Класифікація інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту
Класифікаційна ознака |
Характеристики інформаційно-аналітичного забезпечення |
За ступенем регламентації управлінських дій |
стандартне, неформальне (на запит користувачів), креативне |
За аргументованістю управлінських дій |
оцінкове, діагностичне, пошукове |
За конфіденційністю управління |
публічне, засекречене |
За часом прийняття управлінських рішень |
ретроспективне, моментне, прогностичне |
За глибиною пізнання і впливу на господарські процеси |
модульне (тематичне), комплексне (системне) |
За типовістю застосування методів управління |
уніфіковане, спеціальне |
За можливостями вибору управлінських рішень |
одноваріантне (в т.ч. альтернативне), багатоваріантне |
За функціональним спрямуванням менеджменту |
відповідно до реалізації функцій менеджменту: планування, прогнозування, нормування, стимулювання і т.д. |
Сучасна облікова інформація будується на аналітичних оцінках доцільності, переваг і пріоритетів господарських операцій, планові дані є орієнтирами для нових кон’юнктурних оцінок, звітно-статистичні дані не є простим зведенням однорідних явищ та процесів у просторі і часі і т.п. Лише на основі якісної оцінки регламентованої інформації можна визначати потребу необхідної, а за характеристиками цієї інформації розглядати варіанти її достатності і т.д.
В основу проектування інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту можуть бути покладені наступні концепції:
функціональної будови;
організаційно-структурної регламентації;
модульної кластеризації.
Концепція функціональної будови інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту є найбільш поширеною, оскільки традиційно сформувалась відповідно до реалізації функцій менеджменту. Проте, його параметри суттєво змінюються із розвитком ринкових відносин та трансформацією економічного мислення. Так зміна філософії планування призводить до розмежування структурної будови інформаційно-аналітичного забезпечення на рівні індикативного планування у співвідношенні потреби та можливості досягнення цілей і на рівні бізнес-планування, основу якого становлять укладені договори. Очевидно, що саме формування договорів вимагає найбільш якісного інформаційно-аналітичного забезпечення. Також напрацювання механізмів стимулювання вимагає глибокого пізнання природи мотивацій та інтересів тривалого періоду, що і визначає неперервність процесів їх вдосконалення. Аналогічна ситуація виникає при реалізації функцій нормування, організації, контролю тощо. Однозначно, що якість інформаційно-аналітичного забезпечення буде визначатись вмілою та повноцінною організацією цих функцій менеджменту. Проте, у зоні невизначеності внутрішнього і зовнішнього середовища виникає ризик досягнення цілей, в тому числі за дією факторів інформативності. Таку ситуацію не слід розглядати однозначно негативно, оскільки непізнаність, ризик є стимуляторами креативності у пошуку шляхів вдосконалення. При функціональній будові параметри інформаційно-аналітичного забезпечення не можуть бути стандартизованими, оскільки повнота, масштабність, оперативність реалізації функцій менеджменту є індивідуальними, специфічними.
При організаційно-структурній регламентації інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту досягається така його параметризація, яка відповідає особливостям роботи різних центрів відповідальності на локальному та глобальному рівнях. Разом з тим, передумовою організаційно-структурній регламентації є досягнення взаємозв’язку та взаємодії всіх структурних підрозділів, інтегрованості локальних цілей та глобальної мети діяльності суб’єктів господарювання. Пріоритетом тут виступає пошук і мобілізація можливостей досягнення глобальної мети при заохоченні реалізації резервів продуктивної діяльності кожного локального структурного підрозділу. Обмін інформацією, її доцільна інтеграція за стандартами і на запит користувачів є виключною умовою при такому підході у проектуванні інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту. За цих обставин, в інформаційному плані таке забезпечення представлене як розподілені бази даних у єдиній інформаційно-аналітичній мережі, що повноцінно реалізується сучасними інформаційними технологіями та системами. При такому підході можна застосовувати матричне моделювання баз даних і інформаційних потоків, що дозволить суттєво скоротити збір та обробку даних для різних цільових запитів, а за визнаними замірами і оцінками на основі обґрунтованих алгоритмів диференціації та інтеграції отримати корисну інформацію для прийняття ефективних управлінських рішень. При цьому лише слід створити дієве правове забезпечення, яке б гарантувало об’єктивність інформації, її збереженість, конфіденційність тощо.
