60. Економічна інформація: класифікація і кодування.

Класифікація і кодування облікової інформації. В автома­тизованій системі облікова інформація організується та форму­ється за єдиною системою її класифікації і кодування в цілісну інтегровану систему управління підприємством. Якщо за тради­ційної (ручної) системи обліку класифікація і кодування інфор­мації — це загальноприйнята певна потреба, зумовлена особливі­стю елементів методу бухгалтерського обліку і властивостями облікових об'єктів, то за умов автоматизованої системи обліку процес класифікації і кодування набуває статусу обов 'язкового і необхідного, що диктується самою специфікою технології опра­цювання інформації на електронних обчислювальних машинах.

Класифікація — це розподіл множини облікових об'єктів за їх­німи певними однорідними ознаками і за певним методом. Є два основні методи класифікації інформації: — ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод — це послідовний розподіл множини об'єктів інформації на певні угруповання від нижчого до вищого рівня.

За фасетного методу множину об'єктів поділяють на окремі угруповання (фасети) незалежно один від одного за певними ознаками.

За ієрархічним методом класифікації розподіл множини об'єктів на угруповання здійснюють у послідовності рангових рів­нів — від нижчого до вищого в ієрархічній підпорядкованості.

За ієрархічного методу класифікації інформації відбувається розподіл сукупності за угрупованнями у вигляді «графа-дерева», від вищого рівня угруповання до нижчого. До переваг цього ме­тоду можна віднести: логічну єдність і послідовність організації угруповань; запобігання таким негативним явищам як дублюван­ня і повторювання об'єктів класифікації; сума розподілених угрупувань є постійною і дорівнює початковій множині. Основним недоліком ієрархічного методу вважається жорсткість струк­тури в постійній фіксованій послідовності угруповань, що вне- можливлює додавання нових рівнів угруповань, зміну внутрішніх зв'язків об'єктів класифікації.

За фасетним методом класифікації здійснюють розподіл мно­жини інформації на окремі угруповання — фасети без дотримуван­ня принципу послідовності в незалежні об'єкти класифікації.

Фасетний метод класифікації інформації не має недоліків іє­рархічного методу, є гнучким і «відкритим» для внесення змін, розвитку і доповнення об'єктів класифікації, що й зумовлює його ефективне застосування в комп'ютерних технологіях обліку.

Кодування — сукупність правил позначення об'єктів кла­сифікації і класифікаційних угруповань через код, що є засо­бом вираження результатів класифікації. Код — це позначення об'єкта чи угруповання інформації через знак чи сукупність знаків за відповідною системою. У практиці автоматизованої системи обліку найпоширенішими системами кодування є по­рядкова, повторення, серійна, шахова, комбінована.

Порядкова система кодування передбачає присвоєння коду обліковим номенклатурам за порядком у послідовності чисел на­турального ряду. За такою системою кодують структурні підроз­діли підприємства, виробничі підгалузі, види податків тощо.

Повторювання — це система кодування, за якої обліковій но­менклатурі присвоюють код, значення якого є повторенням на­явного значення реквізиту-ознаки цієї номенклатури. Об'єктами кодування системи повторювання можуть бути: номер докумен­та, синтетичний рахунок, субрахунок, інвентарний номер основ­ного засобу, номенклатурний номер матеріалу, дата тощо.

Серійна система кодування полягає у присвоєнні окремим угрупованням облікових номенклатур серії номерів з урахуван­ням резерву до кожної такої серії для можливого розширення но­менклатурних одиниць. Так, для видів нарахувань заробітної плати працівникам можна обрати серію 01—49, для видів утри­мань із заробітної плати працівників — 50—79, для видів відра­хувань на заробітну плату до фондів — 80—99.

Шахова система кодування. Суть системи полягає у присвоєні коду облікової номенклатури цифрового значення, яке утворю­ється на перетині номерів рядка і стовчика «шахової» таблиці об'єктів класифікації інформації.

За комбінованої системи кодування передбачається при­своювання окремим позиціям складного коду (шифру) обліко­вої номенклатури цифрового значення за різними системами кодування. Так, для шестизначного шифру облікової номенк­латури «Витрати виробництва» порядок кодування буде такий: перші три знаки — це балансовий рахунок і субрахунок, що кодується за системою повторювання', останні три знаки — це аналітичний рахунок, який кодується за порядковою або серій­ною системою кодування.

За призначенням і функціональним використанням в автомати­зованій технології обліку на ЕОМ коди поділяють на групувальні, технологічні та довідкові.

Взагалі кодування облікових номенклатур є окремим ручним процесом, що здійснюється на етапі підготовки первинних бухгал­терських документів доавтоматизованого обліку на ЕОМ. При цьому самі коди є значною за обсягом і важливою за достовірніс­тю додатковою інформацією в автоматизованих системах.

Сучасні комп'ютерні технології бухгалтерського обліку за- ' стосовують автоматизовані режими утворювання і формування кодів облікової номенклатури у вигляді внутрішньомашинних кодів інформаційної системи. Така система «самонастроюван- ня» кодів значно полегшує роботу обліковця, зменшує обсяги додаткової інформації й максимально автоматизує первинний облік.