Тема 4. Визначення цілей організації.

1. Цілі, пріоритети, цінності.

Вибір мети є одним з найбільш відповідальних моментів у процесі вироблення й прийняття управлінських рішень. Відповідно до обраної мети формується стратегія й тактика розвитку організації, розробляються прогнози й плани дій, оцінюються результати ухвалених рішень і початих дій. Іншими словами, мета є тим стрижнем, навколо якого формується управлінська діяльність.

Що ж таке мета? Існують різні визначення цього поняття.

Відповідно до роботи [6], «мета» - ідеальний образ бажаного, можливого й необхідного стану керованої системи».

Відповідно до роботи [3], «мета вказує загальний "напрямок", у якому ми повинні рухатися для досягнення кращого результату».

Відповідно до роботи [20], «мета... визначає бажаний стан об'єкта».

Відповідно до роботи [5], «мета описує бажаний кінцевий результат діяльності. Вона виділяє ядро, головні характеристики проблемної ситуації й описує новий, стійкий стан управлінського процесу».

Відповідно до роботи [4], «цілі - це конкретні кінцеві стани або результати, яких хотіла б домогтися група, працюючи разом».

Відповідно до роботи [10], «мета будь-якого дослідження операцій полягає в тім, щоб з'ясувати, що очікує одержати в результаті його проведення керівник.... Інакше кажучи, потрібно визначити, які передбачувані результати завершення проекту».

Різні визначення поняття "мета" можна було б продовжити. Однак і наведеного вище вже досить, щоб виділити те загальне, що існує в них і найбільш адекватно характеризує мету.

Мета - це стан об'єкта управління, до досягнення якого прагне організація [6].

Цілі - це бажані стани або результати функціонування системи, досяжні в межах деякого тимчасового проміжку. Для досягнення цілей створюються й розвиваються самі системи.

Цілі відбивають існуючі тенденції розвитку, наприклад «максимальне задоволення інтересів і потреб населення муніципального утворення». Як явище мета визначає кінцеву стадію створення якого-небудь продукту, наприклад «побудувати й ввести в експлуатацію багатоквартирний будинок житловою площею 3000 м² до кінця 2008 року».

Різні підходи до класифікації цілей [14] представлені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1

Класифікація цілей

Ознака класифікації	Тип цілі
1	2
Рівень складності	Прості (однозадачні)
	Складні (багатозадачні)
Рівень стабільності	Стабілізація
	Розвиток
Строк виконання	Стратегічні (довгострокові)
	Тактичні (середньострокові)
	Оперативні (поточні)
Зміст	Соціальні, економічні, технічні, політичні, екологічні й ін.
1	2
Функціональний	Фінансові, виробничі, постачальницькі, кадрові, маркетингові та ін.
Рівень управління	Державні
	Регіональні
	На рівні окремих організацій
	Усередині організацій
Функції управління	Планові
	Організаційні
	Мотиваційні
	Контрольні
Ступінь важливості	Життєво важливі
	Альтернативні
Ступінь відкритості	Проголошені (відкриті)
	Неоголошені (закриті)

Цілі розвитку - придбання ресурсів, відсутніх у даній системі, або досягнення станів, до яких вона прагне (демографічний ріст, підвищення якості освітніх послуг). Цілі системи необхідно конкретизувати але строкам виконання. Загальний кінцевий результат, до якого прагне система, рекомендується розбивати на підзадачі, які можна вирішити в більше короткий термін [14].

Багато завдань можуть бути істотно спрощені, якщо цілі умовно класифікувати на життєво важливі й альтернативні. Життєво важливі обов'язково повинні бути досягнуті, а отже, для них необхідно безкомпромісне виділення ресурсів. Оскільки рідко вдається забезпечити ресурсами виконання всіх альтернативних цілей, їх розподіляють в залежності від важливості, терміновості, за іншими показниками і проводять розподіл з урахуванням рангу. При цьому може бути ухвалене рішення про те, що виконання деяких з альтернативних цілей варто відкласти до кращих часів.

Прикладом життєво важливої мети є необхідність щоденного забезпечення населення теплом і водою. Вона обов'язково повинна бути досягнута, і для неї немає альтернативи. Прикладами альтернативних цілей є: будівництво стадіону, парку, льодової ковзанки або пляжу.

