2.4. Організація обліку безготівкових розрахунків за умов застосування сучасних інформаційних систем

Програма 1 С Бухгалтерія встановлена на ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП» ефективно вирішує звдання оперативного, управлінського, бухгалтерського та податкового обліку, аналізу та планування торгових операцій.

Як відомо, платформа програми версії 7.7. «1С: Підприємства» - інструмент для автоматизації широкого спектра облікових завдань з управління підприємством.

Для обліку розрахунків з постачальниками в програмі використається рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», на якому передбачене ведення аналітичного обліку по субконто: довідник Контрагенти й документ Замовлення.

Синтетичний облік товарів організації ведеться в програмі на рахунках: 28 «Товари» в розрізі їхніх місць зберігання й видів ТМЦ (довідник ТМЦ Номенклатура) у кількісному та вартісному вимірі.

Нижче на рис. 2.6 показано схему послідовності уведення документів при купівлі товарів із передоплатою. Праворуч як підказка зазначені рахунки. Унизу вказується чи формуються документом проведення. Стрілка в схемі означає команду «Ввести на основі». Наприклад, на підставі документа Договір можна ввести документ Рахунок вхідний. На основі документа Договір для постачальників при купівлі товарів з передоплатою можна ввести не тільки документ Рахунок вхідний, а також документи:

• Платіжне доручення;

• Прибуткова накладна;

• Доручення;

• Послуги сторонніх організацій;

• Запис книги придбання.

Рис.2.5. Документообіг в електронному середовищі при реалізації товарів за безготівковим розрахунком на ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП»

На рис. 2.7. показані вікна програми при виборі команди «Ввести на основі» для декількох документів-замовлень.

Для Договору

Для Рахунку вхідного

Для Прибуткової накладної

Рис. 2.6. Вікна програми при виборі команди «Ввести на основі»

Розглянемо створення документу Платіжне доручення при попередній оплаті безготівковими коштами.

Необхідно виділити документ Рахунок вхідний у Повному журналі. За допомогою команди «Ввести на основі», створюється документ Платіжне доручення.

Рядки полів документа Платіжне доручення програма автоматично заповнює даними з документа Рахунок вхідний, але не всі. У рядку Рахунок = 3711 «Розрахунки за виданими авансами». Тут ми уточнюємо, що робиться передоплата за ТМЦ. У рядку «Назва платежу коротко» необхідно вибрати дані з довідника «Призначення платежів». Попередньо створюється вміст цього довідника самостійно для прискорення подальшої роботи. На рис. 2.8 показано вікно довідника Призначення платежів із заповненими даними.

Рис. 2.7. Вікно довідника в 1 С Бухгалтерії 7.7.

Призначення платежів із заповненими даними

У рядку Коротко = Передплата за матеріали. У поле Повне найменування додається згідно якого договору була передплата за матеріали. Цей рядок буде відображено на друкованому документі Платіжне доручення. Примітка = Купівля будматеріалів.

Якщо всю форму документа заповнено необхідними даними, натискається кнопка «Друк». Програма представить документ Платіжне доручення в друкованій формі.

Документ створений, натисніть кнопку ОК. На питання Провести документ? - відповідаємо - Так. Програма створює документ у вигляді рядка в Повному журналі, також цей документ можна подивитися і у журналі Банк.

Обсяг і характер реалізації товарів є найважливішим показником господарської діяльності торговельного підприємства ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП». Під реалізацією розуміється продаж товарів однією організацією іншій для наступного перепродажу або споживання.

У самому загальному випадку облік реалізації товарів може включати наступні етапи:

1. Укладання договору з контрагентом-покупцем на поставку товарів, надання певних послуг (документ Договір).

2. Виставлення рахунку-фактури контрагентові-покупцеві або замовникові (документ Рахунок-фактура).

3. Надходження попередньої оплати від купівлів товарів (документи Банківська виписка, Прибутковий касовий ордер з видом операції Оплата замовлення покупцем).

4. Надходження оплати за вже відвантажені товари, зроблені послуги (ті ж документи).

5. Відвантаження товарів покупцеві (документ Видаткова накладна), надання послуг (документ Надання послуг).

