Модульная лекция: мл 2-2.

2. 2. Компоненты субд Access 2007

Рассмотренные в предыдущей лекции основные понятия и принципы работы базы данных полностью относятся к системе СУБД Access (версии 2007, 2010). В базе данных Access таблицы сохраняются в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB. Приложение Access 2007 можно использовать для создания файлов в более ранних форматах файлов (например, Access 2000 и Access 2002-2003).

Microsoft Access 2007 - это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД ). Функции любой СУБД - это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Такие СУБД работают с реляционными базами данных (реляционные СУБД). База данные (БД) в Access - это множество таблиц, связанных между собой с помощью ключевых полей. Каждая таблица содержит конкретные сведения о конкретной предметной области (сущности) (например, Сотрудник, Студент, Подразделение, Товар и др.). СУБД позволяет обеспечить ввод данных в таблицы БД, их хранение и сопровождение, а также получать выбранные из множества таблиц данные, необходимые при принятии важных решений.

СУБД Access предоставляет следующие возможности:

- добавление новых данных в базу данных (например, новой позиции в список сотрудников);

- изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего оклада сотрудника);

- удаление сведений (например, после увольнения сотрудника);

- организация и просмотр данных различными способами;

- совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

В СУБД Access можно создавать и работать со следующими объектами: Таблицы, Формы, Отчеты, Запросы, Макросы, Модули.

2.2.1. Таблицы.

По внешнему виду таблица базы данных сходна с электронной таблицей, в которой данные располагаются в строках и столбцах. Поэтому электронные таблицы обычно легко импортируются в таблицы базы данных. Основное различие между хранением данных в электронной таблице и в базе данных - способ организации данных. Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности. Например, если в базе хранятся сведения о сотрудниках, каждого из них следует один раз внести в таблицу, которая предназначена исключительно для хранения данных о сотрудниках. Данные о финансах и доходах будут храниться в отдельной таблице, а данные об отпусках - в другой. Эта процедура называется нормализацией.

Каждую строку в таблице называют записью. Запись - это место хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Например, в таблице с именем «Сотрудники» каждая запись (строка) может содержать сведения об определенном сотруднике, а каждое поле (столбец) — сведения определенного типа, например имя, фамилию, адрес и т. п. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип.

Чтобы понять, что такое записи и поля, можно представить себе библиотечный каталог с карточками. Каждая карточка в ящике картотеки соответствует записи в базе данных. Каждый элемент сведений на отдельной карточке (автор, название и т. п.) соответствует полю в базе данных.