Бувають ситуації, коли формально встановлювані, відкриті, проголошені цілі не є дійсними, реальними, які визначають функціонування системи. Наприклад, метою підприємства ЖКГ може вважатися надання якісних послуг населенню міста. Для фахівця із системного аналізу така мета стає дійсною лише тоді, коли ні за яких умов вона не підмінюється іншими, прихованими, неоголошеними. Так, якщо підприємства житлово-комунального господарства (ЖКГ) заради одержання прибутку знижують якість надаваних послуг, то формально проголошена мета заміщається іншими суперечними їй «прихованими» цілями, які фактично управляють підприємством ЖКГ і приводять до незапланованих результатів. Необхідно передбачити виявлення побічних «прихованих» цілей шляхом визначення тих факторів, які їх породжують. Якщо, фахівці й експерти проведуть свої дослідження виходячи із проголошених цілей, а підсистеми працюють, керуючись неоголошеними цілями, то пропозиції фахівців можуть не привести до позитивного результату.

Імовірність заміни встановлених цілей «прихованими», що носять особистий характер, збільшується при нечіткому визначенні цілей. Деякі цілі системи можуть бути несумісними, суперечливими. Наприклад, підрозділ організації може одночасно прагнути збільшити обсяг оброблюваних документів, поліпшити процедуру прийому громадян, зменшити витрати на зміст персоналу і т. ін.

Суперечливість цілей іноді вдається звести до мінімуму за допомогою формулювання об'єднуючих їхніх цілей більше високого порядку.

Дійсно, діяльність організації спрямована на досягнення певних результатів, які б змінили стан об'єкта управління. Це може бути й створення нового виробництва, і завоювання ринку збуту, і збільшення прибутковості підприємства, і підвищення рейтингу банку й т. ін. Безумовно, цілі, що стоять перед організацією як суб'єктом керування, багато в чому визначають область діяльності.

Основні умови формування мети [6,14]:

• вона повинна бути бажана для її ініціатора;

• необхідна наявність економічних, технічних та інших можливостей для її розробки й реалізації;

• вона повинна бути необхідна;

• вона повинна бути прийнятна для зовнішнього середовища;

• необхідна наявність у тексті мети ключового слова, що означає постійну зміну («підвищення», «зниження», «досягнення», «поліпшення», «розвиток»).

Властивості мети: суперзалежність, ієрархія, зворотне перетворення, недосяжність абсолютних значень.

Суперзалежність як властивість проявляється в тім, що мети послабляють або підсилюють один одного. Так, відсутність якої-небудь мети може погіршити результат реалізації інших або, навпаки, істотно підсилити їхній вплив.

Мета може бути розбита на більше дрібні (рис. 4.1). Для кожної з них необхідно сформулювати не менш двох завдань, інакше вони переродяться в завдання. На рис. 4.1 завдання й цілі нижніх рівнів є засобом досягнення мети більше високого рівня.

Рис. 4.1. Схема декомпозиції цілей і завдань [14].

Розглянемо, наприклад, декомпозицію цілей керування містом за рівнями. Основною, або глобальною, метою першого рівня є підвищення якості життя населення, привабливості міста для проживання й розвитку бізнесу. Основна мета включає наступні стратегічні цілі другого рівня [60]:

- управлінська мета припускає розвиток самоврядування, дотримання законодавства, організацію ефективної взаємодії органів влади й управління;

- соціальна мета спрямована па забезпечення професійного й загальнокультурного розвитку особистості, здорового способу життя, поліпшення умов праці, впровадження принципів соціальної справедливості;

- економічна мета - планомірний розвиток регіону або міста в результаті максимізації доходів бюджету, зростання прибутку підприємств, ефективного використання майна, розвитку ринкових інститутів і малого підприємництва;

- містобудівна мета припускає комплексне формування інфраструктури регіону або міста на основі раціонального використання природних ресурсів, комунікацій, комунального господарства, дотримання екологічних стандартів.

З погляду інформаційного підходу місцеве самоврядування необхідно для підвищення якості управлінських рішень на регіональному й державному рівнях за рахунок надання більше достовірної, адекватної, оперативної й повної інформації про економічний, політичний стан і динамік розвитку муніципальних утворень, рішеннях, прийнятих місцевими органами влади.

Зворотне перетворення. Безліч складних завдань представляють у вигляді нового набору цілей з можливістю наступного формування нової безлічі завдань. Мети й завдання утворять взаємозалежну систему, у якій є прямий і зворотний зв'язок.

Властивість недосяжності абсолютних значень обумовлюється тим, що процеси керування постійно змінюються. Мету потрібно орієнтувати на динаміку процесу, а не на абсолютні значення.

Критерій досягнення мети виражається як показник ефективності, що визначає міру або ступінь оцінки досягнення мети але порівнянню з іншими альтернативами. Він має кількісну оцінку й спрямований на мінімізацію або максимізацію певного стану [14].

