2. Планування і прогнозування як основна функція менеджменту

Функція планування та прогнозування є основною в ланцюжку управлінського процесу на підприємстві, організації, її виконують на вищому рівні управління, конкретизують на середньому.

При виконанні функції планування з'ясовуються реальні можливості підприємства, вивчаються фактори внутрішнього середовища - економічні умови, рівень технології, соціальні і культурні зміни на підприємстві. Оцінюються можливості позитивного чи негативного впливу зовнішнього середовища: умови конкуренції, закону, політичного стану суспільства, взаємодія з постачальниками тощо. За допомогою планування керівники направляють зусилля всіх працівників на досягнення цілей підприємства. При цьому планування є постійним процесом. Це обумовлено тим, що через постійні зміни зовнішнього середовища фактичні результати діяльності можуть не відповідати плановим показникам.

Планування вимагає аналітичного міркування, проведення науково-дослідної роботи, всебічного аналізу досягнутих показників, високого фахового рівня як роз­робників планів, так і їх виконавців-менеджерів. Саме завдяки дос­коналому плануванню діяльності підприємства можуть уникнути помилок і ефективно використову­вати свої потенційні можливості. Планування надає таких переваг:

• усуває невизначеність щодо майбутньої діяльності підпри­ємства;

• уточнює цілі підприємства та дії щодо їх досягнення;

• допомагає уникнути помилок у майбутній діяльності;

• надає можливість передбачити виникнення нестандартних ситуацій і діяти з випередженням подій;

• сприяє усвідомленню важливості функціонування підприємс­тва.

Одним із основних напрямів удосконалення планування розвитку закладів ресторанного господарства на сучасному етапі є посилення перспективного характеру планування діяльності господарських структур, розробка довгострокових стратегічних прогнозів щодо їх розвитку із застосуванням новітніх методів і прий­омів. Метою розробки довгострокових прогнозів розвитку підприємств є забезпечення їх надійною документацією щодо доцільних шляхів оптимізації соціально-економічної сфери.

Іншим важливим напрямом удосконалення планування є забезпечення тісної ув'язки плану розвитку підприємств з розвитком науково-технічного прогресу, що має велике значення для розробки й впровадження нових видів техніки та технологій.

Прогнозування - передбачення результатів діяльності, визначення перспективних цілей підприємства.

Перспективний план є основою для прийняття управлінських рішень, додає підприємству визначеності, індивідуальності, показує перспективу в господарській діяльності.

При виконанні функції прогнозування необхідно провести аналіз впливу факторів зовнішнього і внутрішнього середовища на роботу підприємства в плановому періоді.

Аналіз зовнішнього середовища дозволяє підприємствам: своєчас­но визначити прояви загроз та можливостей; розробити заходи на ви­падок виникнення непередбачуваних обставин; розробити стратегію, яка сприятиме досягненню поставлених цілей.

Загрози і можливості можуть виникати в різних сферах діяль­ності організації, які класифікують за нижченаведеними чинниками.

Економічні фактори. Вирішальну роль у виробничо-економічній діяльності підприємства відіграє стан економіки країни і в першу чергу необхідно виділити: рівень зайнятості населення; ста­більність валюти, платіжний баланс країни; питому вагу конкуренто­здатної на зовнішньому і внутрішньому ринках виробленої продукції; середньорічний темп інфляції; питому вагу приватної власності в за­гальній її частині; податкове навантаження на організацію; питому вагу сировини в експорті; рівень розвитку фінансової системи країни, структуру розподілу прибутків населення.

Політичні фактори. Керівництво організації здійснює свою діяльність, враховуючи політичну ситуацію в країні, відповідно до законів та інших правових норм. Основну увагу при аналізі політич­них факторів рекомендується сконцентрувати на: існуючі тарифи і торгівлю між країнами; митну політику; нормативні акти уряду і міс­цевих органів влади; правове регулювання економіки; стан антимонопольного законодавства; кредитну політику і кримінальний стан в державі.

Ринкові фактори. Аналіз цих факторів дозволяє керівному складу організації уточнити стратегію та закріпити окремі її позиції на ринку. Основними напрямками досліджень є: демографічні зміни; рівень конкуренції; місткість вітчизняного ринку та його захище­ність; рівень прибутків населення та їх розподіл; життєві цикли різ­них товарів та послуг, легкість виходу на ринок.

