3. Організаційно-розпорядницькі методи менеджменту
Організаційно-розпорядницькі (адміністративні) методи в системі методів менеджменту займають особливе місце, тому що вони відображають весь механізм адміністративного впливу на керовані об'єкти. За допомогою цих методів реалізується одна з найважливіших функцій керування - функція організації.
Організаційно-розпорядницькі методи здійснюють вплив на об'єкт управління через накази, розпорядження, оперативні вказівки, контроль за їх виконанням, систему адміністративних засобів підтримання трудової дисципліни. Ці методи регламентуються правовими актами трудового законодавства, основною метою яких є правове регулювання відносин між керівником і підлеглим, зміцнення законності, захисту прав і законних інтересів підприємства та його працівників відповідно Кодексу законів про працю та інших законодавчих актів. Найважливіша мета цих методів – локальне використання можливостей підвищення ефективності виробництва шляхом аналізу, вибору, формування та регулювання взаємодії структурних елементів у даний момент розвитку підприємства.
Характерними рисами адміністративних методів менеджменту є:
прямий вплив на об'єкт управління;
обов'язковий характер виконання вказівок, розпоряджень, наказів;
строго визначена відповідальність за невиконання наказів, розпоряджень.
Організаційно-розпорядницькі методи менеджменту діляться на дві групи (рис. 3.4):
методи організаційного впливу: організаційне регламентування, організаційне нормування й організаційно-методичне інструктування;
методи розпорядницького впливу: накази, розпорядження, усні вказівки.
Методи організаційного впливу відображають статику управління. Організаційний вплив виступає в основному у формі різних адміністративних актів тривалої дії - законів, положень, інструкцій, правил, норм, які регулюють діяльність підприємств.
Організаційне регламентування встановлює межі управління на кожному рівні, визначає місце підприємства в системі суспільного виробництва.
Основним документом, що регламентує роботу підприємств всіх галузей народного господарства є Закон «Про підприємства в Україні», у якому визначений порядок створення підприємства, його функції, права, обов'язки й відповідальність керівників і ін. На різних рівнях управління правовою основою регламентування є Положення про органи управління (про Міністерство, про асоціації, комбінати, об'єднання тощо). У положеннях регламентуються призначення органа управління, його функції, права й обов'язки керівника й різних функціональних ланок. На основі положень про органи управління розробляються положення про відділи, у яких визначаються їхні функції, взаємини з іншими відділами й відповідальність. На основі положень про органи й відділи розробляються посадові інструкції для конкретних працівників.
Рис. 3.4 - Класифікація організаційно-розпорядницьких методів
менеджменту
Статут - це правовий акт (документ), що визначає структуру, функції, права, відповідальність конкретних підприємств, напрямок їхньої діяльності. Статут є основним документом підприємства незалежно від форми власності. Тільки після державної реєстрації статуту підприємств може здійснювати фінансово-господарську діяльність. У статуті підприємства зазначають:
найменування, адресу підприємства, його засновників;
види діяльності;
статутний фонд;
форму власності і правову форму підприємництва;
систему органів управління підприємством, їх функції, повноваження, відповідальність;
правила призначення і звільнення з посади керівників підприємства;
порядок припинення діяльності і ліквідації підприємства.
У статуті визначено цілі і завдання підприємства, повноваження керівника для здійснення фінансово-господарської діяльності, завдяки чому дії керівника набувають законності. Тому накази, розпорядження керівників є обов'язковими для виконання підлеглими.
Важливим документом організаційного регламентування є положення, які розробляють з метою розмежування прав, функцій, повноважень і відповідальності у системі управління підприємством, регламентації діяльності структурних підрозділів і посадових осіб. На практиці використовують положення про структурні підрозділи управлінського апарату і про посадові особи.
Організаційне нормування реалізується для визначення меж господарської діяльності підприємства, передбачає розробку та використання організаційних нормативів для різних видів діяльності.
В управлінні ресторанним господарством застосовують такі нормативи:
Технічні - норми оснащення посудом, інвентарем, оснащенням спецодягом; стандарти, креслення підприємства та ін.
Організаційні норми - штатний розклад працівників підприємства, графіки виходу на роботу, вимоги до організації виробничого процесу, робочих місць, норми виробітку, норми часу та ін.
