4.5. Участь у виконанні функцій апарату управління

Фактор часу — один із вирішальних у науці управління. При плануванні використання свого робочого часу керівник організації повинен чітко визна­чати форми своєї участі у виконанні основних функцій всього апарату управ­ління. Згідно з цим здійснюється розподіл праці між керівником і апаратом управління.

Загальний фонд робочого часу працівників апарату управління складається із витрат на виконання корисної роботи, непродуктивної роботи, але необхід­ної (підготовка, пересування тощо), а також втрат робочого часу (чекання у приймальних вищого керівництва, чекання транспорту тощо).

Корисний час — це час, використаний на різні роботи, склад яких залежить від сфери діяльності і рівня керівника. У результаті досліджень одержано дані про витрати часу за 24 показниками, що характеризують види діяльності керівників і менеджерів торговельних фірм.

Основними видами трудових затрат є:

1. Загальне керівництво.

2. Економічна робота:

2.1. Економічний аналіз показників фінансове-господарської діяльності фірми.

2.2. Підготовка доповідей, оглядів, довідок.

2.3. Аналіз роботи структурних підрозділів.

2.4. Економічна робота в інших організаціях та установах.

2.5. Контроль за бухгалтерською роботою апарату.

3. Робота з інформацією:

3.1. Ділові усні бесіди:

• з співробітниками;

• з відвідувачами інших організацій та установ.

3.2. Ділові телефонні розмови.

3.3. Участь у нарадах:

• фірми;

• інших організацій.

3.4. Бесіди з відвідувачами (усно і по телефону).

4. Робота з документами:

4.1. Перегляд вхідної кореспонденції та прийняття рішень.

4.2. Складання листів та інших документів.

4.3. Підписування документів.

4.4. Розгляд скарг.

4.5. Вивчення нормативних документів, спеціальної літератури.

5. Підготовка і аналіз виконання особистого плану роботи:

6. Видача завдань підлеглим:

7. Громадська робота, відрядження та інші роботи:

7.1. Виконання громадських доручень.

7.2. Перебування у службових відрядженнях.

7.3. Самоосвіта.

7.4. Розв’язання питань побуту працівників фірми.

7.5. Особиста гігієна, відпочинок.

Аналіз змісту праці за видами робіт апарату управління дає можливість менеджеру визначити напрями їх удосконалення. Головною проблемою при цьому є цільове призначення і логіка виконання кожної роботи, правильний розподіл процесу управління на види робіт і окремі операції, закріплення деяких робіт за конкретними виконавцями.

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь може бути прямою або непрямою, повною або частковою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загально­го керівництва. Він розробляє головні напрями і стратегію діяльності підприє­мства, регулює і координує роботу усіх основних служб і підрозділів, визначає мету функціонування і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв'язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалізації усіх інших функцій управління: технологічному керівництві, оперативному регулюванні виробничих процесів тощо. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут керівник тільки затверджує або схвалює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслуховує звіти відповід­них служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і розстановку персоналу; особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих організаціях, де ке­рівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

За сучасних умов ринкових відносин у роботі менеджерів зростають витрати часу на координування і об'єднання зусиль різних підрозділів і служб у єдину систему управління організації.

Чим вище рівень менеджера, тим більшу вагу займає функція загального керівництва. Тільки чітке визначення рівня своєї участі у реалізації основних

функцій апарату управління є основою правильного розподілу фонду робочо­го часу менеджера.

РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА