Тема 4: Организация проектной деятельности и особенности управления проектами в рамках жизненного цикла проекта

1.Жизненный цикл проекта.

2.Процессы инициации и планирования проекта.

3.Управление организацией исполнения проекта.

4.Процесы контроля и закрытия проекта.

1.Жизненный цикл проекта

В целях лучшего понимания стратегии реализации проекта и более эффективного управления проекты традиционно разделяются на фазы жизненного цикла и для каждой фазы определяются критерии ее окончания и перехода к следующей фазе проекта.

Фаза проекта – это набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из значимых промежуточных или окончательных результатов проекта.

Завершение каждой фазы проекта связано с получением значимых результатов проекта, поэтому выделение фаз жизненного цикла проекта определяется потребностями в контроле и принятии важных управленческих решений на каждом из этапов жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта – это полный набор последовательных фаз проекта от его начала до момента завершения, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны субъектов, вовлеченных в проект.

Жизненный цикл проекта является важным элементом системы управления проектом, поскольку позволяет:

- более четко структурировать процессы подготовки и принятия управленческих решений;

- устанавливать ответственность за достижение промежуточных и конечных результатов;

- осуществлять процедуры своевременного внесения изменений в проект в зависимости от достигаемых промежуточных результатов.

В укрупненном виде жизненный цикл проекта включает следующие 4 фазы:

1)концепция (определение сущности проекта, выбор варианта его реализации, разработка стратегии проекта, укрупненное планирование проектной деятельности);

2)разработка (детальное планирование проектной деятельности, инженерное и инвестиционное проектирование, анализ потенциальных технических и финансово-экономических решений);

3)реализация (выполнение основного объема проектных работ: строительство зданий и сооружений, установка технологического оборудования и внедрение его в эксплуатацию, интеграция технологий и программного обеспечения);

4)завершение (осуществление приемо-сдаточных процедур, подведение итогов проектной деятельности, отчет перед инвесторами, формальное закрытие проекта).

Рассмотрим указанные фазы жизненного цикла проекта более подробно.

1)В ходе фазы концепции исследуются предпосылки осуществления проекта, оцениваются условия и внешнее окружение проекта, готовятся предварительные прогнозы, оцениваются стоймостные аспекты реализации идеи. По результатам проработки концепции заказчик принимает решение либо о дальнейшем осуществлении проекта, либо о закрытии или существенной его переработке.

2)В процессе фазы разработки проводится детальный анализ всех технических аспектов реализации проекта, осуществляется разработка проектной документации, формируется бюджет реализации проекта. По результатам указанных разработок, как технического, так и экономического характера, кроме решений о дальнейшем проведении проектных работ или закрытии проекта, могут быть приняты решения о внесении изменений в проект или о «замораживании» проекта ввиду либо осознания технических сложностей, либо получения уточненных оценок стоимости проекта.

3)Основной фазой проекта является фаза его реализации, в ходе которой осуществляется привлечение всех видов ресурсов и создается конечный продукт проекта. На этапе реализации проекта еще сохраняется вероятность досрочного его закрытия, что может быть связано как с внутренними проблемами реализации проекта, так и с изменениями стратегии организации или внешней среды фирмы. Однако принятие решения о закрытии проекта на этапе реализации является для менеджмента организации достаточно сложным, поскольку на этой фазе в проект уже вложены значительные средства.

4)Фазу завершения проекта характеризуют разработка эксплуатационной документации, определение соответствия фактических результатов проекта запланированным, подведение итогов проекта. Фаза завершения проекта может также включать начальные этапы эксплуатации оборудования и его вывод на запланированные эксплуатационные показатели. Результатом фазы завершения проекта должна стать процедура формального закрытия проекта, подразумевающая утверждение финальной отчетности проекта, расформирование проектной команды и выпуск приказа о закрытии проекта.

Наиболее распространенными из осуществляемых проектов являются инвестиционно-строительные проекты. Жизненный цикл инвестиционно-строительного проекта можно представить следующим образом.

(Рисунок «Жизненный цикл инвестиционно-строительного проекта».).

Традиционно выделяют 3 фазы жизненного цикла инвестиционно-строительного проекта:

1)прединвестиционная фаза;

2)инвестиционная фаза;

3)эксплуатационная фаза.

Рассмотрим указанные фазы жизненного цикла инвестиционно-строительного проекта более подробно.

1)Прединвестиционная фаза инвестиционно-строительного проекта подразумевает формирование инвестиционного замысла, предварительную оценку осуществимости проекта, подготовку бизнес-плана и технико-экономического обоснования проекта. Организации, решившие осуществлять инвестиционно-строительную деятельность, должны оценить свои финансовые возможности и предполагаемую эффективность инвестирования. Для этого прежде всего следует оценить инвестиционные затраты на проектирование, строительство и запуск в эксплуатацию построенного объекта, а также рассчитать предполагаемые доходы от его функционирования.

