33. Правила ведения тел. Разговора.

Деловой разговор - устный речевой ко нтакт м/у людьми, связ-ми интересами дела, к-е имеют необх-е полномочия для уст-я дел.отношений, разрешения дел.проблем и выработки конкр.подхо дов к их разрешению. Правила веде ния дел.телефонного разговора, когда звонят вам:Если раздался телефонный звонок, н/о снимать трубку после1 зво нка; в случае плохой слышимости на до не повышать голос самому, а попро сить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас; Самые распр-е варианты 1 слова, произносимого в снятую теле фонную трубку, - "Да", "Алло", "Слу шаю". В дел.общении следует отказа ться от нейтральных отзывов и замени ть их информативными. Сняв трубку, н/о назвать свое учреждение, свою фа милию. В отд.случаях при тел.обще нии исп-ся телефонограммы-письм.фи ксация монолога, регламентированная по времени.Обяз-ми реквизитами теле фонограмм явл-ся наименование учре ждения адресанта и адресата, реквизи ты "от кого" и "кому" с указ-м должно сти, ФИО должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавш его и принявшего телефонограмму, но меров телефонов, текст и подпись. Ко гда приходит время заканчивать тел. разговор и прощаться, следуют прави лу: кто первый начал разговор, т.е. кто позвонил, тот и д/н его заканчивать. Правила ведения дел.тел.разговора, когда звоните вы: Перед тем как поз вонить полезно набросать на листке бумаги осн.пункты предстоящего раз говора, чтобы в волнении или в спеш ке не упустить отд.важные моменты. Опт.время для тел.звонка выбирается по 3 признакам: когда звонок будет удобнее для абонента, когда к нему проще дозвониться, когда вам будет удобнее позвонить.

34.Техника приема посетителей.

По данным разл.иссл-й, около 22% раб.времени руков-ля тратится на прием посетителей. Орг-я приема посети телей – ф-ция, к-я сильно зависит от специфики компании,ее структуры, ра змера, корпоративной культуры. Орг-ция приема посетителей-организовывая прием, секретарь должен придерживаться опред. реком-ий: -осущ-ть предварит. запись посетителей; -во время приема секретарь должен уточнить у посетителя назначена ли встреча заранее, узнать ФИО, должность, цель визита; -если рук-ль отсут-ет, то секретарь от имени менеджера должен предупредить присутствующих о невозм-сти встреч; -телефон рук-ля во время приема должен переключаться на приемную. Выделяют 4 осн.вида приема посетителей: Прием сотрудников своей компании по кратким тек.раб.вопросам –н/р, во просы: получение устного разрешения на ч/л; краткой инфо; предост-е крат кой инфо; подпись документов (плате жных поручений, приказов, распоряже ний, договоров и т.д.). Прием сотруд ников для обстоятельной беседы по рабочим вопросам - вопросы: предост-е обратной связи сотруднику по рез-м выполнения им к/л масштабной рабо ты, н/р, по завершению проекта или длительных переговоров; ПР по глоба льному вопросу, н/р, обсуждение с сот рудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор опт-го; Обсуждение планов и отчетов сотрудника; Аттестационная беседа, обсужде ние рез-в работы сотрудника за дово льно продолж-й период. Для обсужде ния таких вопросов руков-лю н/о об щаться с подчиненным не менее 20-30 мин Прием сотрудников своей компании по личным делам - вопросы: Прось ба о предост-е отпуска, в т.ч. админ-го без сохранения з/п; Обсуждение декре тного отпуска; возм-ти совмещать Ра боту и учебу; об изменении графика работы по к/л личным/семейным при чинам и др. Прием посетителей из других организаций - 2 осн.типа: дело вые партнеры, «продавцы» К деловым партнерам относятся: клиенты, постав щики, партнеры, контрагенты, предста витель СМИ и др.орг-и, с к-ми у ком пании уст-ны отношения или в уст-и к-х компания заинтересована. «Прода вцы» - представители любых орг-й, к-е сами заинтересованы в уст-и отноше ний с компанией.