Ефективним напрямком створення інформаційно-аналітичного забезпечення сучасного менеджменту, особливо з прогресом інформаційних технологій і систем, є його модульна кластеризація. Досвід показує, що за відносно невеликою кількістю (не більше 30) розрахунково-аналітичних модулів можна отримати різнопланову інформацію кількісного та якісного виміру. Для цього абсолютні натуральні чи вартісні показники визнання і оцінки закладаються в алгоритм того чи іншого інформаційно-аналітичного модуля. З цих модулів і даних визнання та оцінки кластеризується ця інформація, яка необхідна і достатня для прийняття управлінських рішень. Модульний підхід дозволяє напрацьовувати програмне забезпечення управління даними на основі стандартних програм чи їх пакетів, досягаючи значної економії коштів на створенні інформаційно-аналітичного забезпечення менеджменту.
Параметризація інформаційно-аналітичного забезпечення може супроводжуватись суттєвою раціоналізацією витрат на його створення. На сьогодні створення інформаційних систем з використанням комп’ютерної техніки, засобів комунікацій і презентування стало не лише вимогою часу, а і даниною моді. Важко уявити найменшу бізнес-структуру, яка не володіє інформаційними системами певного рівня. Проте, ступінь використання їх потенційних можливостей, рівень витратовіддачі залишається дуже низьким. Проведені дослідження показали, що в середньому потенційні можливості комп’ютерних технологій використовуються на 45-47 %, причому у режимі інформаційно-довідкового забезпечення задіяно до 70 % продуктивного часу роботи комп’ютерної мережі, у режимі розрахунків – 20 % і у пошуковому режимі процесів – 5-7 %. Продуктивний час має велику полярність – від 10 % до 70 % загального часу роботи. До 15 % інформаційних систем практично не задіяні у продуктивній діяльності, а є предметом іміджу фірми. Із обстежених бізнес-структур коефіцієнт корисного використання інформаційних технологій складає у бухгалтерії 75-80 %, у планово-економічних підрозділах – 60-70 %, у структурах лінійного управління – 20-30 %, у апараті вищого адміністрування – 10-15 %.
Показовим у цьому плані є ступінь використання вихідної інформації обліку, контролю, аналізу, аудиту, планування тощо. Вихідна облікова інформація головним чином використовується для складання податкової та статистичної звітності та є об’єктом роботи контролюючих органів. В аналітичних оцінках, плануванні та прогнозуванні вона задіяна на 40-60 %. Ще менший попит на звітно-статистичну інформацію, де із загальної кількості реквізитів активно використовується не більше 10 %. Значною мірою формальним залишається індикативне планування і лише інформаційно-аналітичного забезпечення інвестування бізнес-проектів, особливо із залученням іноземних інвесторів, можна віднести до досконалого. В аналітичних оцінках рідко використовується багатоваріантний пошук з оцінкою альтернатив, багатокритеріальна оптимізація і матричне моделювання, хоча теоретичний доробок у методології та організації цих процесів є дуже великим. Очевидно, що настав час зміни філософії і посилення дисципліни демократичного управління на всіх ієрархічних рівнях влади. Це не лише оцінка рівня цивілізації економічних відносин, а і запорука їх визнання і прогресу у глобалізованому просторі світової економічної інтеграції.
Інформаційні ресурси аналізу. Предметом праці в аналітичних дослідженнях є інформація про діяльність господарюючого суб’єкта. Економічний аналіз проводиться з використанням системи економічної інформації необхідної для прийняття управлінських рішень. Причому будь-яка методика аналізу передбачає інформаційні потреби, а не наявний інформаційний ресурс. Якщо діюча інформаційна база не допомагає проводити якісний економічний аналіз через нестачу чи необ’єктивність даних, необхідну та достатню інформацію треба отримати будь-якими способами. Для проведення комплексного економічного аналізу використовують такі інформаційні ресурси:
нормативно-довідкова інформація;
планова інформація;
облікова інформація;
звітно-статистична інформація;
дані спеціальних обстежень.
Нормативно-довідкова інформація об’єднує законодавчі акти, нормативи урядових і виконавчих структур; норми, нормативи, ліміти та інші регламенти господарських операцій. У процесі аналізу варто враховувати постійні зміни та поправки у діючій нормативній базі. Планова інформація виражена у системі планових завдань, показників та інших даних, які визначають поведінку господарюючих суб’єктів у визначеному плановому періоді. Облікова інформація утворюється за визнаними національними положеннями (стандартами) облікового процесу, за прийнятою підприємством обліковою політикою та іншими регламентами облікового процесу. Потреби аналізу мають суттєвий вплив на зміст і структуру облікової інформації. Звітно-статистична інформація – це систематизована інформація обліку та інформація спеціальних статистичних обстежень. Якісні характеристики звітно-статистичної інформації дає змогу формувати діапазон аналітичних досліджень та їх результативність. Інформаційна база спеціальних обстежень формується при відсутності потоку стандартизованої інформації та при зміні методики аналізу на запит користувачів. До неї входять дані фотографії та хронометражу робочого часу, спеціальних замірів, проведених інтерв’ю тощо.
