2.1. Створення кругової діаграми
Перед тим, як запустити Майстер діаграм, переконайтеся, що в таблиці або запиті є всі дані, необхідні для створення діаграми.
2.2. Базова таблиця або запит для діаграми
Нижче показаний запит, на базі якого створена діаграма, уявлена на мал. 10.1:
При запуску цього запиту Access в режимі таблиці відображає записи в трьох полях:
Між полями і елементами діаграми є наступні відносини:
поле Код Співробітника використовується в якості поля категорій для сегментів діаграми;
в полі Sum-Часы зберігаються значення, сума яких задає величину кожного сегмента діаграми;
значення поля Дата Закінчення Тижня використовуються для вибірки з таблиці Хронометраж проектів записів тільки за січень 1999 року (в даному випадку було не обов'язкове включати це поле в запит, але надалі воно нам знадобиться для створення гістограми).
2.3. Запуск майстра
Тепер, коли у вас є базовий запит з необхідними полями, ми можемо приступити до створення самій діаграми.
У вікні бази даних клацніть на кнопці Форми (Forms), а потім — на кнопці Створити (New).
Клацніть на кнопці ОК, не вибираючи таблицю або запит. Відкриється порожнє вікно конструктора форм.
Виберіть команду Вставка > Діаграма (Insert > Chart).
Встановіть покажчик в те місце вікна конструктора, в якому буде знаходитися лівий верхній кут діаграми, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи кнопки, розсуньте область діаграми до потрібного розміру. Після відпуску кнопки запуститься Майстер діаграм. Процес займе не більш пари секунд.
В першому вікні майстра встановіть перемикач Запити (Queries) і вибери ті в списку необхідний запит (в даному випадку — запит Сума годинника по співробітнику). Клацніть на кнопці Далі Next).
Помістіть поля Код Співробітника і Сума годинника в список Поля діаграми (Fields For Chart). Клацніть на кнопці. Далі (Next).
Виберіть тип діаграми Кругова (Pie Chart) клацанням на відповідній кнопці (див. нижче). Клацніть на кнопці Далі (Next):
8. На наступному кроці необхідно визначити спосіб відображення даних в діаграмі. В даному прикладі Access автоматично визначає поле Код Співробітника в якості поля категорій для сегментів, а величина кожного сегмента визначена сумою значень поля Сума годинника:
(Може виникнути питання: навіщо нам підсумовувати значення в полі Сума годинника, адже ці значення вже представляють собою підсумкові показники. Але якщо ви пригадаєте структуру базового запиту, то зрозумієте, в чому справа. Оскільки значення цих сум підраховувалося по поєднанню полів Код Сотрудника/Дата Закінчення Тижня (ми групували і по тому, і по іншому полю), то для кожного співробітника підсумкове значення підраховувалося кілька разів: для кожного тижня місяця. А в діаграмі нам необхідно відобразити для кожного співробітника один підсумковий показник — за цілий місяць.) Оскільки нас влаштовує такий розподіл ролей, ми відразу переходимо до наступного кроку — клацніть на кнопці Далі (Next).
9. Якщо Майстер діаграм виведе на екран діалогове вікно для завдання способу зв'язку діаграми з формою, виберіть в списках Поля Форми (FoFtn Fields) і Поля діаграми (Chart Fields) пункт <Без полей> (<No Field>). Якщо цього запиту не виводиться, то переходите відразу до наступного кроку.
10. Введіть назву діаграми, яка згодом з'явиться в її заголовку, і клацніть на кнопці Готове (Finish). Тепер на панелі інструментів Конструктор (Design) клацніть на кнопці Вигляд (View).
Діаграма, показана на мал. 10.2 — це те, до чого ви повинні прийти на даному етапі. Вона відрізняється від попередньої діаграми (див. мал. 10.1): на ній ми не бачимо написів з числовими значеннями сегментів. В розділі «Настройка діаграми» ви взнаєте, як внести наступні зміни в макет діаграми:
змінити при необхідності заголовок діаграми;
змінити кольори сегментів діаграми;
додати написи, що відображають для кожного сегмента його значення.
Мал. 10.2. Ця кругова діаграма створена Майстром діаграм