21. Правила работы с входящей и исходящей документацией на п.

В докуметационном обеспеч-ии можно выделить 3 группы док-тов: 1)входящие; 2)внутренние; 3)исходящие. Приемом и обработкой инфо заним-ся секретарь. Послед-сть обработки почты, кот. поступает на пред-ие, след.: -секретарь получает, открывает, сортирует почту, прилагает при необх-сти доп. материалы; -рук-ль рассматр-т свою часть, распред-т по приоритетности, принимает решение и накладывает резолюцию. При распред-ии док-тов м/у испонителями и их рук-лями, подразд-ми проводится предварит. просмотр док-тов, в ходе кот-го распред-ся док-ты с учетом основных критериев оценки их содерж-ия и обеспечения аппарата управл-ия необходимой и достат. инфо. Распред-ся док-ты в завис-ти от обязан-ей и должностных инструкций исполнителей. Опред-ся потребность в регистр-ии док-тов (работа секретаря). Предварит. рассмотрение док-тов дает возможность: -освободить рук-ля от изучения инфо, кот. не требует его внимания, а аппарат упр-ия –от док-тов, выполнение кот. не входит в его ф-ции; -сократить документооборот, непоср-но отправляя документ исполнителям; -снизить потери времени и улучшить качество принимаемых решений, поскольку они входят в компетенцию тех лиц, кот-ые владеют необходимой инфо. Сотруд-ки, кот. выполняют данные операции, связанные с оценкой и распред-ем док-тов, должны знать ф-ции пред-ия и подразд-ий, права и обяз-сти сотр-ков, с-му взаимоотнош-ий м/у ними, иметь необходимые навыки и знания, доверие рук-ля и интуицию. Предварит. просмотр способствует децентрализации полномочий и дает возм-сть делегировать полномочия. Док-ты, получ-ые на пред-ии, следует рассматривать в тот же день. Рук-ль должен рассматривать только зарегистр-ые док-ты. Корреспонденцию могут передовать рук-лю 1 раз в день в промежуток с 10 до 12 часов, либо 2 раза- в 10 и 16 часов. Телеграммы и срочные док-ты передаются рук-лю немедленно. Работа с исходящей инфо: 1)составл-ие проекта исходящего док-та; 2)утверждение док-та; 3)проверка правильности оформления; 4)подписание руководителем; 5)регистрация док-та; 6)проставление индекса или номера на док-те; 7)проверка правильности адреса; 8)отправка док-та адресату; 9)подшивка 2-го экземпляра копии док-та в дело.

22. Контроль за состоянием документационного обесп-я упр-я.

Документ-е обесп-е упр-я (ДОУ) - вид обесп-я упр-я П, к-й включает фи ксацию, передачу и хранение инфор о состоянии П и упр-щих возд-й по изменению ее состояния. ДОУ служит не т/о для обесп-я инфор руководства, но явл-ся способом ведения бизнеса и осущ-я практического руководства П. Осн. целью консалтинга в области ДОУ явл-ся уст-е единых принципов работы с документами на всех уров нях упр-я, орг-я документооборота П, сокращение кол-ва и повышение кач-ва документов, создание усл-й для эф. применения прогрессивных техн.сред ств и технологий сбора, обработки, движения, анализа инфо, соверш-е ра боты аппарата упр-я. Проект-е систе мы ДОУ включает работы: разр-ка ко нцепции системы ДОУ П; разработка пакета норм.документов; разр-ка реко мендаций по соверш-ю номенклатуры дел П; сопровождение внедрения сис темы ДОУ. Норм-методическая база Д – сов-ть законов, НПА и методичес ких документов, реглам-щих техноло гию создания документов, их обработ ки, хранения и исп-я в тек.деят-ти уч реждения, а также деят-ть службы Д: ее структуру, ф-ции, штаты, техн.обес п-е и нек-е др.аспекты. Норм.базу Д, н/р, составляют: закон-е акты в сфере документации и инфо; указы и распо ряжения, постановления в сфере Д; НПА исп-й власти (министерств, коми тетов, служб, агентств и др.), реглам-щие вопросы ДОУ; техн.регламенты и нац.стандарты в области ДОУ; др.