3. Функція організації та координування

Функція організації - це вид діяльності управлінського персоналу, спрямований на забезпечення нормального функціонування підприємства. Ця функція є першим кроком у реалізації стратегічних і поточних планів. А задачі, визначені в планах стають орієнтирами організаційного процесу на підприємстві. Функція організації полягає в забезпеченні діяльності підприємства шляхом координації дій працівників і трудового колективу із врахуванням формальної та неформальної її складової з формуванням корпоративного духу.

Цей процес включає наступні стадії роботи:

• визначення цілей і задач підприємства;

• визначення видів робіт, які варто виконати, щоб вирішити поставлені задачі;

• розробка раціональної структури управління;

• розподіл обов'язків і відповідальності за виконання задач визначеними працівниками;

• забезпечення підрозділів і окремих ділянок устаткуванням, сировиною, матеріалами, нормативною документацією, робочою силою і т.д.;

• організація колективу працівників, створення нормальних взаємин у колективі.

Функція організації забезпечує взаємозв’язок і ефективність елементів організації як відкритої системи. Реалізація цієї функції має два напрямки - побудову організаційної структури управління і розподіл повноважень і відповідальності в апараті управління.

Функція організації ґрунтується на принципах, які необхідно враховувати при здійсненні організаційного впливу:

• пропорційність – чисельність персоналу в підрозділах апарату управління має бути пропорційною обсягу робіт, що виконуються;

• прямоточність – при проектуванні організаційних структур менеджменту необхідно забезпечувати прямі шляхи проходження інформації від керівників до виконавців;

• ритмічність – рівномірний розподіл робіт протягом певного часу;

• розподіл і спеціалізація управлінської праці. Цей принцип реалізується під час розробки організаційної структури управління закріпленням однотипних функцій за спеціалізованими структурними підрозділами, а також розробкою посадових інструкцій для працівників управлінського апарату.

Організаційна діяльність менеджменту включає два аспекти:

• поділ робіт, функцій, підрозділів по виконуваним цілям;

• поділ робіт по ступеню їх інтелектуальної значимості.

Перший поділ – це функціональний по видам робіт (спеціалізації), другий поділ – по вертикалі, що передбачає наявність рівнів управління і підпорядкованість працівників (керівників і підлеглих).

Функція координації передбачає узгодження дій різних підрозділів і виконавців по досягненню визначеної мети, при виконанні окремих задач на виробництві. Задачею функції координації є забезпечення злагодженої роботи всього колективу.

Координація - це діяльність керівника певного рівня - вищого, середнього, а іноді й нижчого залежно від виконуваних задач. Виконання задач стратегічного планування координують керівники вищого рівня, оперативного - середнього і нижчого. Для успішного координування робіт менеджер-керівник повинен мати велику ерудицію й аналітичний розум, щоб на основі отриманої інформації координувати поточну і планувати майбутню діяльність підлеглих.

Здійснення організаційної функції не виключає на практиці виникнення деякої невідповідності між усіма елементами утворюваної системи або механізму досягнення мети, що об’єктивно вимагає уточнення характеру дій виконавців, спрямованих на досягнення узгодженості, оптимальної гармонійності й ефективності. Таке настроювання системи дістало назву функції координації спільної діяльності. Узгодженість дій персоналу через встановлення між ними гармонійних зв’язків досягається на основі раціональності, чіткої взаємодії виконавців, оперативності й надійності. Функція координації (узгодження) різних процесів праці та їхніх результатів у різних сферах діяльності людей зумовлено рухом усього виробничого організму на відміну від руху його самостійних органів.

Координація забезпечує узгодженість у часі й просторі дій органів управління та посадових осіб, а також між системою в цілому і зовнішнім середовищем. Функція координації відіграє в управлінні виробництвом роль, яку образно можна порівняти з роллю диригента в оркестрі. Саме завдяки їй забезпечується динамізм системи виробництва, створюється гармонія взаємозв’язків виробничих підрозділів, здійснюється маневр матеріальними та трудовими ресурсами всередині підприємства у зв’язку із зміною техніко-економічних завдань.

Об’єктом функції координації є як управляюча система, так і система, якою управляють. Призначення діяльності органів управління - забезпечити єдність дій усіх управлінських підрозділів, працівників управління та спеціалістів для найбільш ефективного впливу на процес виробництва.

Координація означає синхронізацію зусиль усього колективу, інтеграцію їх у єдине ціле, тобто це процес розподілу діяльності в часі, приведення окремих елементів у таке поєднання, яке дало б змогу найбільш ефективно та оперативно досягати поставленої мети.

Для успішного координування робіт з виконання поставленого завдання необхідна достовірна інформація про реальну обстановку на всіх ділянках виробництва. Частиною поточного координування є регулювання, спрямоване на підтримку. Необхідної відповідності між різними елементами системи, на ліквідацію можливих відхилень від завдань, графіків. Центральною ланкою регулювання є також інформаційна служба.