6. Виписка податкової накладної покупцеві. Якщо поставка товарів була виконана в рамках договору з ознакою формування підсумкових накладних наприкінці місяця, то Податкову накладну варто вводити наприкінці місяця в режимі уведення на підставі або Договору, або Видаткової накладної. Така Податкова накладна буде сформована на загальну суму по першій події в рамках цього договору. У всіх інших випадках Податкова накладна генерується або автоматично при проведенні Видаткової накладної, Надання послуг (якщо константа Автоматичне створення податкових накладних установлена в значення - Так), або вноситься на підставі цих документів. На підставі виписаних податкових накладних будується звіт Книга продажу.

7. Повернення товарів від покупця (документ Накладна на повернення, що зручно вводити на підставі відповідного документа Видаткова накладна).

8. Виписка додатків до Податкової накладної (документ Додаток № 1 і Додаток № 2, уводяться на підставі документа Податкова накладна).

9. Повернення грошей покупцеві (документи Банківська виписка та Видатковий касовий ордер).

Облік реалізації товарів ведеться на відповідних субрахунках рахунку 70 «Доходи від реалізації»: 701 «Доход від реалізації готової продукції», 702 «Доход від реалізації товарів», 703 «Доход від реалізації робіт і послуг».

По дебету рахунку 90 «Собівартість реалізації» відображається виробнича собівартість реалізованої продукції, робіт, послуг, фактична собівартість реалізованих товарів. Якщо ж облік витрат у програмі ведеться без використання рахунків класу 9 (константа тільки 8 клас), то собівартість реалізації буде списуватися відразу на рахунок 791 «Результат основної діяльності».

Облік взаєморозрахунків з покупцями й замовниками ведеться в програмі на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями й замовниками» у розрізі покупців або замовників (субконто Контрагенти) і документів-замовлень (субконто Замовлення).

Нижче, на рис. 2.8 представлена схема послідовності уведення документів при реалізації з передоплатою.

Рис. 2.8. Сема послідовності уведення документів при реалізації з безготівковою передплатою

На підставі документа Договір можна ввести наступні документи: Рахунок-фактура, Податкова накладна, Видаткова накладна, Надання послуг. На підставі документа рахунок-фактура можна ввести наступні документи: Видаткова накладна, Надання послуг. На підставі документа Видаткова накладна можна ввести документ: Накладна на повернення.

Розглянемо основні переваги, що їх отримає ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП» при встановленні даної платформи взагалі та при організації безготівкових прозрахунків зокрема.

Підприємство можуть вести облік в «1С:Бухгалтерии 8.0» по загальній або спрощеній системі оподаткування (що є можливим для ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП») в одній інформаційній базі. Книга обліку доходів і витрат формується автоматично.

Податковий облік в «1С:Бухгалтерии 8.0» ведеться з використанням окремого плану рахунків податкового обліку. По своїй структурі він наближений до бухгалтерського плану рахунків. Це спрощує порівнянність даних бухгалтерського і податкового обліку .

Автоматизований облік ПДВ по придбаних товарах, реалізованих із застосуванням ставки ПДВ 0%, облік ПДВ при будівництві господарським способом, а так само при виконанні організацією обов'язкового податкового агента.

Можливе автоматичне ділення сум ПДВ, пред'явлених постачальниками придбаних цінностей.

Можливість ведення в «1С: Бухгалтерии 8.0» обліку по партіях дозволяє окрім способу оцінки матеріально-виробничих запасів за середньою собівартістю, застосовувати і такий спосіб як ФІФО, незалежно для бухгалтерського і податкового обліку .

Аналітичний облік номенклатури по складах може вестися не тільки в кількісному, але і кількісно сумовий облік. У першому випадку оцінка товарів і матеріалів для цілей бухгалтерського і податкового обліку не залежить від того, з якого складу вони отримані. Складський облік може бути зовсім відключений, якщо в нім немає необхідності.

Реалізована можливість обліку товарів в роздрібній торгівлі за продажними цінами (з використанням рахунку 285 «Торгова націнка»).

Торгова націнка розраховується автоматично в кінці місяця. У разі зміни роздрібних цін проводиться переоцінка товарів за допомогою документа «Переоцінка товарів уроздріб».

Для роздрібної торгівлі підтримуються технології роботи як з автоматизованими (з щоденним формуванням детального звіту про продані товари), так і неавтоматизованими (без щоденної реєстрації проданих товарів) торговими точками. Ведення обліку товарів можливе як за вартістю придбання, так і за продажною вартістю.

