Составление бюджета отделом по связям с общественностью внутри фирмы

  А сейчас давайте рассмотрим гипотетический бюджет для внутрифирменного отдела PR. В этом случае мы не принимаем во внимание почасовую оплату, которая должна покрывать зарплату, затраты на обслуживание офиса и получение дохода. Можно подумать, что работа PR-отдела внутри фирмы обходится дешевле работы PR-агентства, если сравнивать только зарплату персонала, и не учитывать того, что PR-отдел также должен быть оборудован и, соответственно, обслуживаться. Любая деятельность компании сколько-то стоит; это легче проследить на примере маленького PR-агентства, чем большой организации. Таким образом, деятельность PR-отдела может оказаться дороже, чем найм  агентства, чьи услуги будут предоставляться лишь определенное время. Приведенный ниже в качестве примера бюджет составляется для большой организации, различные виды деятельности в нем разделены тематически. Для маленьких организаций этих статей будет гораздо меньше.  

Статьи бюджета для большой организации с собственным   отделом по связям с общественностью

Зарплата: PR-менеджеры, помощники, редактор корпоративного журнала, фотограф, секретари и др. Платежи за аренду и обслуживание: аренда, электричество, отопление, вентиляция, уборка, плата за телефон и др. виды связи. Амортизационные платежи: мебель и оборудование (персональные компьютеры, копировальные аппараты, видеокамеры, принтеры, транспортные средства. Страховка: машины, оборудование, поездки, пенсионное обеспечение, медицинская страховка.  Приемы для прессы: приглашения, материалы. Выпуск корпоративного журнала: редактирование, дизайн, фотографии, художественное оформление, печать и распространение. Внешний журнал: то же самое. Презентация: подготовка слайдов, сценарий, фотографии, музыка, копирование, приглашения, проведение. Производство видеофильма: сценарий, актеры, музыка, съемка, режиссура, монтаж, копии, распространение. 

Новостные релизы : поиск информации, создание, рассылка. Подготовка статей: поиск авторов и изданий, переговоры, создание, опубликование. Обзор прессы: плата за доступ к базам данных, тиражирование, подготовка отчета. Информационная служба: распространение информации.  Аудиозапись для радио: интервьюирование, тиражирование, распространение. Телевидение: подготовка информации  для ТV. Печатные издания: листовки, проспекты, брошюры, плакаты, календари, отчеты. Спонсорство: призы, награды, меценатство.

Профессиональные конференции и семинары: материалы, приглашения, оборудование, аренда, мелкие расходы, транспорт.  

Фотоматериалы: съемка, печать. 

Поездки: транспорт, оборудование, приглашение прессы, проживание в отеле, мелкие расходы.                         

Выставки: охрана, плакаты, модели.    

Транспорт: легковые автомобили, грузовые машины.

Канцелярские расходы: материалы.

Телефон, факс, телекс. Почтовые расходы.  Непредвиденные расходы.

Анализ бюджета

Этот бюджет отражает весь комплекс действий PR-отдела. И, в общем, он является более полным, всеохватывающим по сравнению с бюджетом PR-агентства. Заметим, что такие понятия, как «редактирование» и «создание» требуют материальных и временных затрат - последние покрываются зарплатой. Просмотрев представленные позиции, руководство может увидеть, в каком направлении действуют PR-менеджеры; как цены соотносятся с производительностью организации, на основании чего вносятся какие-то исправления или добавления перед тем, как начать работу. Кроме того, данные вычисления показывают, что можно и что нельзя сделать с данным персоналом и ресурсами. Рабочие часы – это важный аспект  как для PR-агентства, так и для PR-отдела. Зарплаты, отраженные в бюджете, должны оплачивать достаточное количество рабочих часов, в течение которых работа будет выполнена. Например, не рекомендуется выпускать корпоративный журнал, пока не найдут специалиста, у которого есть и время, и  способности редактировать его. Это как раз тот случай, когда выгоднее будет соединить работу PR отдела с услугами PR-агентства, которое имеет студию дизайна и соответствующее компьютерное обеспечение для издательской деятельности.