Технологічні норми - норми закладки сировини по Збірнику рецептур, норми відходів, правила технології готування страв тощо.
Економічні - нормативи витрат, норми амортизації оснащення, норматив рентабельності та ін.
Трудові – тарифні ставки, оклади, норми тривалості робочого часу та ін.
Нормативи розробляють як органи державної влади і управління так і самі підприємства. Так, держава встановлює податкові ставки, амортизаційні відрахування, тривалість робочого часу, мінімальну заробітну плату. Підприємство може самостійно встановлювати норми чисельності обслуговування, керованості, виплати дивідендів акціонерам тощо.
Організаційно-методичне інструктування здійснюється шляхом розробки й практичного застосування правил, інструкцій, інструктивних матеріалів, які визначають порядок і методи виконання різних видів управлінських робіт.
Інструкція – це правовий акт, який створюється з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності підприємства, структурних підрозділів і посадових осіб.
Розрізняють інструкції, пов'язані з виконанням окремих видів управлінських робіт і посадові інструкції. У посадових інструкціях передбачено функції, обов'язки, права працівника, порядок оцінювання праці, відповідальність. Інструкція визначає статус працівника в системі управління підприємством, закріплює за ним певні види діяльності і надає повноваження, необхідні для виконання посадових обов'язків.
Правила – це службові документи, що наближаються за формою і змістом до інструкцій. У них викладаються вимоги, які визначають порядок будь-яких дій. У закладах ресторанного господарства використовують такі види правил: безпеки, експлуатації торгово-технологічного обладнання та ін.
Методи розпорядницького впливу відображають динаміку процесу управління й виступають як обов'язкове доповнення до методів організаційного впливу, тому що в практиці управління регламентувати всю діяльність управлінських працівників не можна. Ці методи спрямовані на координування виробничої діяльності, усунення порушень, пропорцій, ритмічності процесів виробництва й обслуговування. Завдання розпорядницьких методів - забезпечення злагодженої роботи колективів підприємств і організацій. Розпорядницький вплив здійснюється у формі наказів, розпоряджень, усних вказівок.
Наказ - це акт управління, що видається керівником органу управління або підприємства з метою рішення певних завдань. Залежно від змісту розрізняють накази з загальних питань, пов'язані з виробничо-господарською діяльністю підприємства, організації та по особовому складу, якими оформляється призначення переміщення, звільнення працівників, заохочення, стягнення й т.д.
Накази із загальних питань і особового складу мають окрему самостійну нумерацію, що починається з початку кожного календарного року. Накази із загальних питань видають для виконання директивних вказівок. Текст наказу складається із констатуючої і розпорядницької частин. У першій викладаються факти, які є підставою для видання наказу, у другий - перераховуються дії, які пропонуються. Накази по особовому складу видають на підставі заяв, доповідних записок та інших документів. В наказах пункти розташовують у такій послідовності: призначення на посаду, переміщення, звільнення від роботи, надання відпустки та ін.
Розпорядження - це правовий акт, що видається особисто керівником з метою виконання оперативних питань управління.
Розпорядження відрізняється від наказу тим, що його можна оскаржити у вищестоящій організації. Розпорядження, як і наказ, має констатуючу і розпорядницьку частини. У першій вказуються мета або причина видання розпорядження, у другій, яка починається словом «пропоную» - дії, які пропонуються. В останньому пункті розпорядження вказують осіб, на яких покладають та обов'язки з контролю та виконаннях їх.
Усні вказівки використовують у своїй роботі як керівники, так і низові керівники (зав. виробництвом, бригадири, адміністратори тощо). Обсяг розпорядницького впливу залежить від постановки організаційного впливу, від якості кадрів керування, ступеня їхнього вміння, авторитету й ін.
Форми розпорядницького впливу зв'язані між собою, а також з формами організаційного впливу. Чим краще на підприємстві здійснюється організаційний вплив у формі регламентування, нормування й методичного інструктування, тим рідше доводиться вирішувати оперативні питання за допомогою форм розпорядницького впливу.
При використанні організаційно-розпорядчих методів впливу керівники повинні знати, що правової сили ці методи набувають за умов відповідності чинному законодавству. Тому адміністративна діяльність в закладах ресторанного господарства має враховувати правові аспекти і відбуватись в рамках законів.