4. Тема 3. Управление документальным центром и рассылкой документов в административных информационных системах

Документальный центр административных информационных систем- разделяемый ресурс, содержащий барабанный принтер, копировальное устройство, сканер, внешний факс, устройство для рассылки бумажных документов по воздушной почте. Для управления документальным центром применяется программа router, функции которой изучаются на практических занятиях.

Для рассылки электронных документов в локальной сети используется база сетевых адресов клиентов сети и специальная макропрограмма.

4.1. Функции программы рассылки документов и их реализация

В программе используются следующие переменные:

наименование- значение ячейки B2 расчетной таблицы (ячейка с наименованием отдела)

номер- номер текущей строки справочника торговых отделов,

адрес- адрес получателя в локальной сети,

номер1- номер текущей строки журнала регистрации, рассылки.

Переменной наименование присваивают значение ячейки B2. Переменным номер, номер1 присваивают начальные значения. Затем находят в справочнике отделов номер строки, содержащей образец наименование. Для этого в цикле увеличивают переменную номер на единицу, пока текущая строка отличается от переменной наименование. Далее определяют адрес получателя в локальной сети и записывают заказ по найденному адресу.

В журнале регистрации находят номер первой пустой строки. Для этого в цикле увеличивают номер1 на единицу, пока текущая строка журнала регистрации не равна пустой. В найденную пустую строку записывают дату, время, получателя,

Для реализации данных функций применяются оператор цикла, оператор записи объектного файла по заданному адресу и обращения к ячейкам электронной таблицы.

4.2. Текст программы рассылки документов

Пояснения и обозначения

Для определенности считаем, что расчетная таблица имеет имя «Расчет», справочник отделов имеет имя «Справочник», журнал регистрации рассылки имеет имя «Журнал», наименование торгового отдела записано в ячейке B2 Реквизиты таблицы «Справочник» занимают строки с первой по вторую, записи начинаются с третьей строки, реквизиты таблицы «Журнал» занимают строки с первой по вторую, записи начинаются с третьей строки.

Обозначим номер текущей строки в таблице «Справочник» номер, номер текущей строки в таблице «Журнал» - номер1, значение ячейки B2 расчетной таблицы (ячейки с наименованием отдела) – наименование, адрес получателя в локальной сети – адрес.

Текст программы

Sub рассылка()

‘Задаем начальные значения

номер=3

номер1= 3

наименование= Worksheets("Расчет").Cells(2, 2)

‘Находим в таблице «Справочник» строку, содержащую переменную наименование, точнее, находим номер данной строки

While Worksheets("Справочник").Cells(номер, 1) <> ""and_

наименование<> Worksheets("Справочник").Cells(номер, 1)

номер= номер+1

Wend

‘Вычисляем адрес получателя в локальной сети

адрес = Worksheets("Справочник").Cells(номер, 2)

Записываем расчетную таблицу по найденному адресу.

c= адрес

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=c, FileFormat:=xlNormal, _

Password:="", WriteResPassword:="",_

ReadOnlyRecommended:=False, _

CreateBackup:=False

‘Находим в таблице «Журнал» номер первой пустой строки

While Worksheets("Журнал").Cells(номер1, 1) <> ""

номер1 = номер1+1

Wend

‘Записываем в найденную строку дату, время, получателя

Worksheets("Журнал").Cells(номер1, 1) = Date

Worksheets("Журнал").Cells(номер1, 2) = Time

Worksheets("Журнал").Cells(номер1, 3) = наименование