Информационные технологии управления Организация и средства информационных технологий (ит) обеспечения управленческой деятельности

Понятие информации, информационных ресурсов и системы управления. Особенности информационных ресурсов. Понятие и классификация информационных технологий. Автоматизированная информационная технология. Особенности и назначение ИТ. Понятие автоматизированного рабочего места (АРМ), автоматизированной информационной системы (АИС) и их взаимосвязь. Классификация АИС в организационном управлении.

Информация является основным предметом изучения для науки информатика.

Слово «информация» большинству интуитивно понятно, т.к. данное понятие постоянно используется в повседневной жизни. Очевидно, что люди передают друг другу информацию, обрабатывают ее, создают новую.

Но что же такое информация как научное понятие? Можно ли дать однозначный ответ на данный вопрос? В настоящее время - нет. Определение термина «информация» зависит от контекста, в котором он употребляется. Когда понятию невозможно дать однозначное определение, то оно вдруг становится почти философским, и каждый автор может претендовать на собственное определение. Факт лишь то, что информация – это фундаментальное научное понятие, наряду с веществом и энергией.

В определенных науках Вселенную рассматривают с точки зрения потоков вещества и энергии. Однако можно посмотреть на мир с точки зрения потоков информации. Например, биологический объект, создавая себе подобного, передает ему генетическую информацию; получивший информацию человек может преобразовать ее в знание и, следовательно, немного изменить свое сознание.

Из литературы можно выделить несколько определений информации, характерных для различных наук. Например, для физики характерно следующее определение. Информация - это неотъемлемое свойство всех существующих элементов и систем, выражающая их смысл существования и сама существующая вечно. Это определение не включает деятельность человека. Творчество и изобретения – это новая информация, ранее не существовавшая во Вселенной.

А вот достаточно интересный подход к определению информации. Информация - это отражение разнообразия в существующем мире. Конечно, ведь если всё одинаково, то это, по сути, пустота и отсутствие информации.

Определение К. Шеннона: Информация – это снятая неопределенность. Чтобы пояснить это, можно прибегнуть к следующей аналогии: человек не знает содержание какого-либо предмета, но чем больше изучает его, тем большей информацией о нем имеет и тем меньше неизвестности (неопределенности) у него по этому предмету. Можно ли предположить, что когда-нибудь вся неопределенность во Вселенной будет снята человеком (его разумом, сознанием, деятельностью и т.п.)? Ведь если посмотреть, то постепенно, в результате развития цивилизации, неопределенность уменьшается, а объем информации, которой человечество располагает, растет.

Если рассматривать все человечество в его эволюции как некую единицу, то можно усмотреть, что это самое человечество занимается получением, накоплением, обработкой и созданием новой информации.

Можно говорить об информационном рывке в настоящее время, т.к. современные техника и технологии позволяют быстро обрабатывать информацию и обмениваться

Можно сказать, что информация в широком смысле – это отражение реального мира; а в узком – любые сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования.

С практической точки зрения информация всегда представляется в виде сообщения. Информационное сообщение связано с источником сообщения, получателем сообщения и каналом связи.

Сообщения от источника к приемнику передается в материально-энергетической форме (электрический, световой, звуковой сигналы и т.д.). Человек воспринимает сообщения посредством органов чувств. Приемники информации в технике воспринимают сообщения с помощью различной измерительной и регистрирующей аппаратуры. В обоих случаях с приемом информации связано изменение во времени какой-либо величины, характеризующей состояние приемника. В этом смысле информационное сообщение можно представить функцией x(t), характеризующей изменение во времени материально-энергетических параметров физической среды, в которой осуществляются информационные процессы.

Функция x(t) принимает любые вещественные значения в диапазоне изменения времени t. Если функция x(t) непрерывна, то имеет место непрерывная (или аналоговая) информация, источником которой обычно являются различные природные объекты (температура, давление, влажность и др.). Если функция x(t) дискретна, то информационные сообщения явно разделяются на отдельные элементы (например, как слова в тексте).

В современном мире информация, как правило, обрабатывается на вычислительных машинах. Поэтому наука информатика, помимо прочего, включает в себя изучение вычислительных машин. Компьютер (или вычислительная машина) – это устройство преобразования информации посредством выполнения какой-либо программой ряда операций.

Очень широко употребляется еще одно понятие – данные. Его принято применять в отношении информации, представленной в виде, позволяющем хранить, передавать или обрабатывать ее с помощью технических средств. Поэтому наряду с терминами «ввод информации», «обработка информации», «хранение информации», «поиск информации» используются термины «ввод данных», «обработка данных», «хранение данных» и т.п.

Информация существует не только в виде данных, но и в виде знаний. Здесь знания – это совокупность объективных фактов, способов и технологий, систематизированных и дающих реальное представление о предметах, процессах и явлениях, т.е. специальным образом структурированная информация.

Данные и знания в виде информационных потоков циркулируют в информационных системах. Сбор, накопление, обработка, хранение и использование информации в информационных системах осуществляются с помощью информационных технологий. Информационные технологии – это машинизированные (инженерные) способы обработки информации, которые реализуются посредством автоматизированных информационных систем.

