Розділ 5. Складання професійних документів

Тема 5.1. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
за найменуванням	накази, розпорядження, акти, угоди, протоколи, листи тощо
за походженням	внутрішні/зовнішні
за напрямком	вхідні / вихідні
за складністю	прості / складні
за формою	стандартні / індивідуальні (з низьким рівнем стандартизації)
за стадіями створення	оригінали / копії
за терміном виконання	звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
за секретністю (за ступенем гласності)	для службового користування (ДСК), секретні, цілком секретні
за терміном зберігання	постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 р.), тимчасового зберігання (до 10 р.)

Формуляр документа - сукупність розміщених у встановленій послідов­ності реквізитів

Реквізити - окремі еле­менти, з яких складається документ

Бланки - типові фор­муляри певних доку­ментів

Текст — це одиниця мовлення, тобто кілька речень, які об'єднані за змістом та пов'язані граматично. Він поділяється на три логічні частини: вступ, основна частина (доказ) і завершальна частина.

У діловому мовленні текст — це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки.

Зміст і структура тексту залежить від рівня стандартизації документа, призначення і ролі інформації, від типу мовлення.

Особливість перекладу офіційно-ділового тексту:

1) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та висловів);

2) послідовність, логічність думки (від простого до складного, від відомого до невідо­мого);

3) суворе дотримання термінології певної галузі;

4) чіткість синтаксису (правильна побудова словосполучень і речень);

5) достовірність (викладені факти мають відображати справжній стан речей).

Тема 5.2. Укладання документів щодо особового складу

Автобіографія

Документ з низьким рівнем стандартизації, що є обов'язковим елементом особової

справи.

Головні вимоги - вичерпність відомостей і лаконізм викладу.

Типова структура тексту - кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Основні реквізити:

• назва виду документа (посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле);

• текст: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження, місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);

• відомості про навчання (з повним найменуванням усіх навчальних закладів);

• відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад);

• відомості про громадську роботу (усі її види);

• стислі відомості про склад сім'ї(батько, мати, чоловік, дружина, діти);

• дата написання;

• підпис автора.

РЕЗЮМЕ

Документ, в якому подаються відомості про освіту, трудову діяльність, професійні досягнення і набутки особистості. Використовується підчас прийому на роботу.

Основні реквізити:

• назва виду документа;

• прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме;

• текст: мета складання резюме; досвід роботи; освіта; знання мов; володіння комп'ютером; контактний телефон;

• дата;

• підпис.

ХАРАКТЕРИСТИКА –

офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника, де дається оцінка його ділових і моральних якостей за підписами представників адміністрації. Характеристику пишуть від третьої особи у 2-х примірниках, один з яких підшивають до особової справи.

Основні реквізити:

• назва виду документа та прізвище, ім'я та по батькові того, кому видається характеристика;

• рік народження, освіта;

• текст, де зазначається, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має авторитет у колективі і рівень професійної майстерності;

• дата складання;

• засвідчення документа (підпис, гербова печатка установи).

ЗАЯВА -

офіційне прохання особи чи організації, яке складається власноручно в одному при­мірнику.

Основні реквізити:

• адресат;

• адресант (назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові);

• адреса заявника (якщо автор працює на тому ж підприємстві, то називається тільки посада й місце роботи у структурному підрозділі);

• назва виду документа;

• текст з обґрунтуванням, який пишеться з абзацу з великої літери;

• перелік додатків(якщо вони є);

• дата;

• підпис.

Зразки документів щодо особового складу