Формування інформаційної бази аналітичних досліджень повинно опиратися на такі основні принципи:
оптимізації інформаційних потреб, що забезпечує мінімальні затрати на збір, передачу та опрацювання інформації і максимальну результативність аналітичних обґрунтувань, висновків і пропозицій;
повноти й об’єктивності відображення економічних явищ і процесів. Для реалізації цього принципу доцільно проводити аудит інформаційних ресурсів;
єдності інформаційної моделі господарюючого суб’єкта, що дає змогу забезпечити комплексність досліджень, усунути дублювання та різнопланове тлумачення господарських явищ і процесів;
оперативності інформації, що дає змогу забезпечити своєчасність прийняття управлінських рішень відповідно до змін внутрішнього та зовнішнього економічного середовища;
максимальної алгоритмізації параметрів економічної системи, кодування і передачі опрацювання інформаційних ресурсів на ЕОМ, що дає змогу формувати раціональну технологію аналітичного процесу.
Виділяють зовнішні і внутрішні джерела інформації. Зовнішні джерела даних аналізу: спеціалізовані окремі видання (бюлетені агентств з маркетингових досліджень, бюлетені агентств стратегічного планування і прогнозування, дослідження Інституту ринкових реформ тощо); вторинні видання (бюлетені статистики, баланси банків, бюлетені міжнародних інформаційних агентств); спеціальні джерела (соціологічного опитування, вибіркових обстежень та ін.). Внутрішні джерела інформації для аналізу: статут господарюючого суб’єкта та документи про його реєстрацію; протоколи засідань ради директорів, зборів акціонерів та інших органів управління; документи, які регламентують облікову політику; бухгалтерські документи; статистична звітність; документи планування діяльності господарюючого суб’єкта; контракти, договори, домовленості; внутрішні інструкції, звіти експертів та аудиторів; матеріали інвентаризації, перевірок контролюючих органів тощо.
Достовірність і практична результативність економічного аналізу залежить від достовірності економічної інформації, її адекватності у вираженні реальних господарських явищ і процесів. Контроль достовірності інформації аналізу здійснюють у різних формах. Найчастіше використовують суцільний або вибірковий формально-логічний контроль та розрахункову перевірку. При формально-логічному контролі перевіряють правильність та повноту відображення господарських явищ і процесів у документах Треба з’ясувати, чи всі документи є у розпорядженні аналітика, чи всі реквізити цих документів заповнені, чи правильно відображене смислове значення кожного реквізиту.
Проте на практиці неможливо перетворити абсолютно всі бухгалтерські, фінансові та технічні документи. Тому при аналізі застосовують процедуру вибору даних і оцінки результатів отриманої інформації. Здебільшого вибірка повинна бути репрезентативною та достатньою. Для забезпечення репрезентативності використовують такі методи:
випадковий відбір – за таблицею випадкових чисел;
систематичний відбір – через постійні інтервали, починаючи з випадково вибраного числа;
комбінований відбір – як комбінація випадкового і систематичного відбору.
Доцільно виявити можливість помилки, оцінити необхідні доведення, які треба зібрати, і на цій основі визначити сукупність даних аналізу. Визначаючи обсяг вибірки аналізу (чи група), треба виявити ризик вибірки, допустиму й очікувану помилки.
Розрахункову перевірку проводять:
на основі перевірки взаємної погодженості або тотожності показників, поданих у різних документах. Іноді при таких зіставленнях необхідно проводити спеціальні розрахунки за алгоритмом походження того чи іншого показника. Наприклад, значення кошторису витрат за підсумком витрат у розрізі економічних елементів. Рівень погодженості може бути визначений і при зіставленні планових показників за даними у звітних документах з відповідними даними за затвердженими планами і кошторисами;
на основі зустрічної перевірки достовірності звітних показників. Суть її полягає у зіставленні окремих показників звітів господарюючих суб’єктів з аналогічними даними їх контрагентів. Наприклад, ідентичними повинні бути дані короткотермінової та довготермінової заборгованості за кредитами з відповідними даними банківських установ, суми дебіторської та кредиторської заборгованості, крім сумнівної, з даними дебіторів і кредиторів тощо.
За підсумками контролю інформації та її аудиторської перевірки можна зробити об’єктивні судження про можливість і доцільність її використання в аналізі чи про необхідність відповідних поправок і коректив.
Інформаційне середовище економічного аналізу діяльності підприємств подано на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Інформаційне середовище економічного аналізу діяльності підприємств