Основні об'єкти документа Word

На рис.1.10 представлені об'єкти документів, що створюються в середовищі текстового процесора Word.

Їх умовно можна розділити на об'єкти, створені:

▲ в середовищі самого текстового процесора;

▲ в інших середовищах і впроваджені в документ Word.

Рис. 1.10. - Об'єкти текстового документа

Основним об'єктом Word є текст, який представляє собою символьну інформацію, а саме:

▲ символи;

▲ слова;

▲ символьні абзаци;

▲ фрагменти тексту (виділені блоки).

Редактор Word забезпечує роботу з кожною з цих структур, як з

єдиним цілим. Крім того, цей редактор має вбудований інструментарій ділової графіки і безліч додатків, що дозволяють, не виходячи з основної програми, генерувати Автофігури, таблиці, створювати діаграми, структурні схеми і формули.

З рис. 1.11 видно, що Word надає користувачеві можливість вставляти в текстовий документ фрагменти з документів, створених в інших програмних середовищах, наприклад в графічному редакторі Paint, в табличному процесорі Excel, у системі управління базами даних Access та інших. Ці фрагменти мають різні типи даних.

Рис. 1.11. - Схема формування складеного документа

Незважаючи на те, що документ, створений таким чином, складається на різнотипних даних, він веде себе як цілісне утворення. Його можна друкувати, зберігати, пересилати та проводити з ним будь-які інші дії, як зі звичайним документом.

Подібні документи отримали назву складових, або інтегрованих, документів.

Практичні роботи дозволять вам отримати деякі навички роботи з інтегрованими документами.

Робота 1. Оформлення особистих документів

Уявіть собі, що ви влаштувалися на роботу секретарем. На підприємстві вже працює секретарі різного рангу (секретар приймальні директора, секретар-референт), тому ви зможете неспішно освоїтися на робочому місці і отримати необхідні навички роботи, не ризикуючи порушити налагоджений виробничий процес.

Можливо, до вас будуть звертатися працівники підприємства з проханням допомогти в оформленні різних документів: заяв, пояснювальних записок, резюме, довідок. У пропонованій нижче практичній роботі ці документи обумовлене називаються особистими, так як вони використовуються не для управління виробництвом, а для особистих потреб співробітників.

В процесі виконання завдань вам належить освоїти технологію створення подібних документів.

Завдання 1. Оформлення пояснювальної записки

Жорсткої форми для написання пояснювальної записки не існує. Її можна написати «від руки» у вільній формі, але вам пропонується навчитися робити це на комп'ютері.

Нижче наведено зразок пояснювальної записки.

Генеральному директору ЗАТ МНТ

Соколову О.В.

від Герасимової Л.С.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Моє запізнення на роботу 16 вересня 2006р. відбулося у зв'язку з тим, що з технічних причин з 7:30 до 12:30 на гілці Санкт-Петербург - Гатчина Балтійська були скасовані електропоїзди. Добиралася на роботу на приватному автотранспорті. Час, витрачений на дорогу, перевищила плановане в три рази.

Перевірити інформацію про скасування електропоїздів можна за телефоном 768-01-11 або в довідковій службі Балтійського вокзалу.

Підпис Л.С. Герасимова

16.09.2006г.

Технологія роботи

1. Створіть нові документи: команда Файл ► Створити, в області завдань Створення документа клацнути на гіперпосиланні Новий документ.

2. Зробіть початкові установки для документа: шрифт Times New Roman, розмір 14, вирівнювання кнопкою По лівому краю.

3. Надрукуйте чернетку документа, натискаючи клавішу Enter (Введення) для переходу на наступний рядок (наприклад, на новий рядок в шапці чи новий абзац в основному тексті).

Отримана чернетка буде виглядати наступним чином:

Генеральному директору ЗАТ МНТ

Соколову О.В.

від Герасимової Л.С.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Моє запізнення на роботу 16 вересня 2006р. відбулося у зв'язку з тим, що з технічних причин з 7:30 до 12:30 на гілці Санкт-Петербург - Гатчина Балтійська були скасовані електропоїзди. Добиралася на роботу на приватному автотранспорті. Час, витрачений на дорогу, перевищила плановане в три рази.

Перевірити інформацію про скасування електропоїздів можна за телефоном 768-01-11 або в довідковій службі Балтійського вокзалу.

підпис Л.С. Герасимова

16.09.2006г.

4. Відформатуйте чернетку за зразком, наведений вгорі;

• виділіть заголовну частину (кому і від кого) і пересуньте, орієнтуючись по лінійці, маркер Відступ першого рядка (рис. 1.12) на середину поля листа;

Рис. 1.12. - Регулювання відступу першого рядка абзацу

• виділіть назва документа «ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА» і встановіть його в центр рядки, клацнувши на кнопці По центру;

• виділіть змістовну частину документа і встановите на лінійці ліву і праву межі тексту і абзацний відступ. Використовуйте для цього маркери Відступи зліва, Відступ справа і Відступ першого рядка;

• вирівняйте текст по ширині, клацнувши на кнопці По ширині;

• виділіть підпис і дату і вирівняйте їх по правому краю листа клацнувши на кнопці По правому краю.

5. Збережіть документ під ім'ям Пояснювальна записка в папці Мої документи: Файл ► Зберегти як (рис. 1.13).

Рис. 1.13. - Вікно збереження документа