8.4. Облік запасів на складах та його зв”язок з обліком у бухгалтерії

Попредметний облік запасів здійснюється на складі установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально-відповідальних осіб, а адміністрація установи зобов”язується створювати їм необхідні для нормальної роботи умови.

Надходження матеріалів оформляється розпискою матеріально-відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортні накладні) тощо.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи. Видаткові документи за складом та призначенням об”єднують у дві групи – разові та накопичувальні.

Такий облік запасів називають складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватися двома методами:

- кількісно-сумовим;

- оперативно-бухгалтерським.

Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової і кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах – у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально-відповідальні особи у книзі складського обліку запасів ф.№ 3-9 (табл.6.4).

Прибутково-видаткові документи на запаси комплектує, в міру їх надходження, комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф.№ М-13) до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф.№ 3-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф.№ 3-7).

Рис.8.1. Схема кількісно-сумового методу обліку запасів.

За даними зазначених реєстрів щомісячно складається оборотна відомість, в якій інформація щодо запасів формується за кількістю та вартістю щодо кожної групи аналітичних рахунків, які в сукупності утворюють дані за відповідним синтетичним рахунком. Виведені за кожним субрахунком сумові підсумки мають відповідати показникам синтетичного обліку.

Під час перевірки бухгалтерією порядку ведення та даних книги складського обліку щомісячно проводиться звіряння даних складського й бухгалтерського обліку, про що робиться відповідний запис у зазначеному реєстрі (оборотній відомості).

В окремих установах, де номенклатура матеріалів невелика, застосовується спрощений варіант цього методу обліку. Відповідно до нього матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинною документацією, який приймається, перевіряється, таксується (оцінюється), після чого стає реєстром аналітичного обліку.

8.2. Схема обліку запасів за звітами матеріально-відповідальних

осіб.

В наукових установах, вищих навчальних закладах, які мають значну номенклатуру запасів застосовується оперативно-бухгалтерський метод обліку товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Згідно цього методу бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку. Облік запасів ведеться тільки у грошовому виразі за субрахунками, групами запасів і матеріально-відповідальними особами в оборотній відповідності тільки в підсумковому вигляді

Рис.8.3. Схема оперативно-бухгалтерського методу обліку запасів.

Оперативно-сальдовий метод є найбільш прогресивним, оскільки забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звіряння даних аналітичного й синтетичного обліку.