Технологічні фактори. Спеціалісти організації повинні пос­тійно слідкувати за новітніми технологіями, щоб не пропустити тих змін, які становлять загрозу організації. Необхідно своєчасно почати впровадження нових технологій, нової техніки, особливо обчислюва­льної, для проектування нових товарів та послуг, зміни в технології зберігання і реалізації продукції.

Міжнародні фактори. Можливості або загрози організації в значній мірі залежать від міжнародних відносин, законів в різних кра­їнах, доступу до ресурсів інших країн. Аналіз цих факторів набуває важливого значення із вступом України до СОТ, після відмови країни від державної монополії на зовнішню торгівлю. Організація повинна ретельно відслідковувати зміни на зовнішньому ринку у зв'язку із лі­бералізацією міжнародної торгівлі, приймати зусилля по захисту віт­чизняного ринку та окремих галузей проти іноземних конкурентів.

Фактори конкуренції. Аналіз цих факторів дозволяє організа­ції визначити: цілі конкурентів; дати оцінку їх поточних стратегій; зробити огляд передумов відносно конкурентів та галузі; поглиблено вивчити їх сильні та слабкі сторони. В ході проведеного аналізу ви­значаються питання стосовно поточної роботи конкурентів та їх мож­ливостей, задоволеності їх станом свого бізнесу, зміною стратегії конкурентів та інше.

Соціальні фактори. Ці фактори включають зміни суспільних цінностей, сподівання, відбивають відношення, права і звичаї суспі­льства. Дослідженнями встановлено що вони приносять багато незручностей самій організації, особливо в умовах економічної нестабіль­ності. З цих причин організація, як соціальна система, повинна прис­тосовуватися до зовнішнього середовища, де ряд факторів соціально­го середовища набув особливого значення. До них відносяться: загос­трені національні почуття в різних регіонах країни; ставлення насе­лення до підприємництва; розвиток руху з питань захисту спожива­чів; зростання суспільних цінностей; зміна ролі керівників на вироб­ництві; підвищення ролі жінок та національних меншин у суспільстві.

Аналіз внутрішнього середовища. Аналіз внутрішнього се­редовища дозволяє організації визначити її сильні та слабкі сторони, а також можливості та загрози. Управлінське дослідження лежить в основі аналізу внутрішнього середовища, який охоплює наступні проблеми організації: частка ринку та конкурентоздатність продукції; асортимент та якість товарів та послуг; обслуговування продажу; реклама просування товару; прибуток та демографічний стан організа­ції.

Аналіз внутрішнього середовища проводиться для виявлення внутрішніх слабких сторін, які можуть ускладнити загрози, пов'язані із зовнішніми небезпеками. Аналіз складається із наступних складо­вих: маркетингу, фінансів, виробничої бази, кадрових ресурсів і куль­тури організації.

З метою визначення ефективності функції планування керівництво підпри­ємства проводить свого роду діагностику цього процесу, оцінка якої здійснюється за трьома параметрами:

1. Оцінка змін, які впливають на різні аспекти поточної стра­тегії.

2. Визначення змін, які загрожують поточній стратегії підпри­ємства.

3. Визначення чинників, які сприяють досягненню головної ме­ти шляхом корегування плану.

Вибір стратегії здійснює керівництво підприємства після аналізу зовнішнього середовища, внутрішніх сильних і слабких сторін, оцінки всіх можливих альтернатив. Для практичної реалізації стратегічних планів розробляють тактичні правила і процедури, бюджети.

Тактика - це короткострокові плани, що конкретизують стратегію. Правила і процедури визначають працівникам напрямки, що сприяють досягненню цілей підприємства. Наприклад, процедура підбора кадрів для підприємств ресторанного господарства включає пошук кандидатів на вакантну посаду, підготовку кадрів у спеціальних навчальних закладах; тестування претендентів тощо.

Реалізація планів вимагає цілеспрямованого використання ресурсів організацій або підприємств. Із цією метою розробляють фінансові плани (бюджети), за допомогою яких визначаються, які фінансові ресурси необхідні для досягнення намічених цілей. Оцінка стратегії здійснюється порівнянням досягнутих результатів роботи підприємства з поставленими цілями.

Процес оцінки – це механізм зворотного зв’язку для коригування стратегії. Якщо в результаті оцінки виявлено суттєві відхилення від планових показників, необхідно коригувати цілі і стратегії підприємства.

Результати оцінки враховуються при розробці стратегічних планів на наступний плановий період.