Информационный ресурс – это информация, являющаяся знанием, т.е. обладающая всеми атрибутами знания.

Важным для информационного ресурса является форма существования и представления знаний. Знание – это отражение той или иной стороны объективной реальности в виде идей, понятий, представлений о каком-то предмете или явлении.

При этом не все знания, имеющие атрибуты информации, могут выступать в качестве информационного ресурса. Для последнего важно его использование человечеством, в то время как знание и информация, могут оставаться не востребованными по причине своей малодоступности в силу ряда причин. Поэтому на сегодняшний день существует проблема извлечения максимума информации из сообщений, накопленных за всю историю человечества и превращения ее в информационный ресурс. Обычно при этом происходит превращение книжных описаний и других рассеянных знаний в алгоритмы и программы, что является частью работы по формированию информационного ресурса.

Главная трудность в понимании природы и функций информационного ресурса как интеллектуального ресурса, фактора коллективного творчества состоит в раскрытии механизма перехода знаний в силу, способов его воздействия на материальные факторы прогресса.

Особенности информационного ресурса

Неисчерпаемость. Характерное отличие от материальных ресурсов. По мере развития общества и роста потребления знаний запасы информационных ресурсов не убывают, а растут.

Имеет потенциальное значение. Информационный ресурс может проявиться как движущая сила, только соединяясь с другими ресурсами – опытом и квалификацией персонала, техникой, энергией, сырьем.

Эффективность применения. Связана с эффектом повторного производства знаний: получение знаний требует большого количества усилий, в то время как его воспроизводство осуществляется с меньшими затратами труда.

Непосредственно включает науку в состав производственных сил. Осуществляется переход к производственным системам, основой функционирования которых служат информационные ресурсы.

Возникает в результате творчества. Любой умственный труд, будь то наука или управление, включает две части: рутинную и творческую. Увеличение умственной работы за счет рутинной ее части не ведет к росту информационного ресурса.

Формы информационного ресурса

Информационный ресурс может существовать в двух формах: активной и пассивной. Пассивны книги, банки данных и т.п.

К активным ресурсам относятся модели, алгоритмы, программы, проекты, базы знаний. Их можно трактовать как стадии созревания информационного ресурса, степени доведения его до готовности и превращения в силу.

Модель – это описание системы, отображающее определенную группу ее свойств. Создание модели системы позволяет предсказывать ее поведение в определенном диапазоне условий.

Алгоритмы подразделяю в зависимости от степени общности. Важно стремиться к созданию решающих алгоритмов.

Программа и проект – конечные, синтетические формы существования информационного ресурса в его жизненном цикле. Программа или проект непосредственно противостоят энтропии рассматриваемого объекта. В этом плане вводится понятие информационной емкости программы, которое обозначает величину потенциального уменьшения неопределенности. В ходе реализации программы идет как бы заполнение пространства объекта информацией, которая в нем сконцентрирована.

Модель, алгоритм, программа, проект и особенно база знаний как активные формы информационного ресурса – это антиэнтропийные инструменты. Однако программа и проект выделяются среди них своей закономерностью и готовностью к прямому информационному воздействию на объект с целью снятия его неопределенности.

Когда не было информационных технологий, информация перерабатывалась немашинными способами. С появлением компьютеров появились информационные системы, реализующие специальные технологии сбора, переработки, передачи и применения информации.

Понятие технологии включает комплекс научных и инженерных знаний, воплощенных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способов их соединения для создания продукта или услуги. В таком понимании термин «технология» с компьютеризацией и машинизацией всех сфер.

Информационные технологии содержат:

определенные наборы материальных средств (носители информации, средства оценки ее состояния, обработки, передачи и т.д.);

способы взаимодействия материальных средств;

совокупность определенных методов организации работы специалистов.

Информационные технологии решения большого числа разных задач включают процедуры, которые могут быть сгруппированы по функционально-временным стадиям:

сбор и регистрация информации;

передача ее к месту обработки;

машинное кодирование данных;

хранение;

поиск;

вычислительная обработка;

тиражирование информации;

использование информации, т.е. принятие решений.

Как правило, информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность выполнения процедур также бывает различной, а некоторые из них могут повторяться.

Процедура сбора и регистрации информации осуществляется по-разному на различных объектах. Сначала информацию собирают, затем ее фиксируют.

Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедура сбора и регистрации остается пока наиболее трудоемкой. В условиях автоматизации управления особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, ее накопления и передачи по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Передача информации может осуществляться дистанционно посредством каналов связи, что сокращает время передачи данных. Для дистанционной передачи информации по каналам связи необходимы специальные технические средства. Некоторые технические средства сбора и регистрации автоматически собирают информацию с датчиков, установленных на рабочих местах, и передают ее в ЭВМ.

Машинное кодирование информации – это процедура представления информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ. В процессе записи информации на носители возникает наибольшее количество ошибок, что объясняется трудоемкостью данной операции.

