Составление бюджета внешним pr-агентством.

Вычисление расходов

    Когда PR-агентство рассчитывает свои почасовые или дневные тарифы (нормы), оно объединяет зарплату, стоимость обслуживания и доход; технические средства и мелкие расходы оцениваются отдельно.

В отличие от рекламных агентств, PR-агентства не делают надбавок к цене за материалы и мелкие расходы. Они следуют принципу, что доход они получают за счет времени, затраченного сотрудниками. Уровень навыков и профессионализма отражается в зарплате, и некоторые агентства устанавливают почасовые тарифы в соответствии с зарплатой каждого отдельного сотрудника. Таким образом, клиент платит за конкретный опыт и профессионализм. Далее представлена примерная форма составления бюджета.                        

Бюджет для PR-кампании, проводимой PR-агентством N.

ПОЧАСОВЫЕ РАСХОДЫ (временные трудозатраты сотрудников)

12 встреч	12 х Х ч. х Х$	ХХХ.ХХ$
12 новых сообщений	12 х Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
Официальное открытие штаб-квартиры	Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
Составление ежегодных отчетов	Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
Разработка/ дизайн ежеквартального журнала	4 х Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
4 статьи	4 х Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
2 интервью для радио	2 х Х ч. х Х$	ХХХ.ХХ$
непредвиденные обстоятельства	Х ч. х Х $	ХХХ.ХХ$
	ВСЕГО:	ХХХ.ХХ$

 

РАСХОДЫ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Новые сообщения	ХХХ.ХХ$
Печать ежегодных отчетов	ХХХ.ХХ$
Печать журнала	ХХХ.ХХ$
Почтовые расходы	ХХХ.ХХ$
Интервью	ХХХ.ХХ$
Мелкие расходы: официальное открытие штаб-квартиры	ХХХ.ХХ$
Непредвиденные расходы	ХХХ.ХХ$
ВСЕГО:	ХХХХ.ХХ$

Анализ таблицы

Проведение встреч (клиента и PR-агентства) предполагается ежемесячно. 12 х Хч. х Х$ означает: 12 встреч умножаем на количество требуемых часов и умножаем на  почасовой тариф. Таким образом, если каждое заседание длится 3 часа, стоимость 1 часа 85$, то формула выглядит так: 12х3х85=3060$. Столько  требуется в год для проведения регулярных встреч клиента с агентством. Эти средства не относятся к фактической работе. И, как правило, стоимость часа не является фиксированной, она может либо повышаться, либо понижаться.

Рабочее обеспечение  состоит из новых сообщений, организации и проведения открытий новых штаб-квартир, составление  ежегодных финансовых отчетов, создания и публикации статей  в газетах и журналах, записи интервью и рассылке записи на радио и телевидение. Например, рабочие часы составляют  в  сумме 500 часов. Если почасовая оплата =85$ (эта ставка может быть выше в Лондоне, чем в провинции; в Европе, чем в Африке и Азии), то общая сумма составит 42500$. К этому следует добавить затраты на техническое обеспечение и мелкие расходы; основные расходы будут связаны с официальным открытием. Очень приблизительно все расходы на это могут быть в районе 85000$. Это, конечно, будет зависеть от расходов на официальное открытие, которые будут тем выше, чем больше будет гостей. В общем, оплата рабочих часов будет составлять главные расходы агентства.

Непредвиденные расходы – это сумма  финансовых средств, которые не привлекаются на целевое использование, но к ним обращаются, если требуется больше денег, т.к., например, выросли цены. Это “спасательный круг” в случае непредвиденных обстоятельств. И деньги не обязательно должны быть потрачены.

Анализируя эти цифры, клиент решает, принимать или не принимать бюджет, тратить больше или меньше, придерживаться или отказаться от предложенного порядка действий. Обе стороны решают, на каком этапе они находятся, что должно быть сделано, сколько потрачено.

Распределение средств

В рамках этого бюджета создаются более конкретные дополнительные бюджеты, и только их итоговые суммы отражены в общем бюджете для PR-кампании.

Официальное открытие штаб-квартиры, ежегодный финансовый отчёт, выпуск журнала – все это требует составления своих дополнительных бюджетов.

Скажем, расходы на официальное открытие будут зависеть от места проведения, числа гостей, обширности программы; от того,  предусматривается ли размещение на ночь, оплата проезда, а также арендные платежи за использование тентов, стульев, микрофонов; почасовой оплаты привлеченного персонала.

Расходы на составление ежегодного отчета  учитывают составление, печать, распространение отчета. Эти расходы зависят от числа страниц, числа копий, размеров страниц, качества печати, наличия иллюстраций, качества бумаги; а также стоимости распространения, которое может включать стоимость конвертов, марок и другие расходы.

Издание ежеквартального журнала предполагает только что описанные расходы для выпуска ежегодного финансового отчета;  однако, возможны дополнительные расходы на фотографии и дизайн.