6. Інвентаризація в бюджетних установах

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх співставлення з фактичною наявністю майна.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своє­часне її проведення несе керівник установи.

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріаль­них цінностей, бланків суворого обліку, грошових коштів в касах, на реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунках, валютних та поточних рахунках;

• виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

• дотримання умов та правил зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;

• перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матері­альних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборго­ваності, в тому числі такої, строк позовної давності яких минув, та перевірка інших статей балансу.

Головний бухгалтер разом з керівниками підрозділів зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвен­таризації.

Для її проведення наказом керівника установи створюється комі­сія з числа працівників установи при обов'язковій участі головного бухгалтера. Комісію очолює керівник або його замісник.

Наказом встановлюються терміни початку та завершення робіт з інвентаризації та відображення її результатів в обліку.

В установах, в яких через великий обсяг роботи одна комісія не в змозі провести інвентаризацію, створюються місцеві комісії, які очо­люються керівниками цих підрозділів і до складу яких включається працівник бухгалтерії.

Інвентаризація (крім продуктів харчування та грошових коштів) повинна проводитись, як правило, на перше число.

За результатами інвентаризації складаються Інвентаризаційні описи за встановленими Інструкцією № 90 формами, які підписують­ся матеріально-відповідальною особою та членами комісії.

На цінності, що не належать установі, але знаходяться в її розпо­рядженні, складаються окремі описи: по орендованих, по прийнятих на зберігання та інше.

По закінченні інвентаризації оформлені описи здаються в бухгал­терію для перевірки, проставляння в них даних обліку та виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бух­галтерією результатів інвентаризації і свої заключення та пропозиції заносить в Протокол інвентаризаційної комісії (форма затверджена Інструкцією № 90), який заповнюється по закінченні інвентаризації.

В протоколі вказуються дані про причини та особи, що винні в не­стачах, надлишках і вказуються які прийняті міри відносно винних осіб.

Протоколи затверджуються керівником установи не пізніше ніж через 10 днів по закінченні інвентаризації.

Матеріали інвентаризації і рішення щодо врегулювання розход­жень затверджуються керівником установи з включенням результа­тів у звіті за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.

При встановленні нестач та винних в них осіб, відшкодування завданих збитків розраховуються з використанням Постанови № 116 від 22.01.96 року «Порядок визначення розміру збитків від розкра­дання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей» та За­кону України «Про визначення розміру збитків нанесених підпри­ємству, установі, організації розкраданням, знищенням, псуванням, недостачею чи втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного камін­ня, чи валютних цінностей».

При встановленні нестач і втрат, що виникли в результаті зло­вживань, відповідні матеріали на протязі 5 днів після встановлення нестач і втрат повинні бути передані в слідчі органи, а на суму нестач і втрат подається позов в суд.

Інструкція № 90 також встановлює випадки обов'язкового про­ведення інвентаризації активів та пасивів:

• перед складання річного звіту;

• при зміні матеріально-відповідальних осіб;

• при встановленні фактів крадіжок чи зловживань;

• після пожежі чи стихійного лиха;

• при ліквідації установи;

• відповідно до розпоряджень судових і слідчих органів;

• при передачі майна установи в оренду;

• при передачі підприємства, установи, організації чи їх струк­турних підрозділів від одного підпорядкування в інше.

Інвентаризація може не проводитись у випадку передачі устано­ви чи структурних підрозділів, а також будівель і споруд всередині одного міністерства.