Тема 9. Контроль реалізації рішень.

9.1. Контроль реалізації управлінських рішень.

Контроль — це одна з основних функцій управління, що представляє собою процес забезпечення досягнення цілей, поставлених організацією, реалізації прийнятих управлінських рішень.

За допомогою контролю керівництво організації визначає правильність своїх рішень і встановлює потреба в їхньому коригуванні.

Процес контролю – це, з одного боку, процес встановлення стандартів, виміру фактично досягнутих результатів та їхнього відхилення від встановлених стандартів; з іншого боку – процес відстеження ходу виконання прийнятих управлінських рішень й оцінки досягнутих результатів у ході їхнього виконання.

Саме результати контролю є підставою для керівників організації коригувати прийняті раніше рішення, якщо відхилення у ході реалізації прийнятих раніше рішень значні. Основна причина необхідності контролю - це невизначеність, яка є невід'ємним елементом майбутнього й властива будь-якому управлінському рішенню, виконання якого передбачається в майбутньому.

Між розвитком ситуації, що прогнозувався, при ухваленні управлінського рішення й реальним розвитком ситуації ухвалення рішення завжди неминучий деякий розбіг, деякі відхилення, оскільки ухвалення рішення здійснюється на підставі того або іншого бачення ситуації, тієї або іншої моделі ситуації, що завжди є неповною. Наскільки вдала модель та ефективно прийняте управлінське рішення, залежить від професіоналізму менеджера, що приймає рішення. Тому при здійсненні контролю оцінюється й вимірюється як хід виконання прийнятих організацією рішень, так і відповідність прийнятих раніше рішень розвитку, що реалізувалася, ситуації ухвалення рішення.

Крім того, не можна забувати, що виконавці ухвалених рішень – люди, а не машини й можливі відхилення у ході виконання ухвалених рішень, і з цієї причини, наприклад, може бути неефективним взаємодія робіт між різними підрозділами усередині організації, може бути недостатньо правильно зрозуміле завдання, нарешті, виконавець може занедужати, його може переманити конкурент і т. ін.

Відсутність надійної системи контролю і як слідство ефективного зворотного зв'язку може привести організацію до кризової ситуації. Відсутність ефективного зворотного зв'язку стало причиною краху багатьох великих і дрібних організацій.

Якщо прийняте раніше рішення виявилося недостатньо ефективним або помилковим, то саме добре налагоджена система контролю може дозволити вчасно це встановити й внести корективи у дії організації. Добре налагоджена система контролю вчасно виявляє проблеми. Це справедливо й для рішень, що містять елемент ризику. Точно так само саме система контролю дозволяє виявити позитивні аспекти й сильні сторони, які визначилися в організації при здійсненні її діяльності.

Будь-яка функція управління може ефективно діяти тільки при наявності ефективно діючої системи контролю. Функція контролю є всеосяжною. Вона не є тільки повноваженнями спеціально призначеного контролера. Функцію контролю повинен здійснювати будь-який керівник.

Контроль підрозділяється на попередній, поточний і заключний [6].

Попередній контроль здійснюється до початку робіт. На цьому етапі контролюються правила, процедури й лінія поводження, щоб переконатися, що робота розвивається в правильному напрямку. На цьому етапі контролюються, як правило, людські, матеріальні й фінансові ресурси. Контроль вхідної і вихідної з організації інформації – самостійне управлінське завдання, яке жоден керівник не вправі зневажати.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо у ході виконання робіт організацією відповідно до прийнятих рішень. Як правило, він здійснюється безпосереднім начальником і заснований на вимірі фактичних результатів зробленої роботи. Основним інструментом здійснення контролю є зворотний зв'язок. Він дозволяє встановити відхилення, що намітилися, у ході виконання робіт і прийняти коригувальні рішення.

Заключний контроль здійснюється після того, як робота виконана. Якщо в процесі заключного контролю відсутня можливість безпосередньо впливати на хід виконання роботи, то результати контролю можуть бути враховані при проведенні наступних робіт. Ще однією важливою функцією заключного контролю є його визначальна роль при реалізації функції мотивації. Мотивація здійснюється за результатами контролю.

Основними складового процесу контролю є вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів, здійснення коригувальних дій [3].

Стандарти — це конкретні цілі, ступінь досягнення яких може бути обмірювана. Для кожної з таких цілей повинні бути визначені тимчасові рамки їхнього виконання й критерії, що дозволяють оцінити ступінь їхнього досягнення при виконанні роботи. Тільки чіткі кількісні показники дозволяють зіставити конкретні результати роботи, конкретні результати ухвалених рішень із запланованими.

Звичайно, не будь-яка мета може бути виражена кількісно, але, використовуючи апарат обстежень і опитувань, експертних оцінок, вербально-числових шкал, можна одержати інструментарій, що дозволяє, нехай у першому наближенні, але кількісно оцінити ступінь досягнення мети, яка не має чіткого кількісного вираження. Так, наприклад, для оцінки ступеня задоволеності роботою виконавців може служити такий критерій, як відсоток співробітників, що звільнилися за рік з організації. Відсутність можливості виміряти результат прийнятого раніше рішення й виконаної роботи унеможливлює реальне здійснення контролю.

Вимірність ступеня досягнення мети дозволяє визначити, чи виконані встановлені стандарти, тобто реалізувати другу складову процесу контролю. На цій стадії також важливо визначити норму припустимого відхилення від стандарту, що встановлюється з урахуванням масштабу й тому часто може виражатися у відсотках або частках одиниці. На цій стадії приймається рішення про доцільність коригування прийнятих раніше рішень. Основне завдання контролю на цій стадії полягає у тому, щоб виявити дійсно важливі відхилення, а не дріб'язкові, які практично не роблять впливу на досягнення поставлених організацією цілей.

Природно, що витрати на здійснення контролю не повинні перевищувати отриманого в результаті здійснення контрольних заходів ефекту.

Третя складова контролю - прийняття необхідних коригувальних рішень. Залежно від зіставлення результатів виконаної роботи, прийнятого раніше рішення зі стандартом, якщо відхилення незначні, можна нічого не вживати. Якщо відхилення перевищують припустиму норму, то необхідні коригувальні дії.

Однак може трапитися, що ситуація, яка змінилася, ухвалення управлінського рішення зажадає перегляду прийнятих раніше стандартів і встановлених норм. При встановленні системи контролю доцільно дотримуватися таких принципів, як:

• свідомість і однозначне сприйняття стандартів співробітниками,

• двостороннє спілкування зі співробітниками,

• відсутність надмірного контролю,

• встановлення твердих, але досяжних стандартів,

• винагорода за досягнення встановлених стандартів і норм.

Контроль повинен бути своєчасним і гнучким, орієнтованим на рішення поставлених організацією завдань і відповідної їм.

Безперервність контролю може бути забезпечена спеціально розробленою системою моніторингу ходу реалізації робіт і ухвалених рішень.

Для більш ефективного здійснення контролю виконання досить великої кількості робіт і ухвалених рішень доцільно використовувати мережні й стрічкові графіки, діаграми Ганта, матричні розклади й т.п.

На закінчення відзначимо, що ефективне функціонування системи контролю у сучасному управлінському контурі неможливо без використання сучасної обчислювальної техніки й сучасних систем підтримки й супроводів процесу вироблення й прийняття управлінських рішень.