Обработка информации на компьютере производится, как правило, централизовано.

При обработке информации на ЭВМ выполняются арифметические и логические операции. Арифметические операции обработки данных в ЭВМ включают все виды математических действий, обусловленных программой. Логические операции обеспечивают соответствующее упорядочение данных в массивах (первичных, промежуточных, постоянных, переменных), подлежащих дальнейшей арифметической обработке. Значительное место в логических операциях занимают различные виды сортировки: упорядочение, распределение, подбор, выборка, объединение.

Хранение и накопление информации вызвано необходимостью ее многократного использования и комплектации первичных данных до их обработки. Хранение осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов.

Поиск данных – это выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене.

Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования.

Принятие решения, как правило, осуществляется специалистом без применения технических средств, но на основе тщательного анализа информации, полученной с помощью компьютера. Процедура принятия решения осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению ЭВМ повышается степень аналитичности обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Математическая теория принятия решений строится на основе теории игр исследования операций.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

АИТ в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности (рисунок 4):

· способу реализации в автоматизированных информационных системах (АИС);

· степени охвата АИТ задач управления;

· классам реализуемых технологических операций;

· типу пользовательского интерфейса;

· вариантам использования сети ЭВМ;

· обслуживаемой предметной области.

Рисунок 4 - Классификация автоматизированных информационных технологий

Автоматизи́рованное рабо́чее ме́сто (АРМ) — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. При разработке АРМ для управления технологическим оборудованием как правило используют SCADA-системы.

АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ.

По способу реализации АИТ в автоматизированных информационных системах выделяют традиционно сложившиеся и новые информационные технологии.

Если традиционные АИТ прежде всего существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового использования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности, то новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, доступе пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

По степени охвата АИТ задач управления выделяют электронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач, и автоматизацию управленческой деятельности.

Во втором случае вычислительные средства, включая суперЭВМ и ПЭВМ, используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений.

К этой же группе могут быть отнесены АИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и ППП для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам, явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время АИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений. Эти два варианта АИТ ориентированы на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и своевременного информационного обслуживания за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Автоматизированные информационные технологии экспертной поддержки составляют основу автоматизация труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся в рыночных условиях ситуаций по сбыту продукции, услуг, финансового положения предприятия, фирмы, финансово-кредитной организации вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках, вырабатывать стратегию в областях менеджмента и маркетинга.

По классам реализуемых технологических операций АИТ рассматриваются по существу в программном аспекте и включают:

· текстовую обработку;

· электронные таблицы;

· автоматизированные банки данных;

· обработку графической и звуковой информации;

· мультимедийные и другие системы.

Перспективным направлением развития компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика - это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область экономического анализа, моделирования различного рода конструкций, она незаменима в производстве, проникает в рекламную деятельность, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К первой группе, как правило, относят коммерческую (деловую) и иллюстративную графику, ко второй - инженерную и научную, а также связанную с рекламой, искусством, играми, когда выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная машинная графика является одним из наиболее прогрессивных направлений среди новых информационных технологий. Это направление переживает бурное развитие в области появления новых графических станций и в области специализированных программных средств, позволяющих создавать реалистические объемные движущиеся изображения, сравнимые по качеству с кадрами видеофильма.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название мультимедиа-технологии. Такую технологию реализуют специальные программные средства, имеющие встроенную поддержку мультимедиа и позволяющие использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. При применении этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи, ведения компьютером диалога со специалистом на родном для специалиста языке. Способность компьютера с голоса воспринимать несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и другими операциями в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать АИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная АИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она производится в автоматическом режиме. Это объясняется организацией обработки, которая основана на выполнении программно-заданной последовательности операций над заранее накопленными в системе и объединенными в пакет данными. В отличие от пакетной диалоговая АИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой АИТ предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи, что делает такие АИТ широко используемыми и многофункциональными.

Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков. Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления и т.д. Можно привести, например, и такую классификацию, как на рисунке 8.

Рисунок 8 – Классификация автоматизированных информационных систем

Так как классификация систем по сфере функционирования объекта управления очевидна, рассмотрим другие признаки.

По видам процессов управления автоматизированные информационные системы подразделяются на:

АИС управления технологическими процессами – это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями. Предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т.д.).

АИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые иерархические системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Для АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, социально-экономические функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности:

· налоговые АИС;

· АИС таможенной службы;

· статистические АИС;

· АИС промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. К этому классу АИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами – предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность межотраслевых расчетов и научных опытов. Обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей. Методической базой таких систем служат экономико-математические методы, технической базой – самая разнообразная вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ моделирования. Как организационно-технологические системы, так и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников разных отраслей.

К этой классификации можно добавить:

Интегрированные АИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные АИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т.д.

В соответствии с третьим признаком классификации выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего – более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задами информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

К этой классификации можно добавить:

АИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Муниципальные АИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.