6.3. Механізм бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Методами суцільного і неперервного спостереження, документування, систематизації на рахунках, групування у балансі та інших облікових таблицях досягається об’єктивна кількісна характеристика усіх господарських операцій, узагальнююча характеристика усієї сукупності коштів організації за складом і розміщенням, за джерелами утворення та цільовим призначенням. У бухгалтерському обліку усі господарські операції, як правило, відображаються у вартісній оцінці.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення, та мають містити встановлені законодавством реквізити.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Рахунки бухобліку – це спосіб групування та поточного відображення змін та окремих об’єктів бухобліку.

Господарська діяльність представляє собою складний взаємопов’язаний процес. Кожна господарська операція пов’язує між собою два економічних явища. Для відображення господарських операцій на рахунках необхідно встановити взаємозв’язок між економічними явищами, які викликані цими операціями. Подвійний запис – подвійне відображення в бухгалтерському обліку кожної господарської операції: у дебеті одного чи декількох рахунків та у кредиті також одного чи декількох рахунків, що дає здійснювати балансовий контроль бухгалтерської інформації. Цей спосіб дозволяє встановити взаємозв’язок між економічними явищами, відображеними на рахунках. Безперервне відображення на рахунках об’єктів бухобліку через подвійний запис являє собою поточний бухоблік господарських операцій.

На кожний об’єкт бухгалтерського обліку відкривають окремий рахунок. Розглянемо структуру і ведення таких рахунків.

На кожному бухгалтерському рахунку на певну дату фіксують початковий стан об’єкта, а також збільшення або зменшення засобів підприємства. Залежно від категорій рахунків збільшення або зменшення таких засобів позначають поняттям „дебет” (від лат. debet – він винен) і „кредит” (від лат. credit – він вірить).

Щоб зафіксувати на бухгалтерських рахунках кожну господарську операцію, а отже кожну суму, а також для зручності ведення рахунків кожний рахунок відображають у вигляді двосторонньої таблиці, в якій зверху посередині записують назву рахунка, в лівій частині – дебет, а в правій – кредит.

Рахунок № ___

Дебет

Кредит

Запис однієї суми на двох рахунках – на одному по дебету, а іншому по кредиту, називається кореспонденцією рахунків або бухгалтерським проведенням, а задіяні рахунку – кореспондуючими.

Розрізняють активні, пасивні та активно-пасивні рахунки.

Активний рахунок (лат. activus – діяльний) – рахунок, на якому ведеться облік засобів і майна підприємства, тобто активів (матеріальних цінностей, грошових ресурсів тощо). При цьому збільшення засобів записують в дебет, а їх зменшення в кредит.

Пасивний рахунок (лат. passivus – бездіяльний) – рахунок, на якому ведеться облік джерел фінансування придбаних підприємством засобів.

На пасивних рахунках збільшення засобів на рахунку записують в кредит, а їх зменшення – в дебет.

Активно-пасивний рахунок – рахунок, на якому ведеться облік розрахунків (поточних операцій).

Відкриваючи рахунок, на ньому спочатку фіксують початковий залишок, або початкове сальдо. Згодом при здійсненні операції із збільшення або зменшення засобів підприємства чи ведення поточних операцій за певний проміжок часу підводять підсумок по кожній стороні рахунку, який називається оборотом. Різницю між сумами на кожній із сторін рахунку називають кінцевим сальдо.

Приклад:

У касу з поточного рахунку в банку надійшли грошові кошти в сумі 500 грн.:

- відбувається рух грошей з поточного (розрахункового) рахунку підприємства в касу того ж підприємства;

- кореспондуючі рахунки: 311 „Поточні рахунки в банку в національній валюті” та 301 „Каса в національній валюті”. Вказані рахунки є активними, тобто збільшуються по дебету і зменшуються по кредиту;

- в бухгалтерському обліку таку операцію відображають так, як показано на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Схема записів господарської операції на рахунках

У журналі господарських операцій ця операція записується так:

Дт 301 – Кт 311 – 500 грн.

Разом з поточний обліком виникає необхідність в одержанні кінцевих даних про всю господарську діяльність. Для цього використовується звітність.