4. Облік документів у бібліотеці

1. Значення та вимоги до обліку бібліотечного фонду

Важливою складовою частиною організації бібліотечних фондів

• облік документів, що надійшли до бібліотеки або вибули з неї' Облік бібліотечного фонду — це частина державного обліку пам’ят­ників культури.

Нині досить чітко визначено поняття процесу обліку, його зміст систему обліку в бібліотеках різного типу. Це — комплекс опера­цій, що забезпечують одержанння точних відомостей про обсяг, склад та рух фонду, а також сприяють його зберіганню. Таким чи­ном, значення обліку бібліотечного фонду полягає в тому, що він дає необхідну інформацію про стан фонду бібліотеки на будь-який час. Ця інформація використовується в бібліотечній статистиці и метою аналізу змін, що стосуються фондів, планування їхнього розвитку, а також окремими бібліотеками для аналізу стану та з’ясування перспектив розвитку як фонду в цілому, так і окремих його частин.

Крім того, облік фонду дає змогу здійснювати контроль за ви­конанням планових завдань, а також використанням коштів на комплектування, організацією роботи щодо зберігання фонду в біб­ліотеці. Отже, облік фонду в бібліотеках виконує дві функції: ін­формативну та контрольну.

Виходячи із значення обліку, до нього ставляться певні вимоги: точність та повнота відомостей про фонд; документальне оформлен­ня кожного надходження та вибуття літератури; своєчасність і оперативність реєстрації надходжень та вилучення з фонду; одно­манітність прийомів і форм обліку, їх простота, доступність та на­дійність; узгодження форм обліку з формами статистичної звітно­сті; узгодження одиниць обліку фонду з одиницями обліку його використання (книговидачі).

2. Одиниці обліку фонду

Необхідність обчислення фонду в цілому, його окремих складо­вих частин, з’ясування темпів росту бібліотечних фондів у бібліо­теках різних типів, порівняння цих показників між собою, а також з даними про використання книг, періодичних видань та інших документів вимагає чіткого вирішення питання про одиниці обліку. Тривалий час у практиці бібліотек існувала значна розбіжність у визначенні одиниць обліку для різних типів видань, окремих ти­пів бібліотек. Не завжди узгоджувалися одиниці обліку фонду і обслуговування читачів.

У 1974 р. Міжнародна організація з стандартизації (ЮС) за­пропонувала стандартизувати одиниці обліку на окремі види доку­ментів. Згідно з цими рекомендаціями було затверджено стандарти, за якими головними одиницями обліку обсягу фонду видань і нео- публікованих документів є примірник та назва, фонду газет та кінофотофонодокументів — назва. Визначені не тільки одиниці об­ліку, а й з’ясовано їх тлумачення. Примірник — кожна окрема оди­ниця видання з тиражу. Назва — умовне позначення одного видан­ня, що становить єдине ціле та надруковано в одному або кількох томах. Отже, використання двох одиниць обліку дає змогу одер­жати відомості про обсяг фонду (примірник) та його інформаційну цінність (назва).

Ці одиниці мають відмінність при застосуванні їх для окремих видів документів. Так, книги та брошури обліковуються як окрема назва незалежно від поліграфічного оформлення (належність до серії, поєднання видавничою папкою тощо). Для журналів примір- І ник — це том, номер, випуск, а назва — комплект видання за всі' роки його надходження до бібліотеки. Додатковою одиницею облі-І ку журналів є річний комплект. Основними одиницями обліку газет є річний комплект і назва комплекту за всі роки надходження до бібліотеки. При цьому назва річного комплекту журналу або газеті ти ураховується як одиниця обліку один раз, незалежно від зміни назви. Наприклад, журнал «Бібліотека» мав назву «Бібліотекар».

У бібліотеці, при наявності комплектів з різними назвами, вони ураховуються як одна назва. Крім того, для обліку обсягу фонду! газет може використовуватися як додаткова одиниця під-] шивка.

Стандартизовано також одиниці обліку для кінофотофонодоку­ментів. Як зазначалося раніше, головною одиницею обліку для них є назва. Кінофільми, діафільми, діапозитиви розглядаються як одна назва незалежно від кількості частин (бобін, рулонів, кадрів), що їх складають. Грамплатівки, магнітні стрічки обліковуються як одна назва незалежно від кількості записаних творів.

З метою обліку загального обсягу фонду цих документів засто­совуються одиниці, що відповідають їх матеріальній конструкції. Для кінофільмів — бобіна, діафільмів — рулон, діапозитивів —■ і кадри, грамплатівок — диск, магнітофонних стрічок — котушка або касета.