Робота 6. Оформлення доповіді

Трапляється, що секретарю доручають оформлювальну частина підготовки

доповіді для виступу на семінарі або виробничій нараді. Для складання тексту доповіді потрібні спеціальні знання, тому цю частину роботи виконує сам виступаючий або ж секретар-референт. Секретарю передається готовий текст або розгорнуті тези, що становлять основу виступу доповідача. Тези подаються в рукописному вигляді або у вигляді машинописного чернетки. Робота секретаря полягає в комп'ютерному наборі тексту і його оформленні.

Грамотно і наочно оформлений комп'ютерний документ можна надалі використовувати при створенні комп'ютерної презентації, яка супроводжує доповідача.

Далі наводяться фрагменти вихідного рукописного чернетки доповіді, який вам належить оформити.

Доповідь: Реклама як складова маркетингової діяльності ЗАТ «МНТ».

Доповідач: Воронцов Сергій Валентинович, маркетолог ЗАТ МНТ по регіонах Росії.

Фрагмент А. Основні складові реклами

Основний складові реклами: рекламодавець, рекламне агентство,

засоби масової інформації, споживач.

Рекламодавець повинен вирішити, чого він хоче добитися за допомогою реклами, які ринки обробляти, які кошти реклами використовувати, як часто давати рекламу, скільки на неї витрачати.

Рекламні агентства - це «незалежні підприємства», що складаються з творчих працівників, які розробляють, готують і розміщують рекламу в засобах реклами для замовників, прагнучи знайти покупців товарів або послуг.

Реклама - це перш за все форма масового напучення, і вступити в контакт з аудиторією їй допомагають засоби масової інформації: телебачення, радіо, газети, журнали, листівки, реклама на вулиці і в транспорті.

Ми сприймаємо рекламу в гостроконкурентному оточенні. Одні рекламодавці закликають витрачати гроші, інші - економити: одні - палити, інші - кидати курити. Але вибір, в кінцевому рахунку, залишається за споживачем.

При нестачі коштів підприємства малого й середнього бізнесу, до яких відноситься ЗАТ «МНТ», повинні забезпечити вилучення максимальної вигоди з кожного рубля, виділеного на досягнення популярності. Залучення професійних послуг виявляється їм ще «не по кишені». Власнику або комерційному директору доводиться виконати в мініатюрі всі функції, які у великих фірмах входять в обов'язки експертів і співробітників їх рекламних агентств. Йому доводиться бути і контактором, і розробником плану використання коштів реклами, і упорядником тексту, і художнім оформлювачем, і закупником місця в засобах друкованої реклами, і розповсюджувачем листівок.

Фрагмент В. Ефективність реклами

Ефективність реклами пропорційна кількості оповіщених людей і обернено пропорційна вартість С реклами:

,

де - коефіцієнт пропорційності;Е = чол. / руб.

Насправді облік коефіцієнтів дуже важкий. Сам коефіцієнт залежить від безлічі факторів, у тому числі від виду рекламованої продукції або послуги і від популярності рекламованої фірми, і т.д.

Ефективність реклами, як видно з формули, безпосередньо залежить від засобу поширення масової інформації (телебачення, радіо, засобів друку, транспорту, вуличних щитів), за допомогою яких вона доводиться до споживачів.

Фрагмент С. Телебачення - наймасовіше із засобів поширення реклами

За охопленням потенційних споживачів, безсумнівно, телебачення випереджає інші засоби масової інформації, але вартість телевізійного часу по кишені тільки великим підприємствам і над прибутковим галузям. Ефективність телевізійної реклами залежить також від телеканалу, передачі і часу, в який транслюється реклама.

Далі наводиться список найбільш популярних телевізійних передач (за даними опитувань громадської думки), в яких найбільш вигідно розміщувати рекламу (якщо є кошти):

Новини (80% всіх глядачів) - найбільш стабільне вкладення ваших коштів, реклама для всіх;

Телесеріали (60%) - реклама для домогосподарок і пенсіонерів;

Спортивні програми (40%) - в основному чоловіча аудиторія;

Музичні програми (25%) - молодіжна аудиторія.

Фрагмент D. Використання засобів друку для поширення реклами

Другий за величиною ринок за обсягом рекламних продажів - засоби друку.

Рекламу в періодичний просі слід розділяти на 3 види: реклама у звичайній газеті, переважно інформаційній; реклама в газеті, призначеної спеціально для реклами; реклама в безкоштовному рекламному виданні (типу газети «З рук в руки»).

Вартість цього виду реклами порівняно невисока, і її собі можуть дозволити не дуже багаті компанії. Але слід зазначити, що в звичайних газетах рекламу найчастіше ігнорують, а в спеціалізованих газетах реклама губиться серед достатку інформації.

У тривалості ЗАТ МНТ за1999-2000 р. вкладення коштів у різні види реклами розподілилася наступним чином (в%): регіональне телебачення (40); радіо (20); друк (26); транспорт (7); вуличні щити (2); інші (5).

Фрагмент E. Золоті правила реклами

Реклама повинна бути: короткою, інформаційно-насиченою, оригінальною, чимось відрізняється від інших і добре запам'ятовується, наочної, науково обґрунтованої і, нарешті, просто красивою.

Реклама не повинна бути: групою, нав'язливою, довгою, незрозумілою простій людині.

Рекламу над доповіддю корисно почати з розбиття тексту і створення сценарію подальшої роботи.

Аналіз тексту показує його надзвичайно низьку наочність і погану структурованість. Доповідачу важко буде знайти в такому тексті опорні пункти, щоб розвинути їх в доповіді.

Як уже говорилося раніше, електронний документ повинен бути підготовлений таким чином, щоб на його основі можна було скласти комп'ютерну презентацію, яка супроводжує доповідь. Для цього треба спробувати представити деякі його фрагменти в графічній та табличній формі. Щоб акцентувати увагу на окремих моментах доповіді, текст слід структурувати за допомогою нумерованих і маркованих списків.

Наведемо приблизний план роботи над текстом.

1. Оформлення титульного аркуша.

2. Друк чорнового варіанту доповіді без форматування та оформлення.

3. Фрагмент A. Створення схеми засобами векторної графіки Word.

4. Фрагмент B. Створення формули за допомогою програми MS Equation. Заміна частини тексту структурної схемою (MS Organization Chart).

5. Фрагмент C. Заміна тексту, що містить числову інформацію, таблицею.

6. Фрагмент D. Оформлення частини тексту у вигляді нумерованого списку. Заміна тексту, що містить числову інформацію, кругової діаграмою.

7. Фрагмент E. Структурування тексту шляхом організації маркованих списків і доповнення його картинками з наявного в Word набору.

8. Нумерація сторінок доповіді через нижній колонтитул.