Автоматизовані операції по обліку поворотної багатооборотної тари: не власною і власною (яка віддається покупцеві і яку він повинен повернути). Врахована специфіка оподаткування таких операцій і розрахунків з постачальниками і покупцями.

Розрахунки з контрагентами можна вести за договором в цілому або по кожному розрахунковому документу (відвантаження, оплати і т.п.). Спосіб ведення розрахунків визначається конкретним договором.

При оформленні документів придбання і реалізації можна використовувати як загальні ціни для всіх контрагентів, так і індивідуальні для конкретного договору.

Автоматизовано надання послуг з переробки давальницької сировини і передачу власних матеріалів для переробки на сторону.

Загальновиробничі загальногосподарські витрати включаються до складу витрат основного і допоміжного виробництв і розподіляються по номенклатурних групах. Можна встановлювати спосіб ділення непрямих витрат з точністю до підрозділу і статті витрат.

При проведенні документів надходження наявних або безготівкових засобів від покупців сума, яка поступила, автоматично розділяється на аванс і оплату.

У 1С: Бухгалтерии 8.0 реалізований сучасний зручний інтерфейс, який робить роботу в програмі комфортною, як для початківців, так і для досвідчених користувачів.

Панель функцій допоможе швидко викликати необхідну дію (наприклад, відкрити потрібний довідник або журнал документів). Це особливо важливо для користувачів, що тільки почали освоювати роботу в програмі.

При відображенні господарських операцій в документах конфігурації явно указуються рахунки бухгалтерського і податкового обліку. Рахунки обліку товарів і матеріалів можна задавати для номенклатури і місць збереження. Рахунки обліку розрахунків можна задавати для кожного контрагента, договору і виду розрахунків. Задані рахунки обліку автоматично підставляються в документи конфігурації.

Користувач може самостійно створювати новий вигляд субконто, додавати рахунки і субрахунки і використовувати їх в документах без зміни типовій конфігурації.

Вдосконалено механізми настройки стандартних звітів. Додані нові можливості відбору об'єктивного обліку: операції порівняння, настройки відбору не тільки по субконто, але і по реквізитах субконто, групування по реквізитах субконто. Користувач може самостійно настроювати колонтитули стандартних звітів.

Робота із списком регламентованих звітів виконується в спеціальному довіднику «Регламентована звітність». Всі форми звітності в списку розбиті на групи: бухгалтерська звітність, податкова звітність, звітність до фондів та інші. Існує можливість реорганізувати список для зручної роботи з ним: «заховати» невикористанні форми звітності, розставити форми в списку в потрібному порядку, або завести власне угрупування форм звітності, наприклад, створивши групи по термінах представлення звітів.

Підготовлені регламентовані звіти зберігаються в інформаційній базі. Такий спосіб збереження дозволяє легко повернутися до раніше підготовлених звітів для перегляду або для підготовки виправних звітів за минулі звітні періоди.

Є можливість швидко заповнити документи, використовуючи нову функцію «введення даних по рядку». Варто ввести небагато перших букв найменування товару, і програма сама вибере його з довідника. Якщо на введені букви починаються декілька найменувань, програма запропонує вибрати потрібний товар із списку, який вийшов.

У різних списках (наприклад, список елементів довідника) користувач може самостійно задавати умови відбору і сортування, що дозволяє виводити на екран тільки потрібну інформацію. При цьому відбирати дані можна відразу за декількома умовами відбору.

Користувач може набудувати зовнішній вигляд списку, указуючи стовпчики, які будуть відображені, і їх послідовність. Окрім цього він може для кожного стовпчика задати ширину, висоту, положення і інші параметри.

У новій версії «1С:Бухгалтерии 8.0» розширені можливості настройки типових операцій - засоби групового введення часто використовуваних бухгалтерських проводок.

Користувач може самостійно створювати новий вигляд типових операцій. При зміні типовій операції можна переформувати всі проводки, введені на її підставі її.

Автоматизація обліку на ТОВ «МТІ» магазин «КІДДІТОП» знаходиться на належному рівні. В якості удосконалення пропоную закупити та встановити нову платформу 1С Бухгалтерія 8.0, що дозволить користуватися вищепереліченими перевагами.