего аудита большее внимание должно уделяться «потенциально опасным» видам хозяйственной деятельности организации.

Задачами внутреннего аудита СЭМ являются:

1) определение эффективности внедрения СЭМ;

2) оценка соответствия:

– СЭМ требованиям стандарта СТ ИСО 14001;

– значений показателей функционирования системы экологического менеджмента требованиям организации;

– программы экологического менеджмента действительному воздействию организации на окружающую среду;

3) выполнение рекомендаций предыдущего аудита.

Документированная процедура «Внутренний аудит» включает в себя такие сведения, как: объём аудита; частота проверок конкретных структурных подразделений организации; методика аудита; права, обязанности и ответственность внутренних аудиторов; порядок проведения внутреннего аудита; способ и форма отчёта о результатах проверки.

Анализ со стороны руководства. Система экологического менеджмента, как и система менеджмента качества, в организации будет такой, какой хочет видеть её высшее руководство, например генеральный директор. С одной стороны, директор должен быть «генератором идей качества» в трудовом коллективе, а с другой – постоянно получать информацию о том, как его идеи приживаются в организации.

Входными данными для анализа со стороны руководства, согласно подразделу 4.6 международного стандарта СТ ИСО 14001, являются:

1) результаты внутренних аудитов и оценки соответствия законодательным и другим требованиям, с которыми организация согласилась;

2) данные о взаимодействии с внешними заинтересованными сторонами, включая жалобы;

3) результаты экологической деятельности организации;

4) степень достижения экологических целей и задач;

5) статус корректирующих и предупреждающих действий;

6) данные о выполненных действиях с момента прошлого анализа со стороны руководства;

7) изменившиеся обстоятельства, включая изменения требований экологического законодательства и других требований, связанных с экологическими аспектами деятельности организации;

8) рекомендации по улучшению деятельности.

Анализ со стороны руководства рационально проводить один раз в год, основываясь на результатах внутреннего аудита СЭМ. Он проводится в виде совещания совета директоров организации, на котором директор по экологии или начальник экологической службы кратко сообщает результаты аудита.

Анализ со стороны руководства, проводимый в форме совещания, даёт высшему руководству организации возможность:

– выяснить текущую ситуацию;

– обсудить состояние СЭМ с руководителями всех проверенных направлений деятельности и скоординировать деятельность в рамках этой системы;

– актуализировать экологическую политику организации с учётом изменения внешних условий её существования (законодательных, рыночных и др.).

Результаты совещания совета директоров и принятые решения оформляются протоколом и хранятся как записи.