2)Инвестиционная фаза проекта характеризуется вложением основной части капитала и предполагает подготовку детально разработанной рабочей документации, осуществление строительно-монтажных и пуско-наладочных работ, а также сдачу объекта в эксплуатацию.

3)Эксплуатационная фаза инвестиционно-строительного проекта начинается в момент получения первых доходов с введенного объекта и заканчивается в тот момент, когда получаемые от рассматриваемого объекта доходы уже нельзя отнести к первоначальным инвестициям (то есть когда активы становятся физически или морально изношенными, когда заканчивается нормативный срок эксплуатации оборудования, когда осуществляется переоборудование, заена части технологической линии, демонтаж устаревшего оборудования и т.д.). Эксплуатационная фаза предполагает постепенное получение доходов с построенного объекта, которые должны окупить первоначальные инвестиции и приносить впоследствии чистый доход.

Инвестиционно-строительный проект следует рассматривать во всей совокупности проблем и на протяжении всего его жизненного цикла – от начала прединвестиционной стадии (а на этой стадии уже возникают, хоть и сравнительно небольшие, затраты), и до окончания экплуатационной стадии (то есть до переоборудования, демонтажа или окончания эксплуатационного срока оборудования). Такой подход позволяет наиболее объективно оценить инвестиционно-строительный проект на его соответствие поставленным целям, рассчитать его предполагаемую экономическую эффективность и принять наиболее верное решение об объемах и источниках его финансирования.

С учетом отечественного и зарубежного опыта бизнес-планирования, примерная структура бизнес-плана инвестиционного проекта может выглядеть следующим образом:

1)Общие сведения о проекте: месторасположение объекта инвестиций, отраслевая принадлежность, организационно-правовая форма предприятия, цели осуществления проекта.

2)Резюме: обоснование экономических преимуществ объекта инвестирования, потребности в инвестициях и ожидаемые финансовые результаты.

3)Сущность предлагаемого проекта: аргументация потенциального успеха реализации проекта, описание будущей продукции и вопросы ее конкурентоспособности.

4)Описание отрасли: анализ текущего состояния отрасли, в рамках которой осуществляется проект, и перспектив ее развития, географическое положение отраслевого рынка.

5)Оценка рынков сбыта и конкурентов: емкость рынка предполагаемого к выпуску товара, потенциальные потребители продукции, оценка сильных и слабых сторон основных конкурентов.

6)План маркетинга: анализ маркетинговой среды реализации проекта, организация рекламной кампании, методы стимулирования продаж.

7)План производства: описание технологического процесса, состав необходимого оборудования, экологическая безопасность проекта.

8)Организационный план: предполагаемая организационная структура управления, требуемая квалификация и принципы отбора потенциальных работников.

9)Оценка и предупреждение риска: вероятность возникновения различных рисков, возможный ущерб от них, варианты страхования рисков.

10)Финансовый план: план доходов и расходов, денежных поступлений и выплат, а также оценка экономической эффективности инвестиционного проекта.

В качестве основы оценки экономической эффективности инвестиционных проектов в настоящее время (в мировой практике) в качестве стандарта принята концепция технико-экономического обоснования инвестиционных проектов, разработанная организацией UNIDO (United Industrial Development Organization) – Международной специализированной организацией ООН по промышленному развитию. В соответствии с методикой UNIDO в основе расчетов экономической эффективности инвестиционных вложений лежат методы дисконтирования денежных потоков.

Под дисконтированием понимается изначальная корректировка финансовых показателей будущей деятельности инвестиционного проекта с учетом снижения ценности денежных ресурсов во времени. (Основной постулат дисконтирования: «рубль сегодня дороже, чем рубль завтра», что связано как минимум с влиянием инфляции, а также с вероятностью возникновения различных рисков.). Дисконтирование позволяет учесть неравноценность одинаковых сумм, относящихся к разным временным периодам. Поскольку инвестиционный проект имеет определенный срок жизни, и инвестирование происходит не одномоментно, и доходы от введенного объекта формируются в течение длительного периода времени, при оценке экономической эффективности инвестиционного проекта необходимо учитывать временную ценность денег.

(Дополнительный материал: формулы и таблицы расчета экономической эффективности инвестиций.).

Таким образом, рассмотрение проекта в разрезе его жизненного цикла является одним из центральных вопросов управления проектами. Разделение проектной деятельности на фазы позволяет рассматривать особенности проектов на различных стадиях их развития и принимать на каждом из этапов определенные управленческие решения.