Кожний керівник, як самостійна особистість, має свої особисті цілі, які визначаються:

- особистою системою цінностей;

- матеріальним становищем;

- віком;

- середовищем, у якому він функціонує;

- середовищем, у якому він виховувався;

- родинним станом;

- станом здоров'я.

На формування системи цілей керівника впливають, згідно досить розповсюдженої термінології сучасної психології, і ті ігри, у які він грає. Природно, що цілі керівника як члена організації, якому делеговані нею певні права й обов'язки, поставлені певні завдання, надані певні можливості, і цілі керівника як особистості не завжди повністю ідентичні. Однак визначення пріоритетності цілей залежить, у свою чергу, від системи цінностей і цілей, яких дотримується керівник.

У той же час організація оцінює ефективність виконання керівником поставлених перед ним завдань і робить відповідні управлінські впливи.

Відзначимо, що вибір мети, особливо стратегічної - одне з найбільш важливих управлінських рішень, прийнятих як організацією в цілому, так і окремим керівником.

Визначення мети включає:

1) концентрований досвід керівництва організації;

2) розуміння основних факторів і механізмів, що діють у ній;

3) систему цінностей тих, хто ці цілі ставить;

4) динаміку зміни тієї області, у якій здійснюється діяльність.

Дійсно, цілі, і стратегічні, і тактичні, ставлять конкретні люди - керівники. Можуть бути випадки, коли цілі обрані невірно, і це визначає невдачу в діяльності, від якої можуть часом залежати долі й благополуччя багатьох людей. Лише вірне розуміння ситуації, що складається в області діяльності, вірно поставлена ціль, вірно обрані способи та засоби її досягнення, вірно прийняті й ефективно реалізовані рішення приводять до успіху.

Етапу визначення цілей організації передує етап визначення місії організації й системи цінностей, яких вона дотримується.

Стратегія розвитку організації безпосередньо впливає на вибір цілей. Їхнім результатом стає визначення пріоритетів, яких дотримується організація при виробленні цілей, що визначають бажаний стан, до якого вона прагне. Пріоритети дозволяють виявити основні напрямки діяльності організації, які вона вважає найбільш важливими і які прагне реалізувати в першу чергу.

Вибору пріоритетів передує робота з визначення переліку найбільш важливих напрямків діяльності організації. Спочатку, як правило, формується попередній перелік найбільш важливих напрямків діяльності організації. Вирішальну роль у їхньому формуванні відіграє вище керівництво організації. Залежно від ситуації й внутрішньої організаційної культури брати участь у формуванні цілей організації й, отже, пріоритетів можуть також її працівники, ділові партнери, спеціально запрошувані фахівці-експерти, потенційні споживачі та інші суб'єкти, які можуть впливати на вироблення її стратегії або які зацікавлені в ефективній діяльності й процвітанні організації.

Після визначення попереднього переліку найбільш важливих напрямків діяльності організації рекомендується проводити колективну експертизу, для участі в якій запрошуються особи, з одного боку, що володіють необхідними професійними знаннями й досвідом в області передбачуваної діяльності організації, а з іншого боку – безпосередньо що її створювали й зацікавлені в досягненні нею очікуваних результатів, у тому числі економічних. Пріоритетні напрямки діяльності організації безпосередньо враховуються при розробці цілей, до досягнення яких організація прагне.

Якщо говорити про суспільну значимість різних організацій, то найбільшим суспільним визнанням користуються найбільш впливові з них, які внесли найбільший внесок у вирішення проблем, які стоять перед суспільством. Це справедливо й для більшості областей практичної діяльності. Та й у мистецтві, культурі, спорті премії й призи, звання й титули, визнання одержують ті, які досягли найбільш значних результатів. Ефект змагання - причина багатьох великих діянь і досягнень. А спрямованість діяльності визначається метою.

При формуванні мети діяльності організації, як уже говорилося вище, не останнє місце належить системі цінностей, якої у ній дотримуються. Систему цінностей визначають багато в чому як стратегічні, так і тактичні переваги організації в особі її вищого керівництва. Як справедливо відзначено в [12], «поводження не є вільним від ціннісних орієнтації; як індивіди, так і організації проявляють перевагу до певних видів стратегічного поводження. Вони виражають таку перевагу, додержуючись певної лінії поводження, навіть якщо це означає втрати з погляду результатів».

Приклад класифікації можливих систем цінностей наведено у Табл.4.2 [6,14].

Таблиця 4.2