5.3.2. Факторы формирования организационных структур

Любая организация при проектировании или изменении организационной структуры должна выполнять определен­ные правила, или принципы, их построения, а также учи­тывать факторы внутренней и внешней среды.

В действующих организациях к процессу изменения орга­низационной структуры следует относиться как к посто­янной реорганизации, что требует поиска наиболее эффек­тивного сочетания организационных переменных (т.е. фак­торов). Как показывают исследования, эти переменные или факторы не являются постоянными и носят ситуационный характер.

Можно выделить основные группы взаимосвязанных ситу­ационных факторов, влияющих на организационную структуру, определяющих ее тип, состав подразделений, степень централизации и другие характеристики:

• состояние внешней среды, т.е. всего того, что окружает

организацию;

• технология управления и производства;

• стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

• действующая политика руководства и методы управления, влияющие на поведение работников;

• установлении полномочий и функции работников на различных иерархических уровнях;

• реальные взаимосвязи, которые возникают между людьми и их работой, что отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях.

При учете указанных факторов в организации может быть сформирована эффективная структура, которую затем можно корректировать для успешного осуществления процес­сов производства и управления.

5.3.3. Процесс формирования и изменения организационной структуры

Процесс формирования организационной структуры в зна­чительной мере универсален. Он включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделе­ний, их ресурсное обеспечение, разработку регламентиру­ющих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих организационные процессы.

Можно выделить три укрупненные стадии этого процесса:

1) формирование общей структурной схемы аппарата уп­равления;

2) разработка состава основных подразделений и связей между ними; '

3) регламентация организационной структуры.

В процессе деятельности под воздействием внешних и внут­ренних условий у организации появляется необходимость изменения своей организационной структуры. Часто реша­ющим фактором эффективности организации выступает рациональность ее структуры. Поэтому такие понятия, как реорганизация, реструктурирование, относятся прежде всего

к категории структуры организации в целом. Это не ис­ключает реструктурирование отдельных элементов (мате­риалы, кадры и др.) и подсистем организации (экономи­ческая, техническая, информационная и др.).

Можно выделить следующие этапы проектирования орга­низационных структур.

• Деление организации по горизонтали на широкие блоки, со-

ответствующие важнейшим направлениям деятельности организации в стратегическом плане. Распределение видов деятельности по линейным и штабным подразделениям.

• Регламентация соотношений полномочий различных дол­жностей с учетом норм управляемости.

• Определение должностных обязанностей по конкретным лицам как совокупности определенных задач и функций.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимо­дополняющих методов: аналогий, экспертно-аналитичес-кого, структуризации целей, организационного модели­рования.

Каталог типичных проблем структурирования организаций

1. Структурирование организации не базируется на проектиро­вании работы в ней.

2. Многопрофильность организации (степень диверсификации) затрудняет управление.

3. Не соблюдаются и не анализируются нормы управляемости.

4. Не выполняются или дублируются отдельные функции управ­ления.

5. Отсутствуют или устарели положения о подразделениях и должностных лицах.

6. Структура очень жесткая, слабо реагирует на изменения и не проявляет гибкость.

7. Диспропорция в численности и загрузке подразделений.

Можно дать несколько советов, если ваша организация име­ет подобные или другие проблемы в области организаци­онных структур.

Если организация желает достичь успехов, необходимо пе­риодически встряхивать «бюрократический горшок». Меняя людей, переставляя их, меняя их функции, вы обретаете подвижность. Помните, что причины «отложения солей» в управленческой системе – в ее структуре.