2 Перечень технических средств обучения

Персональный компьютер

Microsoft Windows

Microsoft Office (Word, Access)

3 Краткие теоретические сведения

Microsoft Access — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения боль­ших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управле­ние данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с дан­ными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, храня­щейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвеча­ющих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа. После создания таблицы необходимо определить поля, которые будет содержать данная таблица, и типы данных, которые будут содержаться в этих полях. Затем необходимо определить поле или несколько полей, которые будут составлять ключ. В дальнейшем можно изменять структуру таблиц, предварительно открыв её в режиме конструктора.

В MS Access 2007 предусмотрено 10 разных типов данных, и каждый тип имеет свое назначение. В приведенной ниже таблице перечислены типы данных, показано, какие данные хранит поле каждого типа, а также описаны ограничения, налагаемые каждым типом.

Тип данных	Хранимые данные	Ограничения
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 255 знаков.
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access) при программном заполнении полей. Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных.
Числовой	Числовые данные	В полях с типом данных «Числовой» используется параметр Список полей, управляющий размером значения, которое может содержать поле. Размер поля можно задавать равным 1, 2, 4, 8 или 16 байтам.
Дата/время	Значения даты и времени	Приложение Access хранит все значения даты и времени в виде 8-байтовых целых чисел с двойной точностью.
Денежный	Денежные данные	Данные хранятся в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных используется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.
Счетчик	Уникальные значения, создаваемые Access при введении новой записи	Данные хранятся в виде 4-байтовых значений; обычно используются в первичных ключах.
Логический	Логические данные («истина» или «ложь»)	Используется -1 для всех значений «Да» и 0 для всех значений «Нет».
Поле объекта OLE	Изображения, документы, диаграммы и другие объекты из приложений Office и других программ Windows.	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access). Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных. Поля с типом данных «Поле объекта OLE» создают растровые изображения исходных документов или других объектов, а затем отображают их в полях таблиц и элементах управления форм или отчетов в базе данных.
Гиперссылка	Веб-адреса	Может храниться до 1 гигабайта данных. Это могут быть ссылки на веб-узлы, на узлы или файлы интрасети или локальной сети, а также на узлы или файлы локального компьютера.
Вложение	Файлы любого поддерживаемого типа	Новая функциональная возможность ACCDB-файлов Office Access 2007. В записи базы данных можно вкладывать изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и др.

Свойство "Маска ввода" (InputMask) задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____. Значение данного свойства определяется автоматически при использовании мастера по созданию масок ввода

4 Задание

Согласно индивидуальному заданию, на основе построенной ранее реляционной схемы провести реализацию всех таблиц, определить поля и типы данных, создать маски подстановок посредством СУБД Access и построить схему данных (отобразить все таблицы и связи, с учетом степени кардинальности).